Cet article s'adresse aux : équipes finance, administrateurs et équipes RH.
Vous avez remboursé un collaborateur en dehors de Factorial, par exemple par virement manuel, en espèces ou avec un autre outil de paie ? Marquez la dépense comme payée pour que vos enregistrements reflètent la réalité et que le collaborateur voie qu'elle a été payée.
Marquer une dépense comme payée
Aperçu
Marquer comme payée clôture une dépense approuvée sans envoyer d'argent depuis Factorial. Utilisez-le uniquement après avoir payé le collaborateur autrement. Cela fonctionne dans toutes les devises.
Avant de commencer
- Vous avez l'autorisation Peut marquer les dépenses comme Payées. Les approbateurs ne l'ont pas par défaut.
- La dépense est Approuvée.
Mode d'emploi
- Allez dans Dépenses > Dépenses des collaborateurs et cliquez sur l'onglet Approuvées.
- Sélectionnez les dépenses et cliquez sur Marquer comme payée dans la barre du bas. Elles sont marquées comme payées immédiatement et passent dans l'onglet Payées.
Pour une seule dépense, vous pouvez aussi l'ouvrir, cliquer sur la flèche à côté de Rembourser et choisir Marquer comme payée.
La dépense passe à Payée, avec aujourd'hui comme date de paiement. Le collaborateur voit Payée et le message "Cette dépense a été marquée comme payée le [date], mais il peut falloir un moment avant de la voir sur votre compte. Contactez votre manager pour plus de détails."
Annuler le statut payée
Aperçu
Vous avez marqué une dépense comme payée par erreur ? Vous pouvez l'annuler, tant qu'elle a été marquée comme payée avec Marquer comme payée. Il faut la même autorisation. Les dépenses payées via la paie ou par un paiement SEPA s'annulent là où elles ont été payées : retirez-les du bulletin de paie, ou supprimez la demande de paiement.
Mode d'emploi
- Trouvez la dépense Payée dans Dépenses > Dépenses des collaborateurs > onglet Payées.
- Ouvrez-la, cliquez sur le menu ⋯ en haut et choisissez Annuler le statut payée. Vous pouvez aussi en sélectionner plusieurs et cliquer sur Annuler le statut payée.
- La dépense repasse à Approuvée : "La dépense est repassée à 'Approuvée'".
Avec One
Demandez-le à One, notre assistant IA, par exemple "Marque comme payées les dépenses approuvées du voyage à Leeds". One le fait immédiatement, sans confirmation, demandez-lui donc de les lister d'abord si vous n'êtes pas sûr. Pour annuler, demandez "Annule le statut payée de la dépense de taxi d'Ana" : elle repasse à Approuvée. Aucune des deux actions ne déplace d'argent. One ne peut pas changer le statut payée des dépenses remboursées via la paie ou par un paiement SEPA, et il a besoin de votre autorisation pour marquer des dépenses comme payées.
Conseils et bonnes pratiques
- Privilégiez la paie ou SEPA quand c'est possible. Ils paient et mettent à jour le statut en une seule fois, rien n'est donc marqué comme payé par erreur. Voir Comment rembourser des dépenses via la paie ? et Comment rembourser des dépenses avec un fichier SEPA ?.
- Marquez comme payée le jour où vous payez. La date de paiement est le jour où vous cliquez, et c'est ce que voit le collaborateur.
Articles associés : Comment rembourser des dépenses via la paie ? · Comment rembourser des dépenses avec un fichier SEPA ? · Comment approuver, refuser ou renvoyer une dépense ?
Dépannage et FAQ
Dépannage
Je ne vois pas "Marquer comme payée".
La dépense n'est pas Approuvée, ou vous n'avez pas l'autorisation Peut marquer les dépenses comme Payées.
Je ne vois pas "Annuler le statut payée".
La dépense a été payée via la paie ou par un paiement SEPA, ou vous n'avez pas l'autorisation Peut marquer les dépenses comme Payées. Pour la paie ou SEPA, retirez-la plutôt du bulletin de paie, ou supprimez sa demande de paiement dans Trésorerie.
FAQ
1. Les approbateurs peuvent-ils marquer une dépense comme payée ?
Seulement s'ils ont aussi l'autorisation de marquer les dépenses comme payées. Approuver et payer sont des étapes distinctes.
2. "Marquer comme payée" envoie-t-il de l'argent au collaborateur ?
Non. Cela enregistre seulement que vous l'avez payé autrement.
3. Puis-je marquer comme payée une dépense dans une autre devise ?
Oui. Contrairement à la paie et à SEPA, Marquer comme payée fonctionne dans toutes les devises. Voir Dépenses dans une autre devise.
4. Puis-je modifier une dépense après son paiement ?
Non. Les dépenses payées et approuvées ne peuvent pas être modifiées. Annulez d'abord le statut payée ; la dépense repasse à Approuvée. Ensuite, quelqu'un ayant l'autorisation Réinitialiser le flux d'approbation des dépenses réinitialise son flux d'approbation, et l'approbateur peut utiliser Demander des modifications pour que le collaborateur la corrige. Voir Comment corriger une dépense renvoyée ou refusée ?.