Seu fluxo de aprovação decide quem revisa uma despesa e quando. No Factorial, você o constrói com One, nosso assistente de IA: descreva sua política de aprovação com suas próprias palavras, One elabora o fluxo, e você o revisa e salva.
Por que configurar seu fluxo de aprovação com One
- Qualquer regra que sua política precisar. Você não está limitado a opções predefinidas. Aprove por valor, categoria, equipe, projeto, entidade legal, comerciante, centro de custo, ou qualquer combinação deles, com quantos passos seu processo tiver.
- Aprovar automaticamente o que já está na política. Se você usar verificações de despesas, One verifica cada despesa contra sua política de despesas antes de ser revisada. Seu fluxo de aprovação pode agir com base no resultado: aprovar automaticamente despesas que estão na política, enviar avisos a um revisor, e rejeitar ou escalar o que está fora da política. Sua equipe só gasta tempo nas despesas que precisam.
- Continua funcionando quando sua empresa muda. As regras apontam para funções, como "o gerente do funcionário", e não para nomes fixos. Quando alguém muda de equipe ou um gerente sai, o fluxo continua enviando despesas para a pessoa certa, e ninguém precisa editá-lo.
- Nada para aprender. Nenhum formulário para preencher e nenhuma configuração para resolver. Escreva sua política da maneira que você explicaria a um colega, e One a configura.
- Você permanece no controle. One apenas elabora. Você vê o fluxo completo na página, e nada muda até você clicar em Salvar.
- É grátis. Configurar e editar seu fluxo de aprovação não utiliza créditos do One, em qualquer plano.
Antes de começar
- Você precisa de permissão para personalizar as configurações de despesas.
- Você precisa que One esteja habilitado em sua empresa, para que o chat esteja disponível.
Onde encontrar fluxos de aprovação
- Vá para Configurações e pesquise a configuração de Despesas, ou vá para Finanças > Despesas > Configurações.
- Abra a seção Fluxo de Aprovação: "Regras que decidem quem revisa uma despesa e quando."
Crie seu fluxo de aprovação
- Clique em Editar fluxo de aprovação. O chat One abre, já configurado para ajudar você com seu fluxo de aprovação.
- Descreva como sua empresa aprova despesas, em palavras simples. Por exemplo:
- "Exigir que um gerente aprove despesas acima de €500"
- "Aprovar automaticamente despesas abaixo de €20"
- "Enviar despesas de viagem para finanças para revisão"
- One elabora o fluxo e o mostra na página, para que você possa conferi-lo antes que algo mude.
- Se algo não estiver certo, continue conversando com One para ajustá-lo, por exemplo "também pergunte ao líder da equipe sobre despesas acima de €1.000".
- Quando o fluxo parecer certo, clique em Salvar. O novo fluxo se aplica às despesas enviadas a partir de então.
Dica: One elabora o fluxo, mas nada muda até você clicar em Salvar.
O que você pode pedir para One fazer
Você pode combinar regras no mesmo fluxo. Por exemplo:
- Pedir a alguém para revisar uma despesa: um gerente, uma pessoa específica, ou uma equipe como finanças.
- Aprovar automaticamente despesas que atendem a uma condição, como um valor baixo.
- Rejeitar automaticamente despesas que quebram uma regra. Você escolhe a mensagem que o funcionário vê.
- Usar o resultado das verificações de despesas para decidir o que acontece a seguir (veja abaixo).
- Basear regras nos detalhes da despesa, como valor, equipe, entidade legal, centro de custo, comerciante, grupo de despesas, moeda, orçamento ou datas.
Automatizar aprovações com verificações de despesas
Verificações de despesas revisam cada despesa enviada contra sua política de despesas, por exemplo "As pessoas podem gastar no máximo €100 por semana em refeições" ou "Refeições acima de €50 precisam de uma fatura detalhada mostrando o IVA". Você as configura com One na seção Verificações de Despesas das suas configurações de despesas.
Cada despesa verificada recebe um desses resultados, e seu fluxo de aprovação pode usá-lo:
| Resultado das verificações de despesas | O que significa | O que você poderia pedir ao seu fluxo para fazer |
|---|---|---|
| Dentro da política | A despesa atende à sua política | Aprovar automaticamente |
| Aviso | Algo precisa de atenção, mas não é uma violação grave | Enviar para o gerente do funcionário |
| Fora da política | A despesa quebra uma regra rígida | Rejeitar automaticamente, ou enviar para finanças |
| Não verificado | As verificações de despesas estão desligadas, não se aplicaram ou não puderam ser executadas | Seguir sua revisão usual |
Por exemplo, peça a One: "Aprovar automaticamente despesas que passam nas verificações de despesas, enviar avisos para o gerente do funcionário, e enviar qualquer coisa fora da política para finanças."
O fluxo de aprovação aguarda as verificações terminarem antes de começar, para que sempre atue com base no resultado mais recente.
Dica: Planeje o que acontece com despesas Não verificadas também, para que nenhuma despesa seja aprovada sem uma revisão por engano.
Como as regras são aplicadas
- O fluxo começa quando um funcionário submete uma despesa para revisão. Isso não afeta os rascunhos.
- As regras são avaliadas de cima para baixo. A primeira que corresponder é a que se aplica.
- Despesas que não correspondem a nenhuma regra seguem a regra "Todas as outras despesas".
- Os revisores recebem o pedido na caixa de entrada do Factorial e por e-mail. Despesas no mesmo relatório são agrupadas em um único pedido.
Editar seu fluxo de aprovação
- Vá para Fluxo de Aprovação e clique em Editar fluxo de aprovação.
- Diga a One o que você deseja mudar, por exemplo "remover a etapa de finanças para despesas abaixo de €100".
- Revise o fluxo atualizado e clique em Salvar.
Lendo seu fluxo na página
- Fluxo simples: mostrado como uma lista de regras que você pode ler rapidamente.
- Fluxo complexo: se o fluxo não puder ser mostrado como uma lista simples, a página mostra a definição completa que One escreveu. Para entender ou mudá-lo, pergunte a One no chat, por exemplo "explique meu fluxo de aprovação".
Solução de problemas & FAQ
Solução de problemas
- "Este fluxo de trabalho não pôde ser salvo. O rascunho de One não passou na validação. Peça a One para refiná-lo e tente novamente.
- Não vejo o botão Editar fluxo de aprovação. Verifique se One está habilitado para sua empresa e se você tem permissão para personalizar as configurações de despesas.
FAQs
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Posso ainda configurar o fluxo de aprovação manualmente, sem One?
Não. One é a única maneira de configurar o fluxo de aprovação. Isso permite que você escreva qualquer regra que sua política precisar, em vez de escolher entre uma lista fixa de opções. Você ainda revisa cada mudança e decide se deseja salvá-la.
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Configurar o fluxo de aprovação usa meus créditos do One?
Não. Criar e editar o fluxo de aprovação é grátis em todos os planos, incluindo o plano gratuito do One.
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Preciso atualizar o fluxo quando alguém entra, muda de equipe ou sai?
Não, desde que suas regras apontem para funções, como "o gerente do funcionário", e não para pessoas específicas. O fluxo escolhe o revisor certo cada vez que uma despesa é submetida.
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Preciso de verificações de despesas para usar o fluxo de aprovação?
Não. O fluxo de aprovação funciona por conta própria. As verificações de despesas adicionam um resultado de política que seu fluxo pode usar para aprovar ou rejeitar despesas automaticamente.
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One não entendeu minha política corretamente. O que devo fazer?
Continue conversando com One e diga o que mudar. Se você ainda estiver preso, entre em contato com nossa equipe de suporte e nós ajudaremos você a configurá-lo.
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One muda meu fluxo sozinho?
Não. One apenas elabora. A mudança só entra em vigor quando você clicar em Salvar.
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O que acontece com meus antigos grupos de aprovação?
Eles foram convertidos em seu novo fluxo de aprovação, para que as despesas continuem seguindo as mesmas regras. Para vê-los ou mudá-los, abra Fluxo de Aprovação ou pergunte a One.