Créez des processus d'intégration personnalisés et cohérents pour les nouveaux arrivants avec des politiques d'intégration. Utilisez des conditions pour adapter les tâches en fonction du catalogue de postes, du lieu de travail ou de l'entité légale, et suivez leurs progrès depuis un tableau Kanban unique.
Aperçu
La section Onboarding dans les paramètres permet aux administrateurs de créer et de gérer des politiques d'intégration pour les nouveaux employés.
Une politique définit les étapes, les tâches et les responsables que doit suivre un nouvel arrivant lors de l'intégration. Vous pouvez utiliser des conditions pour adapter la même politique à différents rôles du catalogue de postes, lieux de travail ou entités légales.
Les statuts des tâches reflètent également si l'action requise a effectivement été réalisée dans Factorial. Cela donne aux administrateurs une vue plus fiable des progrès d'intégration de chaque personne.
Quand et pourquoi cela devrait être utilisé
Utilisez les politiques d'intégration lorsque vous souhaitez :
- Standardiser l'expérience d'intégration dans votre organisation
- Personnaliser l'intégration en fonction du catalogue de postes, du lieu de travail ou de l'entité légale d'un nouvel arrivant
- Éviter de créer et de maintenir plusieurs versions du même processus d'intégration
- Vous assurer que les tâches ne sont considérées comme complètes que lorsque l'action requise a eu lieu
- Utiliser des variables dans les tâches pour personnaliser le contenu d'intégration pour chaque nouvel arrivant
- Identifier rapidement les nouveaux arrivants qui sont dans les temps ou qui ont besoin d'attention
Comment utiliser
Créer une politique d'intégration
- Dans votre barre latérale, allez dans Paramètres
- Ouvrez la section Intégration des employés
- Créez une nouvelle politique
- Ajoutez les étapes et les tâches que les nouveaux arrivants doivent compléter
- Assignez un responsable à chaque tâche, le cas échéant
- Utilisez des variables dans les tâches lorsque vous avez besoin que le contenu s'adapte au nouvel arrivant
- Enregistrez la politique
- Assignez la politique aux nouveaux employés concernés
Vous pouvez également créer une politique en utilisant un modèle ou en en générant une de manière conversationnelle avec ONE.
Ajouter des conditions à une tâche
Les conditions permettent à une politique d'intégration de s'adapter à différents profils d'employés.
Les conditions peuvent être basées sur :
- Catalogue de postes
- Lieu de travail
- Entité légale
Par exemple, vous pouvez créer une tâche Télécharger le permis de conduire qui n'apparaît que pour les conducteurs. Vous pouvez demander à ONE de la créer juste pour les conducteurs, et elle ne s'appliquera qu'aux nouveaux arrivants dont le rôle est Conducteur. Tout le monde d'autre la saute automatiquement.
Comment ajouter une condition
- Ouvrez la politique d'intégration.
- Demandez à ONE de créer la tâche que vous souhaitez.
- Dites à ONE pour qui est la tâche et spécifiez la condition, par exemple, "juste pour les conducteurs".
- Vérifiez la tâche que ONE a créée.
- Enregistrez la politique.
Les étapes n'utilisent pas de conditions. Elles utilisent des déclencheurs basés sur le temps, comme lorsque l'employé entre dans le flux, le premier jour, ou lorsque les tâches obligatoires de la phase précédente sont complétées.
Suivre les progrès d'intégration
Vous pouvez suivre les progrès d'intégration depuis la politique d'intégration ou depuis Organisation > Activité.
Depuis la politique d'intégration
- Ouvrez la politique d'intégration.
- Sélectionnez Voir les intégrés.
- Vérifiez le parcours d'intégration personnalisé de l'employé dans le Kanban.
Si une tâche ne peut pas être exécutée, par exemple parce que le responsable assigné n'existe plus, la tâche est signalée en rouge sur la chronologie du nouvel arrivant au lieu d'être créée normalement.
Ouvrez la carte du nouvel employé pour voir ce qui a mal tourné et comment le corriger, comme réassigner la tâche à un responsable actuel.
Avec le nouveau flux d'intégration, une tâche n'est marquée comme complétée que lorsque l'action sous-jacente a réellement eu lieu dans Factorial. Par exemple, une tâche liée à un document est considérée comme complétée lorsque le document requis a été signé, plutôt que simplement lorsque quelqu'un coche une case.
Si un nouvel arrivant ne reçoit pas la tâche attendue, vérifiez que :
- La bonne politique d'intégration est assignée à la personne.
- Les conditions sur la tâche correspondent au catalogue de postes, au lieu de travail ou à l'entité légale de la personne.
- La tâche n'est pas exclue par une autre condition.
Vous pouvez également vérifier l'activité d'intégration depuis Organisation > Activité.
Conseils et meilleures pratiques
- Utilisez des conditions au lieu de dupliquer des politiques. Si la plupart des étapes d'intégration sont les mêmes, gardez-les dans une seule politique et utilisez des conditions pour les différences.
- Assignez des responsables de tâche clairs. Cela facilite la compréhension de qui est responsable de chaque action pour tout le monde.
- Utilisez des variables dans les tâches. Les variables peuvent personnaliser les tâches pour chaque nouvel arrivant et réduire le travail manuel répétitif.
- Gardez les politiques alignées avec vos processus réels. Révisez-les régulièrement afin que les nouveaux arrivants reçoivent toujours les bonnes étapes d'intégration.
- Utilisez le tableau Kanban de manière proactive. Vérifiez-le régulièrement pour identifier les processus d'intégration qui nécessitent de l'attention avant qu'ils ne deviennent des obstacles.
FAQ
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Puis-je créer une politique d'intégration différente pour chaque équipe ?
Oui, mais ce n'est pas nécessaire lorsque la plupart du processus d'intégration est le même. Utilisez plutôt des conditions pour adapter une seule politique en fonction du catalogue de postes, du lieu de travail ou de l'entité légale.
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Cocher une tâche la marque-t-elle comme complétée ?
Non. Une tâche est considérée comme complétée lorsque l'action sous-jacente a réellement eu lieu dans Factorial. Par exemple, une tâche liée à un document est complétée lorsque le document a été signé.
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Les tâches peuvent-elles utiliser des variables ?
Oui. Les variables peuvent être utilisées dans les tâches pour personnaliser le contenu d'intégration pour chaque nouvel arrivant.
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Puis-je créer une politique d'intégration sans partir de zéro ?
Oui. Les politiques peuvent être créées à partir de modèles ou générées de manière conversationnelle avec ONE.
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Comment puis-je voir qui a besoin d'attention lors de l'intégration ?
Utilisez Voir les intégrés depuis la politique d'intégration ou allez dans Organisation > Activité pour examiner l'activité d'intégration.