Este artigo é para: equipes de RH e administradores.
Antes que as despesas possam ser reembolsadas através do contracheque, a folha de pagamento precisa saber para onde cada uma vai. Você vincula cada categoria de despesa a um conceito de folha de pagamento uma vez, e a partir daí, cada reembolso aparece no contracheque sob a linha que você escolheu.
Vincular categorias de despesas a conceitos de folha de pagamento
Visão geral
Onde você faz isso depende de como sua empresa opera a folha de pagamento no Factorial. Se sua empresa possui Compensação, as despesas vão para lá; caso contrário, elas vão para Folha de pagamento e você usa a tela de configurações mais antiga.
Antes de começar
- Seu plano inclui o reembolso de despesas através da folha de pagamento. Isso depende do seu plano; seu Gerente de Conta pode confirmar.
- Sua empresa utiliza Factorial Compensação ou Folha de pagamento.
- Na Compensação, os conceitos de folha de pagamento que você deseja usar estão ativados: apenas conceitos ativados podem ser selecionados.
Como usar
Se sua empresa usa Compensação
- Vá para Compensação, clique no ícone de configurações no canto superior direito (ou vá para Configurações > Compensação), então Módulos conectados > Gastos. Você verá Atribuição de categorias de gastos: "Atribua cada categoria de despesa a um conceito de folha de pagamento para compensação no contracheque. Apenas conceitos ativados podem ser selecionados."
- Na tabela, encontre cada Categoria de gastos e escolha seu Conceito de folha de pagamento. Cada alteração é salva imediatamente ("Salvo com sucesso").
Quando sua empresa configurou a Compensação, Factorial vinculou cada categoria ativada a um conceito padrão. Verifique a tabela e altere qualquer uma delas se sua folha de pagamento precisar de uma linha diferente. Faltando um conceito? A lista vincula às configurações de conceitos de folha de pagamento, onde você pode criar, ativar ou editar.
Se sua empresa usa Folha de pagamento (configuração mais antiga)
- Vá para as configurações do aplicativo Folha de pagamento e abra Compensações sincronizadas ("Sincronizar despesas e horas extras com a folha de pagamento").
- Em Reembolso de despesas, clique em Gerenciar categorias & títulos. Você verá "Para cada entidade legal, forneça um título de suplemento para cada categoria de despesa."
- Para cada categoria de despesa, escolha o título de suplemento para cada entidade legal e salve.
Atalho ao reembolsar: na janela Reembolso via contracheque, sob Detalhes do contracheque, clique em Gerenciar categorias. Com a Compensação, isso abre a página Atribuição de categorias de gastos acima.
Dicas e Melhores Práticas
- Verifique se cada categoria tem um conceito sempre que você ativar uma categoria ou adicionar uma subcategoria, antes de sua próxima execução da folha de pagamento.
- Concorde com os conceitos com quem quer que administre sua folha de pagamento antes de alterar os padrões. Factorial não calcula impostos sobre despesas.
- Relacionado: Como reembolso despesas através da folha de pagamento? · Como configurar categorias e subcategorias de despesas? · Como definir funções e permissões em Despesas? · Despesas FAQ para RH e folha de pagamento
Solução de Problemas e FAQ
Solução de Problemas
"Reembolso via contracheque indisponível" ("Atribua um título de compensação a todas as categorias de despesa para habilitar o reembolso.")
Pelo menos uma das despesas tem uma categoria sem conceito de folha de pagamento ou título de compensação. Vincule-a nas configurações acima e tente novamente.
Não consigo encontrar o conceito de folha de pagamento que quero na lista.
Na Compensação, apenas conceitos ativados podem ser selecionados. Ative o conceito primeiro e depois volte ao mapeamento de Despesas.
Não vejo "Reembolsar via contracheque" de jeito nenhum.
Seu plano precisa incluir reembolso através da folha de pagamento (seu Gerente de Conta pode confirmar), sua empresa precisa do Factorial Compensação ou Folha de pagamento, e você precisa de Pode reembolsar despesas mais Criar suplementos a partir de despesas. Veja Como reembolso despesas através da folha de pagamento?
FAQ
1. Qual tela de configurações se aplica à minha empresa, Compensação ou Folha de pagamento?
Se sua empresa tem Compensação, os reembolsos de despesas vão para Compensação e você mapeia categorias em Configurações > Compensação > Módulos conectados > Gastos. Se não, eles vão para Folha de pagamento e você usa Compensações sincronizadas > Reembolso de despesas. Não tem certeza de qual? Se sua empresa tem Compensação, você não verá a tela de configurações de Folha de pagamento mais antiga.
2. Preciso mapear cada categoria manualmente?
Na Compensação, não: quando a Compensação foi configurada, cada categoria ativada foi vinculada a um conceito padrão. Verifique a tabela de qualquer maneira sempre que você ativar uma categoria ou adicionar uma subcategoria, para que cada categoria tenha um conceito.
3. Cada entidade legal pode usar um título diferente?
Na configuração mais antiga da Folha de pagamento, sim: você atribui um título de suplemento por entidade legal.
4. Como uma despesa mapeada aparece no contracheque?
Como uma compensação sob o conceito ou título vinculado à sua categoria de despesa. O/a colaborador/a vê a despesa como Na folha de pagamento.
5. O Factorial calcula qual parte de uma despesa é tributável?
Não. O Factorial envia cada despesa para o contracheque sob o conceito vinculado à sua categoria e não calcula impostos. Verifique com seu fornecedor de folha de pagamento ou consultor tributário como tratá-la.