Este artículo es para: empleados/as.
Adjunta el recibo, el ticket o la factura: es lo que permite que tu aprobador/a apruebe el gasto y que el equipo de finanzas lo contabilice. Añádelo cuando crees el gasto o más tarde, sin perder lo que ya has escrito.
Añade un recibo a un gasto que ya has creado
Descripción general
Úsalo cuando hayas creado el gasto a mano o cuando hayas pagado con una tarjeta Factorial y el gasto esté esperando el recibo. ¿Vas a crear un gasto nuevo? Empieza por el recibo y Factorial rellenará el gasto: consulta Crea un gasto.
Cómo hacerlo
En la app móvil
- Abre el gasto desde Gastos.
- En Documento adjunto, añade una foto o un archivo.
- Guarda y pulsa Enviar a aprobación.
¿Has pagado con una tarjeta Factorial? Pulsa la notificación del recibo en el móvil y haz una foto: ONE, nuestro asistente de IA, la adjunta y envía el gasto. Consulta Envía gastos mandando los recibos a ONE.
En la web
- Abre el gasto desde Mis gastos > Gastos. Sin recibo, verás «Revisa los datos del gasto: falta un campo obligatorio: Archivos».
- A la derecha, haz clic en Subir documento (o arrastra el archivo a esa zona).
- En la ventana Subir un archivo, elige:
- Subir: adjunta el archivo sin cambiar ningún campo.
- Escanear y autocompletar: lee el archivo y rellena el gasto, y sobrescribe lo que habías introducido.
- Comprueba la vista previa del recibo y haz clic en Guardar. El aviso de archivo que falta desaparece.
- Haz clic en Enviar a aprobación.
Documentos certificados digitalmente (España, Francia, Italia)
Descripción general
En España, Francia e Italia, si tu empresa lo ha activado, Factorial firma digitalmente (España, Francia) o archiva (Italia) el recibo que subes, de modo que existe una copia digital protegida. Si aun así tienes que conservar el papel depende de la normativa local: consúltalo con tu asesor/a fiscal. La ventana Subir un documento te indica si está activado. Si dice que el documento digital no sustituye al físico, conserva el papel tal como te pida tu empresa. Consulta Descubre en qué países se certifican digitalmente los recibos y qué significa.
Consejos y buenas prácticas
- Añade el recibo en cuanto pagues. Los gastos con tarjeta esperan como borradores hasta que lo hagas, y recibirás recordatorios.
- Elige Subir, no Escanear y autocompletar, cuando los datos que has escrito sean correctos y solo necesites añadir el justificante.
- Adjunta más justificantes si hace falta, por ejemplo la confirmación de la reserva junto a la factura del hotel. Puedes adjuntar varios archivos a un gasto.
Artículos relacionados: Descubre por qué no se sube el recibo o por qué se ha leído mal · Gestiona los gastos sin recibo · Distingue entre gastos con tarjeta y gastos manuales
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
El importe y la fecha han cambiado después de añadir un archivo.
Has elegido Escanear y autocompletar, que rellena el gasto a partir del archivo. Corrige los campos, o elimina el archivo y vuelve a añadirlo con Subir.
«No se puede enviar a aprobación» y Archivos aparece como campo que falta.
Tu empresa exige un recibo en este tipo de gasto. Adjunta uno y vuelve a enviarlo.
El archivo no se sube.
Consulta Descubre por qué no se sube el recibo o por qué se ha leído mal.
Preguntas frecuentes
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¿Qué formatos puedo adjuntar?
PDF, PNG, JPG o JPEG. Las fotos del iPhone (HEIC) se convierten automáticamente. Las fotos grandes se comprimen; un archivo que siga superando los 10 MB no se puede subir.
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¿Puedo adjuntar más de un archivo a un gasto?
Sí. Adjunta cada uno como archivo independiente.
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¿Tengo que conservar el recibo en papel?
Factorial no puede decidirlo por ti: depende de la normativa de tu país y de la política de tu empresa. Si tu empresa ha activado los documentos certificados digitalmente (España, Francia, Italia), Factorial firma o archiva la copia digital, pero consúltalo con tu asesor/a fiscal o con el equipo de finanzas antes de tirar nada. Si no está activado, conserva el papel tal como te pida tu empresa.
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¿Puedo añadir o cambiar un recibo después de enviar el gasto?
No mientras esté pendiente de aprobación, ni después de que se apruebe o se rechace. Mientras esté Pendiente, retíralo primero con Volver a borrador. Consulta Edita o retira un gasto.
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¿Puedo enviar un gasto ordinario sin recibo?
Normalmente no: la mayoría de las empresas exigen un recibo en los gastos ordinarios, así que Factorial no lo enviará sin él. Consulta Gestiona los gastos sin recibo.
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¿Cuál es la forma más rápida de adjuntar un recibo a un gasto nuevo?
Empieza por el recibo: ve a Mis gastos > Gastos, haz clic en Nuevo gasto > Gasto ordinario, suelta el recibo en Subir un documento, comprueba los datos que ha rellenado Factorial y haz clic en Enviar a aprobación. Todos los pasos: Crea un gasto.
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¿Factorial pregunta Subir o Escanear y autocompletar en los gastos de kilometraje y dietas?
No. En los gastos de kilometraje y dietas el archivo se adjunta sin esa pregunta.
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¿Qué pasa después de guardar un recibo en un gasto?
El aviso de archivo que falta desaparece. Si tu empresa usa las comprobaciones de gastos, Factorial también compara el gasto con vuestra política.
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¿Cómo activa mi empresa los documentos certificados digitalmente?
Un/a admin con el permiso Puede acceder a la configuración de gastos va a Configuración > Gastos, a Configuración > Documentos certificados digitalmente, y acepta las condiciones. Solo aparece para empresas con una entidad legal en España, Francia o Italia, y depende de tu plan: tu account manager te lo puede confirmar. Los recibos subidos antes de aceptar las condiciones no se firman.