Crea procesos de onboarding consistentes y personalizados para nuevas incorporaciones con políticas de onboarding. Usa condiciones para adaptar tareas según el catálogo de puestos, lugar de trabajo o entidad legal, y realiza un seguimiento de su progreso desde un único tablero Kanban.

Resumen

La sección de Onboarding en Configuración permite a los administradores crear y gestionar políticas de onboarding para nuevos empleados.

Una política define los pasos, tareas y responsables que una nueva incorporación debe seguir durante el onboarding. Puedes usar condiciones para hacer que la misma política se adapte a diferentes roles del catálogo de puestos, lugares de trabajo o entidades legales.

Los estados de las tareas también reflejan si la acción requerida se ha completado realmente en Factorial. Esto proporciona a los administradores una visión más confiable del progreso de onboarding de cada persona.

Cómo usar

Crea una política de onboarding

1. En tu barra lateral, ve a Configuración
2. Abre la sección de Onboarding de empleados
3. Crea una nueva política
4. Agrega los pasos y tareas que las nuevas incorporaciones deben completar
5. Asigna un responsable a cada tarea, donde sea aplicable
6. Usa variables en las tareas cuando necesites que el contenido se adapte a la nueva incorporación
7. Guarda la política
8. Asigna la política a los nuevos empleados relevantes

También puedes crear una política utilizando una plantilla o generarla de manera conversacional con ONE.

La plantilla es la forma recomendada para comenzar. Si tu empresa no tiene una política de onboarding publicada, un banner en la página de Personas invita a los administradores a configurarla.

Agregar condiciones a una tarea

Las condiciones permiten que una política de onboarding se adapte a diferentes perfiles de empleados.

Las condiciones pueden basarse en:

• Catálogo de puestos
• Lugar de trabajo
• Entidad legal
• Equipo
• Tipo de contrato
• Porcentaje de discapacidad

Por ejemplo, puedes crear una tarea de Subir licencia de conducir que solo aparezca para conductores. Puedes pedir a ONE que la cree solo para conductores, y solo se aplicará a nuevas incorporaciones cuyo rol sea Conductor. Todos los demás la omiten automáticamente.

Cómo agregar una condición

1. Abre la política de onboarding.
2. Pide a ONE que cree la tarea que deseas.
3. Dile a ONE para quién es la tarea y especifica la condición, por ejemplo, "solo para conductores".
4. Revisa la tarea que creó ONE.
5. Guarda la política.

Los pasos no utilizan condiciones. Utilizan desencadenantes basados en el tiempo, como cuando el empleado entra en el flujo, en su primer día, o cuando se completan las tareas obligatorias de la fase anterior.

Capacitaciones y encuestas de compromiso

• Capacitaciones: asigna capacitaciones como parte del onboarding. Esto funciona con capacitaciones que tienen Inscripción automática habilitada.
• Encuestas de compromiso: incluye encuestas de compromiso en el onboarding.

Editar una política de onboarding

Puedes hacer cambios rápidos en las tareas directamente en el editor de políticas, sin pasar por ONE. ONE sigue disponible para cambios más grandes.

Editar tareas en el panel de tareas

1. Abre la política de onboarding.
2. Selecciona la tarea que deseas cambiar.
3. En el panel de tareas, edita los campos disponibles.

Dependiendo de la tarea, puedes:

• Renombrar la tarea
• Cambiarla entre requerida y opcional
• Establecer su fecha de vencimiento como un número de días antes o después de la fecha de inicio, asignación, inicio de flujo, fin de prueba o fin de contrato
• Cambiar sus asignados
• Para tareas de Información del empleado e Información del contrato, elegir qué campos debe completar la nueva incorporación

También puedes duplicar o eliminar una tarea desde el menú de acciones de la tarea.

Agregar archivos a las tareas

Las tareas aceptan videos, hojas de cálculo, presentaciones, audio y otros archivos, hasta 20 MB por archivo.

Construir la política con ONE

• ONE abre la política en un lienzo junto al chat, desde cualquier página.
• Cuando seleccionas Agregar tarea, ONE comienza preguntando qué debería hacer la tarea.
• Si una tarea necesita algo que aún no existe, como una capacitación, encuesta o campo personalizado, ONE ofrece crearlo en la misma conversación, para que no necesites salir de la política. Dependiendo de tu cuenta, ONE también puede crear lugares de trabajo y equipos.
• ONE te recuerda que solo los asignados de una tarea pueden completarla.

Guardar estado e historial de versiones

El encabezado del editor muestra si tus cambios están guardados, por lo que siempre sabes el estado de tu política.

Si publicas un cambio por error, puedes volver a una versión anterior:

1. Abre la política de onboarding.
2. Ve a Historial.
3. Selecciona Restaurar versión en la versión a la que deseas volver.
4. Revisa el borrador que se crea, luego publícalo.

Datos que puedes solicitar

Ahora puedes solicitar datos adicionales de nuevas incorporaciones a través de tareas de entrada de datos:

• Porcentaje de discapacidad: pide a las nuevas incorporaciones que declaren si tienen una discapacidad. Luego puedes usar la respuesta como condición para mostrar o omitir tareas específicas.
• Campos DATEV: solicita campos de nómina DATEV en tareas de entrada de datos.
• Número de seguridad social: solicita el número de seguridad social en tareas de entrada de datos.

Seguimiento del progreso del onboarding

Puedes rastrear el progreso del onboarding desde la política de onboarding o desde Organización > Actividad.

Desde la política de onboarding

1. Abre la política de onboarding.
2. Selecciona Ver incorporados.
3. Revisa el camino de onboarding personalizado del empleado en el Kanban.

Si una tarea no puede ejecutarse, por ejemplo, porque el gerente asignado ya no existe, la tarea se marca en rojo en la línea de tiempo de la nueva incorporación en lugar de crearse normalmente.

Abre la tarjeta del nuevo empleado para ver qué salió mal y cómo solucionarlo, como reasignar la tarea a un gerente actual.

FAQ

1. ¿Puedo crear una política de onboarding diferente para cada equipo?
   Sí, pero esto no es necesario cuando la mayor parte del proceso de onboarding es el mismo. En su lugar, usa condiciones para adaptar una única política según el catálogo de puestos, lugar de trabajo o entidad legal.
   
2. ¿Marcar una tarea como completada al marcarla?
   No. Una tarea se considera completada cuando la acción subyacente realmente ha ocurrido en Factorial. Por ejemplo, una tarea de documento se completa cuando el documento ha sido firmado.
   
3. ¿Pueden las tareas usar variables?
   Sí. Las variables pueden usarse en las tareas para personalizar el contenido de onboarding para cada nueva incorporación.
   
4. ¿Puedo crear una política de onboarding sin empezar desde cero?
   Sí. Las políticas pueden crearse a partir de plantillas o generarse de manera conversacional con ONE.
   
5. ¿Cómo puedo ver quién necesita atención durante el onboarding?
   Usa Ver incorporados desde la política de onboarding o ve a Organización > Actividad para revisar la actividad de onboarding.
   
6. ¿Necesito ONE para hacer pequeños cambios en una tarea?
   No. Puedes renombrar una tarea, hacerla requerida u opcional, cambiar su fecha de vencimiento o asignados, y elegir campos para tareas de información directamente en el panel de tareas. Los campos editables dependen del tipo de tarea.
   
7. ¿Puedo deshacer un cambio publicado?
   Sí. Usa Restaurar versión en Historial. Crea un borrador, y nada se publica hasta que lo publiques.
   
8. ¿Hay un límite de tamaño para los archivos agregados a las tareas?
   Sí. Cada archivo puede tener hasta 20 MB.