Crea procesos de onboarding consistentes y personalizados para las nuevas incorporaciones con políticas de onboarding. Utilice condiciones para adaptar tareas según el catálogo de trabajo, el lugar de trabajo o la entidad legal, y siga su progreso desde un solo tablero Kanban.

Resumen

La sección Onboarding en Configuración permite a los administradores crear y gestionar políticas de onboarding para nuevos/as empleados/as.

Una política define los pasos, tareas y responsables que una nueva incorporación debe seguir durante el onboarding. Puede usar condiciones para hacer que la misma política se adapte a diferentes roles del catálogo de trabajo, lugares de trabajo o entidades legales.

Los estados de las tareas también reflejan si la acción requerida se ha completado en Factorial. Esto proporciona a los administradores una visión más confiable del progreso de onboarding de cada persona.

Cómo usar

Cree una política de onboarding

1. En su barra lateral, vaya a Configuración
2. Abra la sección Onboarding de empleados
3. Cree una nueva política
4. Agregue los pasos y tareas que las nuevas incorporaciones deben completar
5. Asigne un responsable a cada tarea, cuando sea aplicable
6. Utilice variables en las tareas cuando necesite que el contenido se adapte a la nueva incorporación
7. Guarde la política
8. Asigne la política a los/as nuevos/as empleados/as relevantes

También puede crear una política utilizando una plantilla o generarla de forma conversacional con ONE.

La plantilla es la forma recomendada de comenzar. Si su empresa no tiene una política de onboarding publicada, un banner en la página de Personas invita a los administradores a configurarla.

Agregar condiciones a una tarea

Las condiciones permiten que una política de onboarding se adapte a diferentes perfiles de empleados/as.

Las condiciones pueden basarse en:

• Catálogo de trabajo
• Lugar de trabajo
• Entidad legal
• Equipo
• Tipo de contrato
• Porcentaje de discapacidad

Por ejemplo, puede crear una tarea de Subir licencia de conducir que solo aparezca para conductores. Puede pedir a ONE que la cree solo para conductores, y solo se aplicará a las nuevas incorporaciones cuyo rol sea Conductor. Todos los demás la omiten automáticamente.

Cómo agregar una condición

1. Abra la política de onboarding.
2. Pida a ONE que cree la tarea que desea.
3. Dígale a ONE para quién es la tarea y especifica la condición, por ejemplo, "solo para conductores".
4. Revise la tarea que ONE creó.
5. Guarde la política.

Los pasos no utilizan condiciones. Utilizan desencadenantes basados en el tiempo, como cuando el/la empleado/a ingresa al flujo, en su primer día, o cuando se completan las tareas obligatorias de la fase anterior.

Formación y encuestas de engagement

• Formación: asigna formaciones como parte del onboarding. Esto funciona con formaciones que tienen Inscripción automática habilitada.
• Encuestas de compromiso: incluye encuestas de compromiso en el onboarding.

Editar una política de onboarding

Puede hacer cambios rápidos en las tareas directamente en el editor de políticas, sin pasar por ONE. ONE sigue disponible para cambios más grandes.

Editar tareas en el panel de tareas

1. Abra la política de onboarding.
2. Seleccione la tarea que desea cambiar.
3. En el panel de tareas, edite los campos disponibles.

Dependiendo de la tarea, puede:

• Renombrar la tarea
• Cambiarla entre obligatoria y opcional
• Establecer su fecha de vencimiento como un número de días antes o después de la fecha de inicio, asignación, inicio del flujo, fin del periodo de prueba o fin del contrato
• Cambiar sus asignados
• Para las tareas de Información del empleado y Información del contrato, elegir qué campos completa la nueva contratación

También puede duplicar o eliminar una tarea desde el menú de acciones de la tarea.

Agregar archivos a las tareas

Las tareas aceptan videos, hojas de cálculo, presentaciones, audio y otros archivos, hasta 20 MB por archivo.

Construir la política con ONE

• ONE abre la política en un lienzo junto al chat, desde cualquier página.
• Cuando seleccionas Agregar tarea, ONE comienza preguntando qué debería hacer la tarea.
• Si una tarea necesita algo que aún no existe, como una capacitación, encuesta o campo personalizado, ONE ofrece crearlo en la misma conversación, para que no necesites salir de la política. Dependiendo de tu cuenta, ONE también puede crear lugares de trabajo y equipos.
• ONE te recuerda que solo los asignados a la tarea pueden completarla.

Guardar estado e historial de versiones

El encabezado del editor muestra si tus cambios están guardados, para que siempre sepas el estado de tu política.

Si publicas un cambio por error, puedes volver a una versión anterior:

1. Abre la política de onboarding.
2. Ve a Historial.
3. Selecciona Restaurar versión en la versión a la que deseas volver.
4. Revisa el borrador que se crea, luego publícalo.

Datos que puedes solicitar

Ahora puedes solicitar datos adicionales de las nuevas contrataciones a través de tareas de entrada de datos:

• Porcentaje de discapacidad: pide a las nuevas contrataciones que declaren si tienen una discapacidad. Luego puedes usar la respuesta como condición para mostrar u omitir tareas específicas.
• Campos de DATEV: solicita campos de nómina de DATEV en tareas de entrada de datos.
• Número de seguridad social: solicita el número de seguridad social en tareas de entrada de datos.

Rastrear el progreso del onboarding

Puedes rastrear el progreso del onboarding desde la política de onboarding o desde Organización > Actividad.

Desde la política de onboarding

1. Abre la política de onboarding.
2. Selecciona Ver incorporados.
3. Revisa el camino de onboarding personalizado del empleado en el Kanban.

Si una tarea no puede ejecutarse, por ejemplo, porque el gerente asignado ya no existe, la tarea se marca en rojo en la línea de tiempo de la nueva incorporación en lugar de crearse normalmente.

Abre la tarjeta del nuevo empleado para ver qué salió mal y cómo solucionarlo, como reasignar la tarea a un gerente actual.

FAQ

1. ¿Puedo crear una política de onboarding diferente para cada equipo?
   Sí, pero esto no es necesario cuando la mayoría del proceso de onboarding es el mismo. En su lugar, utiliza condiciones para adaptar una sola política según el catálogo de trabajo, el lugar de trabajo o la entidad legal.
    
2. ¿Marcar una tarea como completada al marcarla?
   No. Una tarea se considera completada cuando la acción subyacente realmente ha ocurrido en Factorial. Por ejemplo, una tarea de documento se completa cuando el documento ha sido firmado.
    
3. ¿Pueden las tareas utilizar variables?
   Sí. Las variables pueden usarse en las tareas para personalizar el contenido del onboarding para cada nueva incorporación.
    
4. ¿Puedo crear una política de onboarding sin empezar desde cero?
   Sí. Las políticas pueden crearse a partir de plantillas o generarse de forma conversacional con ONE.
    
5. ¿Cómo puedo ver quién necesita atención durante el onboarding?
   Utiliza Ver incorporados desde la política de onboarding o ve a Organización > Actividad para revisar la actividad de onboarding.
    
6. ¿Necesito ONE para hacer pequeños cambios en una tarea?
   No. Puedes renombrar una tarea, hacerla obligatoria u opcional, cambiar su fecha de vencimiento o asignados, y elegir campos para tareas de información directamente en el panel de tareas. Los campos editables dependen del tipo de tarea.
    
7. ¿Puedo deshacer un cambio publicado?
   Sí. Usa Restaurar versión en Historial. Crea un borrador, y nada se publica hasta que lo publiques.
    
8. ¿Hay un límite de tamaño para los archivos añadidos a las tareas?
   Sí. Cada archivo puede tener un tamaño de hasta 20 MB.