Aquest article és per a: treballadors/es.
Adjunta el rebut, el tiquet o la factura: és el que permet que el/la teu/teva aprovador/a aprovi la despesa i que l'equip de finances la comptabilitzi. Afegeix-lo quan creïs la despesa o més tard, sense perdre el que ja hi has escrit.
Afegeix un rebut a una despesa que ja has creat
Descripció general
Fes-ho servir quan hagis creat la despesa a mà o quan hagis pagat amb una targeta Factorial i la despesa estigui esperant el rebut. Vols crear una despesa nova? Comença pel rebut i Factorial omplirà la despesa: consulta Crea una despesa.
Com fer-ho
A l'app mòbil
- Obre la despesa des de Despeses.
- A Document adjunt, afegeix una foto o un fitxer.
- Desa i després toca Envia per aprovar.
Has pagat amb una targeta Factorial? Toca la notificació del rebut al mòbil i fes una foto: ONE, el nostre assistent d'IA, l'adjunta i envia la despesa. Consulta Envia les despeses fent arribar els rebuts a ONE.
Al web
- Obre la despesa des de Les meves despeses > Despeses. Sense rebut, veuràs «Revisa les dades de la despesa: falta un camp obligatori: Fitxers».
- A la dreta, fes clic a Puja un document (o arrossega el fitxer a aquesta zona).
- A la finestra Puja un fitxer, tria:
- Puja: adjunta el fitxer sense canviar cap camp.
- Escaneja i emplena automàticament: llegeix el fitxer i omple la despesa, i sobreescriu el que hi havies introduït.
- Comprova la previsualització del rebut i fes clic a Desa. L'avís de fitxer que falta desapareix.
- Fes clic a Envia per aprovar.
Documents certificats digitalment (Espanya, França, Itàlia)
Descripció general
A Espanya, França i Itàlia, si la teva empresa ho ha activat, Factorial signa digitalment (Espanya, França) o arxiva (Itàlia) el rebut que puges, de manera que n'hi ha una còpia digital protegida. Si encara has de conservar el paper depèn de la normativa local: consulta-ho amb el/la teu/teva assessor/a fiscal. La finestra Puja un document t'indica si està activat. Si diu que el document digital no substitueix el físic, conserva el paper tal com et demani la teva empresa. Consulta Descobreix en quins països es certifiquen digitalment els rebuts i què vol dir.
Consells i bones pràctiques
- Afegeix el rebut tan bon punt paguis. Les despeses amb targeta esperen com a esborranys fins que ho facis, i rebràs recordatoris.
- Tria Puja, no Escaneja i emplena automàticament, quan les dades que has escrit siguin correctes i només hagis d'afegir el justificant.
- Adjunta més justificants si cal, per exemple la confirmació de la reserva al costat de la factura de l'hotel. Pots adjuntar diversos fitxers a una despesa.
Articles relacionats: Descobreix per què no es puja el rebut o per què s'ha llegit malament · Gestiona les despeses sense rebut · Distingeix entre despeses amb targeta i despeses manuals
Solució de problemes i preguntes freqüents
Solució de problemes
L'import i la data han canviat després d'afegir un fitxer.
Has triat Escaneja i emplena automàticament, que omple la despesa a partir del fitxer. Corregeix els camps, o elimina el fitxer i torna'l a afegir amb Puja.
«No es pot enviar per aprovar» i Fitxers apareix com a camp que falta.
La teva empresa exigeix un rebut en aquest tipus de despesa. Adjunta'n un i torna-la a enviar.
El fitxer no es puja.
Consulta Descobreix per què no es puja el rebut o per què s'ha llegit malament.
Preguntes freqüents
-
Quins formats puc adjuntar?
PDF, PNG, JPG o JPEG. Les fotos d'iPhone (HEIC) es converteixen automàticament. Les fotos grans es comprimeixen; un fitxer que continuï superant els 10 MB no es pot pujar.
-
Puc adjuntar més d'un fitxer a una despesa?
Sí. Adjunta cadascun com a fitxer independent.
-
He de conservar el rebut en paper?
Factorial no ho pot decidir per tu: depèn de la normativa del teu país i de la política de la teva empresa. Si la teva empresa ha activat els documents certificats digitalment (Espanya, França, Itàlia), Factorial signa o arxiva la còpia digital, però consulta-ho amb el/la teu/teva assessor/a fiscal o l'equip de finances abans de llençar res. Si no està activat, conserva el paper tal com et demani la teva empresa.
-
Puc afegir o canviar un rebut després d'enviar la despesa?
No mentre estigui pendent d'aprovació, ni després que s'aprovi o es rebutgi. Mentre estigui Pendent, recupera-la primer amb Torna a esborrany. Consulta Edita o recupera una despesa.
-
Puc enviar una despesa ordinària sense rebut?
Normalment no: la majoria d'empreses exigeixen un rebut a les despeses ordinàries, així que Factorial no l'enviarà sense. Consulta Gestiona les despeses sense rebut.
-
Quina és la manera més ràpida d'adjuntar un rebut a una despesa nova?
Comença pel rebut: ves a Les meves despeses > Despeses, fes clic a Nova despesa > Despesa ordinària, deixa anar el rebut a Puja un document, comprova les dades que ha omplert Factorial i fes clic a Envia per aprovar. Tots els passos: Crea una despesa.
-
Factorial pregunta Puja o Escaneja i emplena automàticament a les despeses de quilometratge i dietes?
No. A les despeses de quilometratge i dietes el fitxer s'adjunta sense aquesta pregunta.
-
Què passa després de desar un rebut en una despesa?
L'avís de fitxer que falta desapareix. Si la teva empresa fa servir les verificacions de despesa, Factorial també compara la despesa amb la vostra política.
-
Com activa la meva empresa els documents certificats digitalment?
Un/a admin amb el permís Pot accedir a la configuració de despeses va a Configuració > Despeses, a Configuració > Documents certificats digitalment, i n'accepta les condicions. Només apareix per a empreses amb una entitat legal a Espanya, França o Itàlia, i depèn del teu pla: el teu account manager t'ho pot confirmar. Els rebuts pujats abans d'acceptar les condicions no es signen.