Le politiche in Factorial aiutano le aziende a centralizzare la documentazione interna importante e a garantire che i dipendenti non solo vi abbiano accesso, ma la leggano e la riconoscano quando necessario.
Con i recenti miglioramenti, le Politiche ora supportano l'intero ciclo di vita delle politiche: dalla pubblicazione di un documento, al targeting del pubblico giusto, alla richiesta di riconoscimento e al monitoraggio della conformità nel tempo.

Panoramica

Con le Politiche, puoi:

• Creare, caricare, organizzare e distribuire documentazione interna come:
  • Manuali per i dipendenti
  • Codice di condotta
  • Politiche IT e di sicurezza
  • Linee guida per la salute e la sicurezza
  • Politiche di spesa e viaggio
  • Accordi di lavoro remoto
  • Documenti sulla protezione dei dati e conformità
• Controllare chi può accedere a ciascuna politica
• Targetizzare le politiche per:
  • Entità legale
  • Luogo di lavoro
  • Team
  • Ruolo
• Richiedere il riconoscimento dei dipendenti
• Monitorare i tassi di riconoscimento
• Monitorare l'adozione e la visibilità delle politiche
• Rilevare quali dipendenti devono ancora rivedere documentazione importante

Le politiche possono essere indirizzate a gruppi specifici di dipendenti e, quando necessario, si può chiedere ai dipendenti di confermare di aver letto e compreso il contenuto. Questo aiuta i team HR e Operations a migliorare la comunicazione, la conformità e la visibilità all'interno dell'azienda. Inoltre, i team HR possono controllare chi vede ciascuna politica, richiedere conferma di comprensione e monitorare i tassi di riconoscimento in un unico posto.

Come utilizzare

1. Nella tua barra laterale, vai su Politiche
2. Puoi:
   • Caricare un nuovo documento di politica o selezionare uno esistente
   • Creare una nuova politica direttamente in Factorial
3. Durante il processo di pubblicazione, definisci visibilità selezionando uno o più dei seguenti:
   • Entità legale
   • Luogo di lavoro
   • Team
   • Ruolo
     Puoi combinare più filtri per creare regole di visibilità più precise
4. Abilita Richiedi riconoscimento se vuoi che i dipendenti confermino di aver letto e compreso la politica
5. Se il riconoscimento è richiesto, scegli una Frequenza di promemoria: ogni 3, 7 o 14 giorni, o Mai. I dipendenti che non hanno ancora riconosciuto la politica ricevono un promemoria con questa frequenza
6. Seleziona se Notificare i dipendenti o meno
7. Pubblica la politica
8. Una volta pubblicata:
   • I dipendenti inclusi nelle impostazioni di visibilità avranno accesso
   • I dipendenti che richiedono riconoscimento riceveranno un'attività in sospeso
   • Confermano la comprensione attraverso una semplice azione di riconoscimento
   • HR e gli amministratori possono monitorare i progressi dalla panoramica della politica
9. Monitora lo stato di riconoscimento e le percentuali direttamente dalla panoramica della politica. Dalla panoramica delle Politiche, gli amministratori e i team HR possono monitorare:
   • Totale dei dipendenti interessati
   • Numero di riconoscimenti completati
   • Riconoscimenti in sospeso
   • Percentuale complessiva di riconoscimento
     Questo aiuta i team a identificare:
     • Politiche con bassa adozione
     • Dipendenti che hanno ancora bisogno di promemoria
     • Gap documentali tra dipartimenti o sedi

Dashboard delle Politiche e Insights

Le politiche includono anche un dashboard dedicato che aiuta i team HR e Admin a comprendere come i dipendenti interagiscono con le politiche aziendali e identificare le lacune di conoscenza all'interno dell'organizzazione.
In base alle autorizzazioni, gli amministratori e i team HR possono accedere ad analisi e approfondimenti relativi a:

• Domande che i dipendenti pongono sulle politiche
• Argomenti più cercati
• Aree che generano confusione o domande ripetute
• Tendenze nelle preoccupazioni o curiosità dei dipendenti
• Politiche con bassa comprensione o coinvolgimento

Questo dashboard aiuta le aziende a passare da una documentazione statica a un sistema di gestione della conoscenza più dinamico e basato sui dati. Ad esempio, i team possono rilevare:

• Dipendenti che chiedono ripetutamente informazioni sulle regole di ferie
• Confusione sui processi di rimborso delle spese
• Aumento delle domande relative al lavoro remoto o straordinario
• Documentazione mancante per domande operative ricorrenti

Questi approfondimenti possono essere utilizzati per:

• Migliorare le politiche esistenti
• Creare nuove politiche in modo proattivo
• Chiarire sezioni poco chiare
• Identificare lacune di comunicazione tra team o sedi
• Rilevare tendenze e modelli comportamentali all'interno dell'azienda

Il dashboard è particolarmente prezioso per i team HR, Operations, Legale e Comunicazioni interne che cercano di migliorare continuamente la documentazione interna e la comprensione dei dipendenti.

Notifiche

I dipendenti vengono avvisati quando una politica viene pubblicata o aggiornata. Quando pubblichi una nuova politica o aggiorni una esistente, puoi ora notificare i dipendenti a cui si applica. Questo aiuta a garantire che le persone siano a conoscenza di nuove o modificate politiche senza richiedere un riconoscimento obbligatorio.

Come funziona

Quando pubblichi una politica, vedrai un interruttore Notifica dipendenti nella finestra di pubblicazione. L'interruttore è abilitato per impostazione predefinita.

Se Notifica dipendenti è attivato e la politica non richiede riconoscimento, i dipendenti all'interno dell'ambito pubblicato della politica ricevono una notifica attraverso i loro canali disponibili:

• Posta in arrivo
• Email
• Notifiche push

Ogni notifica include un collegamento diretto alla politica pubblicata, rendendo facile per i dipendenti aprirla e leggerla.

Chi riceve notifiche?

Le notifiche vengono inviate solo ai dipendenti inclusi nell'ambito pubblicato della politica, che si tratti di tutti o di un gruppo specifico di persone. La persona che pubblica la politica non riceve una notifica per la propria pubblicazione.

Aggiornamenti delle politiche

Ogni volta che pubblichi un aggiornamento, viene trattato come un nuovo evento di consapevolezza. Se le notifiche sono attivate, i dipendenti in ambito vengono nuovamente avvisati in modo che siano a conoscenza delle ultime modifiche.

Politiche che richiedono riconoscimento

Se una politica richiede riconoscimento, i dipendenti riceveranno solo il compito di riconoscimento. Non viene inviata alcuna notifica di pubblicazione aggiuntiva, evitando notifiche duplicate per la stessa politica.

Preferenze di notifica

I dipendenti continuano a controllare come ricevono le notifiche attraverso le loro attuali preferenze di notifica. Le notifiche vengono consegnate solo attraverso i canali che ciascun dipendente ha abilitato.

Promemoria di riconoscimento

Per le politiche che richiedono riconoscimento, Factorial può ricordare ai dipendenti che non hanno ancora riconosciuto la politica, così non è necessario seguirli manualmente.

Promemoria automatici

Quando pubblichi una politica con Richiedi riconoscimento abilitato, scegli una Frequenza di promemoria:

• 3 giorni
• 7 giorni
• 14 giorni
• Mai

Factorial continua a ricordare ai dipendenti in sospeso con la frequenza selezionata fino a quando non riconoscono la politica.

Invia promemoria ora

Dalla finestra Riconoscimenti della politica, fai clic su Invia promemoria per ricordare a tutti coloro che sono ancora in sospeso con un solo clic.

Come funzionano i promemoria

• I promemoria vengono inviati ogni mattina ai dipendenti che sono ancora in sospeso sulla versione attuale della politica.
• Ogni dipendente riceve un massimo di un promemoria al giorno.
• I dipendenti smettono di ricevere promemoria non appena riconoscono la politica.
• Solo i dipendenti a cui si applica la politica ricevono promemoria.
• Pubblicare una nuova versione della politica ripristina il programma di promemoria. I riconoscimenti delle versioni precedenti vengono mantenuti in archivio.

Monitora promemoria e riconoscimenti

• Nella finestra Riconoscimenti, la scheda In sospeso mostra quanti promemoria ciascun dipendente ha ricevuto, oltre a quando sono stati inviati gli ultimi e i prossimi promemoria.
• La lista delle politiche mostra il conteggio dei riconoscimenti per ciascuna politica, senza doverla aprire.
• I dipendenti possono vedere quando hanno riconosciuto ciascuna politica.

FAQ

1. Chi può creare e pubblicare politiche?
   Gli amministratori e gli utenti con le autorizzazioni appropriate possono creare, modificare e pubblicare politiche.
   
2. Cosa significa riconoscimento per i dipendenti?
   I dipendenti confermano di aver letto e compreso la politica attraverso una semplice azione di riconoscimento.
   
3. Le notifiche vengono inviate automaticamente?
   I dipendenti ricevono un'attività che richiede riconoscimento. Se imposti una frequenza di promemoria durante la pubblicazione, i dipendenti che non hanno ancora riconosciuto la politica ricevono anche promemoria automatici fino a quando non lo fanno. Puoi anche inviare promemoria manualmente in qualsiasi momento con Invia promemoria.
   
4. Posso monitorare chi ha riconosciuto una politica?
   Sì. I team HR e gli amministratori possono monitorare i progressi del riconoscimento e visualizzare i tassi di completamento complessivi direttamente dalla panoramica delle Politiche.
   
5. I dipendenti possono accedere a politiche vecchie?
   I dipendenti possono accedere a qualsiasi politica che sia:
   • Pubblicata
   • Visibile a loro secondo le impostazioni di visibilità configurate
     
6. Cosa succede quando una politica viene aggiornata?
   Gli amministratori possono ripubblicare la versione aggiornata e, facoltativamente, richiedere nuovamente il riconoscimento per assicurarsi che i dipendenti rivedano le ultime modifiche. Pubblicare una nuova versione ripristina il programma di promemoria e i riconoscimenti delle versioni precedenti vengono mantenuti in archivio.