L'approvazione dei fogli presenze in Factorial contribuisce a bloccare le registrazioni di entrata e uscita, indicando che le voci sono state esaminate e validate. Una volta approvato, un foglio presenze non può più essere modificato dal collaboratore o dal responsabile, garantendo l'accuratezza e l'integrità dei dati relativi al tempo impiegato, aspetto particolarmente utile ai fini dell'elaborazione delle buste paga e della conformità normativa.
Tuttavia, questa azione è reversibile. Se viene riscontrato un errore o è necessaria una correzione, i responsabili o gli amministratori possono sempre rifiutare una scheda presenze. In questo modo le voci vengono sbloccate e si possono apportare le modifiche necessarie.
Autorizzazioni
È necessario attivare l'autorizzazione per consentire a manager, team leader o utenti specifici di rivedere e approvare i fogli presenze.
- Nella barra laterale, vai su Impostazioni
- In generale, fai clic su Autorizzazioni.
- Seleziona il gruppo di autorizzazioni
- Presenze libere
- Abilita la revisione e l'approvazione dei fogli presenze
- Fai clic su Salva modifiche
Rivedere e approvare i fogli presenze
Pagina di monitoraggio del tempo
- Nella barra laterale, vai a Monitoraggio del tempo
- Seleziona il periodo che desideri approvare utilizzando il navigatore di date (mese, settimana, giorno)
- Filtra i dipendenti in base allo stato In sospeso
- Apri il pannello laterale Dettagli del dipendente di cui desideri approvare la scheda presenze
- Conferma i dati e fai clic su Approva.
Approvazione in blocco
- Filtra i dipendenti in base allo stato In sospeso
- Seleziona in blocco i dipendenti che desideri approvare
- Fai clic sul pulsante Approva
Importante
Approvare un periodo di rilevazione presenze anche se alcuni dipendenti hanno ancora turni liberi all'interno dell'intervallo selezionato rende il flusso di approvazione meno affidabile . Le approvazioni singole e di gruppo verificano se il periodo selezionato contiene turni liberi. In presenza di turni liberi, l'approvazione viene bloccata e il sistema restituisce un errore dettagliato con il numero di dipendenti e turni interessati.
Pagina del foglio presenze del dipendente
La convalida e l'approvazione del foglio presenze sono disponibili anche tramite il foglio presenze del dipendente.
- Accedi al foglio presenze del dipendente cliccando sul dipendente nella pagina di rilevamento delle presenze oppure cliccando sul pulsante Apri foglio presenze nel pannello laterale Dettagli .
- Esamina il foglio presenze mensile o settimanale
- Convalida il foglio presenze del dipendente e fai clic su Approva
Né gli amministratori né i responsabili possono modificare i fogli presenze:
Una volta approvata la timbratura per una data specifica , non è più possibile modificarla . Prima di tutto, è necessario rifiutare l'approvazione della timbratura; successivamente, i dipendenti potranno modificarla manualmente.
Procedura: Foglio presenze > filtra per dipendente > filtra il giorno o la settimana in cui si verifica un conflitto > controlla il foglio di approvazione
Rifiutare una scheda presenze approvata
I fogli presenze relativi a un periodo chiuso che sono stati approvati non possono essere modificati dal dipendente, ma possono essere annullati dal responsabile o dall'amministratore.
Dalla pagina di monitoraggio del tempo
- Vai alla scheda Approvati
- Seleziona il periodo che desideri rifiutare utilizzando il navigatore di date (mese, settimana, giorno)
- Filtra i dipendenti in base allo stato di approvazione
- Apri il pannello laterale Dettagli del dipendente di cui desideri rifiutare la scheda presenze
Disapprovare in blocco
- Filtra i dipendenti in base allo stato di approvazione
- Seleziona i dipendenti che desideri disapprovare
- Seleziona l'opzione "Non approvare" dalla barra delle azioni in basso.
Una volta bloccata la busta paga, non è più possibile apportare modifiche alle presenze; agli utenti verrà fornito un feedback più chiaro indicando il ciclo di busta paga che sta bloccando l'operazione. Ciò garantisce l'integrità della busta paga e rende il flusso di disapprovazione più sicuro e trasparente per i manager.
La rimozione della revisione in blocco verifica se il periodo del foglio presenze selezionato si sovrappone a un ciclo di busta paga bloccato. A tal fine, l'elaborazione delle retribuzioni accetta filtri relativi ai dipendenti e alle sovrapposizioni, consentendo alla funzione presenze di risolvere il ciclo bloccato pertinente tramite API pubbliche. In caso di conflitto, il sistema blocca l'azione e mostra un errore contestuale che include l'etichetta del ciclo di busta paga, ad esempio marzo 2026.
Notifiche
Notifiche via e-mail
Gli amministratori e i responsabili riceveranno:
- Riceverai un'e-mail all'inizio del mese se ci sono fogli presenze dei mesi precedenti in attesa di approvazione.
I dipendenti riceveranno:
- Riceverete un'e-mail entro la fine del mese se ci sono schede attività da compilare per quel mese.
- Riceverete un'e-mail quando i vostri fogli presenze saranno stati approvati.
Attività in sospeso nella dashboard
I dipendenti riceveranno:
- Riceverete un avviso ogni volta che ci sono turni da completare.