Erstelle konsistente, personalisierte Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeitende mit Onboarding-Richtlinien. Nutze Bedingungen, um Aufgaben basierend auf dem Jobkatalog, dem Arbeitsplatz oder der juristischen Person anzupassen, und verfolge ihren Fortschritt von einem einzigen Kanban-Board aus.

Überblick

Der Onboarding-Bereich in den Einstellungen ermöglicht es Administrator*innen, Onboarding-Richtlinien für neue Mitarbeitende zu erstellen und zu verwalten.

Eine Richtlinie definiert die Schritte, Aufgaben und Verantwortlichen, die ein neuer Mitarbeitender während des Onboardings durchläuft. Du kannst Bedingungen verwenden, um dieselbe Richtlinie an verschiedene Rollen im Jobkatalog, Arbeitsplätze oder juristische Personen anzupassen.

Der Status der Aufgaben spiegelt auch wider, ob die erforderliche Aktion tatsächlich in Factorial abgeschlossen wurde. Dies gibt Administrator*innen eine zuverlässigere Sicht auf den Onboarding-Fortschritt jeder Person.

Wie man es verwendet

Erstelle eine Onboarding-Richtlinie

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen
2. Öffne den Bereich Mitarbeitenden-Onboarding
3. Erstelle eine neue Richtlinie
4. Füge die Schritte und Aufgaben hinzu, die neue Mitarbeitende abschließen müssen
5. Weise jeder Aufgabe, wo anwendbar, einen Verantwortlichen zu
6. Verwende Variablen in Aufgaben, wenn der Inhalt an den neuen Mitarbeitenden angepasst werden muss
7. Speichere die Richtlinie
8. Weise die Richtlinie den relevanten neuen Mitarbeitenden zu

Du kannst auch eine Richtlinie mithilfe einer Vorlage erstellen oder sie konversational mit ONE generieren.

Die Vorlage ist der empfohlene Weg, um zu starten. Wenn dein Unternehmen noch keine veröffentlichte Onboarding-Richtlinie hat, fordert ein Banner auf der Personen-Seite Administrator*innen auf, eine einzurichten.

Bedingungen zu einer Aufgabe hinzufügen

Bedingungen ermöglichen es, dass eine Onboarding-Richtlinie sich an verschiedene Mitarbeitendenprofile anpasst.

Bedingungen können basieren auf:

• Jobkatalog
• Arbeitsplatz
• Juristische Person
• Team
• Vertragsart
• Behinderungsquote

Zum Beispiel kannst du eine Aufgabe Führerschein hochladen erstellen, die nur für Fahrer*innen sichtbar ist. Du kannst ONE bitten, sie nur für Fahrer*innen zu erstellen, und sie wird nur für neue Mitarbeitende gelten, deren Rolle Fahrer*in ist. Alle anderen überspringen sie automatisch.

Wie man eine Bedingung hinzufügt

1. Öffne die Onboarding-Richtlinie.
2. Bitte ONE, die gewünschte Aufgabe zu erstellen.
3. Teile ONE mit, für wen die Aufgabe ist, und gib die Bedingung an, zum Beispiel "nur für Fahrer*innen".
4. Überprüfe die Aufgabe, die ONE erstellt hat.
5. Speichere die Richtlinie.

Schritte verwenden keine Bedingungen. Sie nutzen zeitbasierte Auslöser, wie wenn der Mitarbeitende in den Ablauf eintritt, an ihrem ersten Tag oder wenn die obligatorischen Aufgaben aus der vorherigen Phase abgeschlossen sind.

Schulungen und Engagement-Umfragen

• Schulungen: weise Schulungen als Teil des Onboardings zu. Dies funktioniert mit Schulungen, die Automatische Einschreibung aktiviert haben.
• Engagement-Umfragen: füge Engagement-Umfragen in das Onboarding ein.

Bearbeite eine Onboarding-Richtlinie

Du kannst schnelle Änderungen an Aufgaben direkt im Richtlinieneditor vornehmen, ohne durch ONE gehen zu müssen. ONE bleibt für größere Änderungen verfügbar.

Aufgaben im Aufgabenbereich bearbeiten

1. Öffne die Onboarding-Richtlinie.
2. Wähle die Aufgabe aus, die du ändern möchtest.
3. Bearbeite im Aufgabenbereich die verfügbaren Felder.

Je nach Aufgabe kannst du:

• Die Aufgabe umbenennen
• Sie zwischen erforderlich und optional umschalten
• Das Fälligkeitsdatum als Anzahl von Tagen vor oder nach dem Startdatum, der Zuweisung, dem Beginn des Workflows, dem Ende der Probezeit oder dem Ende des Vertrags festlegen
• Die Zuständigen ändern
• Für Mitarbeiterinformationen und Vertragsinformationen-Aufgaben auswählen, welche Felder der neue Mitarbeitende ausfüllen soll

Du kannst auch eine Aufgabe aus dem Aktionsmenü der Aufgabe duplizieren oder löschen.

Dateien zu Aufgaben hinzufügen

Aufgaben akzeptieren Videos, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, Audio und andere Dateien mit einer Größe von bis zu 20 MB pro Datei.

Erstelle die Richtlinie mit ONE

• ONE öffnet die Richtlinie in einer Leinwand neben dem Chat, von jeder Seite aus.
• Wenn du Aufgabe hinzufügen auswählst, fragt ONE zuerst, was die Aufgabe tun soll.
• Wenn eine Aufgabe etwas benötigt, das noch nicht existiert, wie eine Schulung, Umfrage oder ein benutzerdefiniertes Feld, bietet ONE an, es im selben Gespräch zu erstellen, sodass du die Richtlinie nicht verlassen musst. Je nach deinem Konto kann ONE auch Arbeitsplätze und Teams erstellen.
• ONE erinnert dich daran, dass nur die Verantwortlichen einer Aufgabe sie abschließen können.

Speichere den Status und die Versionshistorie

Der Kopf des Editors zeigt an, ob deine Änderungen gespeichert sind, sodass du immer den Status deiner Richtlinie kennst.

Wenn du versehentlich eine Änderung veröffentlichst, kannst du zu einer vorherigen Version zurückkehren:

1. Öffne die Onboarding-Richtlinie.
2. Gehe zu Historie.
3. Wähle Version wiederherstellen für die Version, zu der du zurückkehren möchtest.
4. Überprüfe den Entwurf, der erstellt wird, und veröffentliche ihn dann.

Daten, die du anfordern kannst

Du kannst jetzt zusätzliche Daten von neuen Mitarbeitenden über Daten-Eingabe-Aufgaben anfordern:

• Behinderungsquote: Bitte neue Mitarbeitende zu erklären, ob sie eine Behinderung haben. Du kannst die Antwort dann als Bedingung verwenden, um spezifische Aufgaben anzuzeigen oder zu überspringen.
• DATEV-Felder: Fordere DATEV-Payroll-Felder in Daten-Eingabe-Aufgaben an.
• Sozialversicherungsnummer: Fordere die Sozialversicherungsnummer in Daten-Eingabe-Aufgaben an.

Onboarding-Fortschritt verfolgen

Du kannst den Onboarding-Fortschritt von der Onboarding-Richtlinie oder von Organisation > Aktivität aus verfolgen.

Von der Onboarding-Richtlinie

1. Öffne die Onboarding-Richtlinie.
2. Wähle Onboardees anzeigen.
3. Überprüfe den personalisierten Onboarding-Pfad des Mitarbeitenden im Kanban.

Wenn eine Aufgabe nicht ausgeführt werden kann, zum Beispiel weil der zugewiesene Manager nicht mehr existiert, wird die Aufgabe in der Zeitachse des neuen Mitarbeitenden rot markiert, anstatt normal erstellt zu werden.

Öffne die Karte des neuen Mitarbeitenden, um zu sehen, was schiefgelaufen ist und wie du es beheben kannst, zum Beispiel indem du die Aufgabe an einen aktuellen Manager neu zuweist.

FAQ

1. Kann ich eine andere Onboarding-Richtlinie für jedes Team erstellen?
   Ja, aber das ist nicht notwendig, wenn der Großteil des Onboarding-Prozesses gleich ist. Nutze stattdessen Bedingungen, um eine einzige Richtlinie basierend auf Jobkatalog, Arbeitsplatz oder juristischer Person anzupassen.
   
2. Markiert das Abhaken einer Aufgabe sie als abgeschlossen?
   Nein. Eine Aufgabe gilt als abgeschlossen, wenn die zugrunde liegende Aktion tatsächlich in Factorial erfolgt ist. Zum Beispiel wird eine Dokumentenaufgabe als abgeschlossen betrachtet, wenn das Dokument unterzeichnet wurde.
   
3. Können Aufgaben Variablen verwenden?
   Ja. Variablen können in Aufgaben verwendet werden, um den Onboarding-Inhalt für jeden neuen Mitarbeitenden zu personalisieren.
   
4. Kann ich eine Onboarding-Richtlinie erstellen, ohne von Grund auf neu zu beginnen?
   Ja. Richtlinien können aus Vorlagen erstellt oder konversational mit ONE generiert werden.
   
5. Wie kann ich sehen, wer während des Onboardings Aufmerksamkeit benötigt?
   Nutze Onboardees anzeigen aus der Onboarding-Richtlinie oder gehe zu Organisation > Aktivität, um die Onboarding-Aktivität zu überprüfen.
   
6. Benötige ich ONE, um kleine Änderungen an einer Aufgabe vorzunehmen?
   Nein. Du kannst eine Aufgabe umbenennen, sie erforderlich oder optional machen, ihr Fälligkeitsdatum oder die Zuständigen ändern und Felder für Informationsaufgaben direkt im Aufgabenbereich auswählen. Die bearbeitbaren Felder hängen vom Aufgabentyp ab.
   
7. Kann ich eine veröffentlichte Änderung rückgängig machen?
   Ja. Verwende Version wiederherstellen in Historie. Es erstellt einen Entwurf, und nichts wird live, bis du es veröffentlichst.
   
8. Gibt es eine Größenbeschränkung für Dateien, die Aufgaben hinzugefügt werden?
   Ja. Jede Datei kann bis zu 20 MB groß sein.