Aprobar hojas de horas en Factorial ayuda a bloquear los registros de entrada y salida, lo que indica que las entradas han sido revisadas y validadas. Una vez aprobada una hoja de horas, ni el colaborador ni el gerente pueden editarla, lo que garantiza la precisión e integridad de los datos de tiempo, especialmente útil para fines de nómina y cumplimiento normativo.
Sin embargo, esta acción es reversible. Si se detecta un error o se requiere una corrección, los gerentes o administradores siempre pueden rechazar una hoja de horas. Esto desbloquea las entradas y permite realizar los ajustes necesarios.
Permisos
Debe activar el permiso para permitir que los gerentes, líderes de equipo o usuarios específicos revisen y aprueben las hojas de horas.
- En la barra lateral, vaya a Configuración
- En General, haga clic en Permisos
- Seleccione el grupo de permisos
- Asistencia abierta
- Habilitar la revisión y aprobación de hojas de horas
- Haga clic en Guardar cambios
Revisar y aprobar hojas de horas
Página de seguimiento del tiempo
- En la barra lateral, vaya a Seguimiento del tiempo
- Seleccione el período que desea aprobar utilizando el navegador de fechas (mes, semana, día)
- Filtrar empleados por estado pendiente
- Abra el panel lateral Detalles del empleado del cual desea aprobar la hoja de horas
- Valide los detalles y haga clic en Aprobar
Aprobar en masa
- Filtrar empleados por estado pendiente
- Seleccione en masa los empleados que desea aprobar
- Haga clic en el botón Aprobar
Página de la hoja de horas de los empleados
La validación y aprobación de la hoja de horas también está disponible desde la hoja de horas del empleado.
- Vaya a la hoja de horas del empleado haciendo clic en el empleado sin procesar desde la página Seguimiento de tiempo o haciendo clic en el botón Abrir hoja de horas en el panel lateral Detalles
- Revisar la hoja de horas mensual o semanal
- Validar la hoja de horas del empleado y hacer clic en Aprobar
Un administrador o gerente no puede editar las hojas de horas:
Al aprobar el registro de entrada para una fecha específica , no es posible modificarlo . Primero, se debe rechazar el registro de tiempo y, posteriormente, los empleados podrán modificarlo manualmente.
Pasos: Hoja de horas > filtrar por empleado > filtrar el día o la semana que tiene un conflicto > consultar la hoja de aprobación
Desaprobar una hoja de horas aprobada
Las hojas de horas de un período cerrado que hayan sido aprobadas no pueden ser editadas por el empleado, pero el gerente o el administrador pueden desaprobarlas.
Desde la página de seguimiento del tiempo
- Dirígete a la pestaña Aprobados
- Seleccione el período que desea desaprobar utilizando el navegador de fechas (mes, semana, día)
- Filtrar empleados por estado Aprobado
- Abra el panel lateral Detalles del empleado del cual desea desaprobar la hoja de horas
Desaprobar en masa
- Filtrar empleados por estado Aprobado
- Seleccione los empleados que desea desaprobar
- Elija la opción Desaprobar en la barra de acción inferior
Notificaciones
Notificaciones por correo electrónico
Los administradores y gerentes recibirán:
- Un correo electrónico a principios de mes si hay hojas de horas pendientes de aprobación de meses anteriores.
Los empleados recibirán:
- Un correo electrónico a fin de mes si hay planillas de horas que completar para ese mes.
- Un correo electrónico cuando sus hojas de horas hayan sido aprobadas.
Tareas pendientes del panel de control
Los empleados recibirán:
- Una alerta cada vez que haya turnos pendientes de completar.