As políticas em Factorial ajudam as empresas a centralizar a documentação interna importante e garantem que os funcionários não apenas tenham acesso a ela, mas também leiam e reconheçam quando necessário.
Com as últimas melhorias, as Políticas agora suportam todo o ciclo de vida da política: desde a publicação de um documento, até a segmentação do público-alvo, solicitação de reconhecimento e rastreamento da conformidade ao longo do tempo.
Visão Geral
Com as Políticas, você pode:
- Criar, fazer upload, organizar e distribuir documentação interna, como:
- Manuais de funcionários
- Código de conduta
- Políticas de TI e segurança
- Diretrizes de saúde e segurança
- Políticas de despesas e viagens
- Acordos de trabalho remoto
- Documentos de proteção de dados e conformidade
- Controlar quem pode acessar cada política
- Segmentar políticas por:
- Entidade Legal
- Local de Trabalho
- Equipe
- Solicitar reconhecimento dos funcionários
- Rastrear taxas de reconhecimento
- Monitorar a adoção e visibilidade das políticas
- Detectar quais funcionários ainda precisam revisar documentação importante
As políticas podem ser direcionadas a grupos específicos de funcionários e, quando necessário, pode-se solicitar que os funcionários confirmem que leram e entenderam o conteúdo. Isso ajuda as equipes de RH e Operações a melhorar a comunicação, conformidade e visibilidade em toda a empresa. Além disso, as equipes de RH podem controlar quem vê cada política, solicitar confirmação de entendimento e rastrear taxas de reconhecimento em um só lugar.
Quando e por que deve ser usado
Use este recurso para:
- Compartilhar políticas da empresa com grupos específicos (por exemplo, por entidade legal, local de trabalho ou equipe)
- Garantir que os funcionários sejam informados sobre novas ou atualizadas políticas
- Coletar e rastrear reconhecimento para fins de conformidade ou auditoria
- Melhorar a adoção e visibilidade da documentação interna
Isso é especialmente útil para políticas obrigatórias, como código de conduta, conformidade com o GDPR, proteção de dados, política de trabalho remoto ou diretrizes de saúde e segurança. As políticas são especialmente úteis quando a informação deve ser:
- Comunicada claramente
- Facilmente acessível
- A reconhecida pelos funcionários
- Auditoria para fins de conformidade
Como usar
- No seu menu lateral, vá para Políticas
- Você pode:
- Fazer upload de um novo documento de política ou selecionar um existente
- Criar uma nova política diretamente no Factorial
- Durante o processo de publicação, defina a visibilidade selecionando um ou mais dos seguintes:
- Entidade Legal
- Local de Trabalho
- Equipe
Você pode combinar vários filtros para criar regras de visibilidade mais precisas
- Ative Solicitar reconhecimento se você quiser que os funcionários confirmem que leram e entenderam a política
- Publique a política
- Uma vez publicada:
- Funcionários incluídos nas configurações de visibilidade terão acesso
- Funcionários que requerem reconhecimento receberão uma tarefa pendente
- Eles confirmam o entendimento por meio de uma simples ação de reconhecimento
- RH e Administradores podem rastrear o progresso a partir da visão geral da política
- Rastreie o status e as porcentagens de reconhecimento diretamente da visão geral da política. A partir da visão geral das Políticas, Administradores e equipes de RH podem monitorar:
- Total de funcionários afetados
- Número de reconhecimentos concluídos
- Reconhecimentos pendentes
- Porcentagem geral de reconhecimento
Isso ajuda as equipes a identificar:- Políticas com baixa adoção
- Funcionários que ainda precisam de lembretes
- Lacunas na documentação entre departamentos ou locais
Como funciona a visibilidade
Por exemplo:
- Uma política trabalhista específica da Espanha pode ser visível apenas para funcionários na entidade legal espanhola
- Uma política de acesso ao escritório pode ser visível apenas para funcionários que trabalham em um local específico.
- Uma política de processo financeiro pode ser compartilhada apenas com a equipe de Finanças.
Se nenhum grupo de visibilidade for selecionado, os funcionários não terão acesso à política.
Se um funcionário não consegue ver uma política, verifique se:
- A política está publicada
- As configurações de visibilidade incluem o correto:
- Entidade Legal
- Local de Trabalho
- Equipe
Se as taxas de reconhecimento forem baixas, verifique se:
- Os funcionários corretos foram segmentados
- O reconhecimento foi ativado durante a publicação
- O conteúdo da política é fácil de entender
- Você também pode considerar re-compartilhar ou lembrar os funcionários manualmente.
Se você não consegue ver os dados de reconhecimento, pode não ter as permissões necessárias para acessar análises de políticas ou informações de reconhecimento. Entre em contato com o Administrador da sua empresa para revisar suas permissões.
Dashboard de Políticas e Insights
As políticas também incluem um dashboard dedicado que ajuda as equipes de RH e Administradores a entender como os funcionários interagem com as políticas da empresa e identificar lacunas de conhecimento na organização.
Dependendo das permissões, Administradores e equipes de RH podem acessar análises e insights relacionados a:
- Perguntas que os funcionários estão fazendo sobre políticas
- Assuntos mais pesquisados
- Áreas que geram confusão ou perguntas repetidas
- Tendências nas preocupações ou curiosidade dos funcionários
- Políticas com baixo entendimento ou engajamento
Esse dashboard ajuda as empresas a passar de documentação estática para um sistema de gestão do conhecimento mais dinâmico e orientado por dados. Por exemplo, as equipes podem detectar:
- Funcionários perguntando repetidamente sobre regras de férias
- Confusão em torno dos processos de reembolso de despesas
- Aumento de perguntas relacionadas ao trabalho remoto ou horas extras
- Documentação faltando para perguntas operacionais recorrentes
Esses insights podem ser usados para:
- Melhorar políticas existentes
- Criar novas políticas proativamente
- Esclarecer seções pouco claras
- Identificar lacunas de comunicação entre equipes ou locais
- Detectar tendências e padrões comportamentais dentro da empresa
O dashboard é especialmente valioso para equipes de RH, Operações, Jurídico e Comunicações Internas que buscam continuamente melhorar a documentação interna e o entendimento dos funcionários.
O acesso ao Dashboard de Políticas depende das permissões do usuário e da configuração do plano de Políticas da sua empresa.
Melhores práticas
- Segmentar políticas com cuidado: Evite compartilhar todas as políticas com todos os funcionários. Limitar a visibilidade melhora a relevância e reduz a sobrecarga de informações.
- Usar linguagem simples e clara: Políticas escritas em linguagem clara e compreensível geralmente alcançam taxas de reconhecimento mais altas e melhor entendimento dos funcionários.
- Re-solicitar reconhecimento após atualizações significativas: Se uma política mudar significativamente, solicite reconhecimento novamente para garantir que os funcionários estejam cientes das novas informações.
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Revisar dados de reconhecimento regularmente: Monitorar taxas de reconhecimento pode ajudar a identificar:
- Equipes que estão perdendo informações importantes
- Lacunas de comunicação
- Políticas que podem precisar de esclarecimento ou simplificação
FAQ
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Quem pode criar e publicar políticas?
Administradores e usuários com as permissões apropriadas podem criar, editar e publicar políticas.
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O que significa reconhecimento para os funcionários?
Os funcionários confirmam que leram e entenderam a política por meio de uma simples ação de reconhecimento.
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As notificações são enviadas automaticamente?
Atualmente, os funcionários recebem uma tarefa solicitando reconhecimento.
Capacidades adicionais de notificação e lembrete estão planejadas para lançamentos futuros.
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Posso rastrear quem reconheceu uma política?
Sim. As equipes de RH e Administradores podem rastrear o progresso de reconhecimento e visualizar as taxas de conclusão geral diretamente da visão geral das Políticas.
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Os funcionários podem acessar políticas antigas?
Os funcionários podem acessar qualquer política que seja:- Publicada
- Visível para eles de acordo com as configurações de visibilidade configuradas
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O que acontece quando uma política é atualizada?
Os Administradores podem republicar a versão atualizada e, opcionalmente, solicitar reconhecimento novamente para garantir que os funcionários revisem as últimas mudanças.