Este artículo es para: colaboradores.
Adjunta tu recibo, ticket o factura: es lo que permite que tu aprobador apruebe el gasto y que tu equipo de finanzas lo contabilice. Agrégalo al crear el gasto o más tarde, sin perder lo que ya escribiste.
Agregar un recibo a un gasto que ya creaste
Resumen
Úsalo cuando creaste el gasto a mano o cuando pagaste con una tarjeta de Factorial y el gasto está esperando su recibo. ¿Vas a crear un gasto nuevo? Empieza por el recibo y Factorial completa el gasto: consulta ¿Cómo creo un gasto?.
Cómo usarlo
En la app móvil
- Abre el gasto desde Gastos.
- En Documento adjunto, agrega una foto o un archivo.
- Guarda y luego toca Enviar para aprobación.
¿Pagaste con una tarjeta de Factorial? Toca la notificación del recibo en tu teléfono y toma una foto: One, nuestro asistente de IA, la adjunta y envía el gasto. Consulta ¿Cómo envío gastos mandando recibos a One?.
En la versión web
- Abre el gasto desde Mis gastos > Mis gastos. Sin recibo verás "Revisa los datos de tu gasto: falta un campo obligatorio: Archivos".
- A la derecha, haz clic en Subir documento (o arrastra el archivo a esa zona).
- In the Upload a file window, choose:
- Subir: adjunta el archivo sin cambiar ningún campo.
- Escanear y autocompletar: lee el archivo y completa el gasto, sobrescribiendo lo que escribiste.
- Revisa la vista previa del recibo y haz clic en Guardar. La advertencia de archivo faltante desaparece.
- Haz clic en Enviar para aprobación.
Documentos con certificación digital (España, Francia, Italia)
Resumen
En España, Francia e Italia, si tu empresa lo ha activado, Factorial firma digitalmente (España, Francia) o archiva (Italia) el recibo que subes, de modo que exista una copia digital protegida. Si aún debes conservar el papel depende de la normativa local: consúltalo con tu asesor fiscal. La ventana Subir un documento te indica si está activado. Si dice que el documento digital no sustituye al físico, conserva el papel como lo pide tu empresa. Consulta Recibos con certificación digital: qué países y qué significa.
Consejos y buenas prácticas
- Agrega el recibo en cuanto pagues. Los gastos con tarjeta esperan como borradores hasta que lo hagas, y recibirás recordatorios.
- Elige Subir, no Escanear y autocompletar, cuando los datos que escribiste son correctos y solo necesitas agregar el comprobante.
- Adjunta más comprobantes si hace falta, por ejemplo una confirmación de reserva junto con la factura del hotel. Puedes adjuntar varios archivos a un mismo gasto.
- Relacionado: ¿Por qué no se sube mi recibo o por qué se leyó mal? · Gastos sin recibo · Gastos con tarjeta y gastos manuales
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
Mi importe y mi fecha cambiaron después de agregar un archivo.
Elegiste Escanear y autocompletar, que completa el gasto a partir del archivo. Corrige los campos, o quita el archivo y vuelve a agregarlo con Subir.
"No se puede enviar para aprobación" y aparece Archivos como faltante.
Tu empresa exige un recibo en este tipo de gasto. Adjunta uno y vuelve a enviar.
El archivo no se sube.
Consulta ¿Por qué no se sube mi recibo o por qué se leyó mal?.
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué formatos puedo adjuntar?
PDF, PNG, JPG o JPEG. Las fotos del iPhone (HEIC) se convierten automáticamente. Las fotos grandes se comprimen; un archivo que aún pese más de 10 MB no se puede subir.
2. ¿Puedo adjuntar más de un archivo a un gasto?
Sí. Adjunta cada uno como un archivo independiente.
3. ¿Necesito conservar el recibo en papel?
Factorial no puede decidirlo por ti: depende de la normativa de tu país y de la política de tu empresa. Donde tu empresa ha activado los documentos con certificación digital (España, Francia, Italia), Factorial firma o archiva la copia digital, pero consulta con tu asesor fiscal o con el equipo de finanzas antes de tirar nada. Si no está activado, conserva el papel como lo pide tu empresa.
4. ¿Puedo agregar o cambiar un recibo después de enviar el gasto?
No mientras espera aprobación, ni después de que se apruebe o se rechace. Mientras está Pendiente, retíralo primero con Restablecer a borrador. Consulta ¿Cómo edito o retiro un gasto?.
5. ¿Puedo enviar un gasto regular sin recibo?
Normalmente no: la mayoría de las empresas exigen un recibo en los gastos regulares, por lo que Factorial no enviará uno sin él. Consulta Gastos sin recibo.
6. ¿Cuál es la forma más rápida de adjuntar un recibo a un gasto nuevo?
Empieza por el recibo: ve a Mis gastos > Mis gastos, haz clic en Nuevo gasto > Gasto regular, suelta el recibo en Subir un documento, revisa los datos que Factorial completó y haz clic en Enviar para aprobación. Pasos completos: ¿Cómo creo un gasto?.
7. ¿Factorial pregunta Subir o Escanear y autocompletar en los gastos de kilometraje y dietas?
No. En los gastos de kilometraje y dietas el archivo se adjunta sin esa pregunta.
8. ¿Qué pasa después de guardar un recibo en un gasto?
La advertencia de archivo faltante desaparece. Si tu empresa usa verificaciones de gastos, Factorial también revisa el gasto con tu política.
9. ¿Cómo activa mi empresa los documentos con certificación digital?
Un administrador con el permiso Puede acceder a la configuración de gastos va a Configuración > Gastos, en Configuración > Documentos con certificación digital, y acepta los términos. Solo aparece en empresas con una entidad legal en España, Francia o Italia, y depende de tu plan: tu Account Manager puede confirmarlo. Los recibos subidos antes de aceptar los términos no se firman.