As políticas em Factorial ajudam as empresas a centralizar documentação interna importante e garantir que os funcionários não apenas tenham acesso a ela, mas também a leiam e a reconheçam quando necessário.
Com as últimas melhorias, as Políticas agora suportam todo o ciclo de vida da política: desde a publicação de um documento, até a definição do público-alvo correto, solicitando reconhecimento e acompanhando a conformidade ao longo do tempo.
Visão geral
Com as Políticas, você pode:
- Criar, fazer upload, organizar e distribuir documentação interna, como:
- Manuais de funcionários
- Código de conduta
- Políticas de TI e segurança
- Diretrizes de saúde e segurança
- Políticas de despesas e viagens
- Acordos de trabalho remoto
- Documentos de proteção de dados e conformidade
- Controlar quem pode acessar cada política
- Direcionar políticas por:
- Entidade Legal
- Local de trabalho
- Equipe
- Papel
- Solicitar reconhecimento dos funcionários
- Acompanhar taxas de reconhecimento
- Monitorar a adoção e visibilidade das políticas
- Detectar quais funcionários ainda precisam revisar documentação importante
As políticas podem ser direcionadas a grupos específicos de funcionários e, quando necessário, pode-se solicitar que os funcionários confirmem que leram e entenderam o conteúdo. Isso ajuda as equipes de RH e Operações a melhorar a comunicação, conformidade e visibilidade em toda a empresa. Além disso, as equipes de RH podem controlar quem vê cada política, solicitar confirmação de entendimento e acompanhar as taxas de reconhecimento em um só lugar.
Quando e por que deve ser usado
Use este recurso para:
- Compartilhar políticas da empresa com grupos específicos (por exemplo, por entidade legal, local de trabalho ou equipe)
- Garantir que os funcionários estejam informados sobre novas ou atualizadas políticas
- Coletar e acompanhar reconhecimento para fins de conformidade ou auditoria
- Melhorar a adoção e visibilidade da documentação interna
Isso é especialmente útil para políticas obrigatórias, como código de conduta, conformidade com o GDPR, proteção de dados, política de trabalho remoto ou diretrizes de saúde e segurança. As políticas são especialmente úteis quando a informação deve ser:
- Claramente comunicada
- Facilmente acessível
- Reconhecida pelos funcionários
- Auditável para fins de conformidade
Como usar
- No seu menu lateral, vá para Políticas
- Você pode:
- Fazer upload de um novo documento de política ou selecionar um existente
- Criar uma nova política diretamente no Factorial
- Durante o processo de publicação, defina a visibilidade selecionando um ou mais dos seguintes:
- Entidade Legal
- Local de trabalho
- Equipe
- Papel
Você pode combinar múltiplos filtros para criar regras de visibilidade mais precisas
- Ative Solicitar reconhecimento se você quiser que os funcionários confirmem que leram e entenderam a política
- Se o reconhecimento for necessário, escolha uma Frequência de lembrete: a cada 3, 7 ou 14 dias, ou Nunca. Funcionários que ainda não reconheceram a política receberão um lembrete com essa frequência
- Selecione se deseja Notificar funcionários ou não
- Publique a política
- Uma vez publicada:
- Funcionários incluídos nas configurações de visibilidade terão acesso
- Funcionários que precisam de reconhecimento receberão uma tarefa pendente
- Eles confirmam o entendimento através de uma simples ação de reconhecimento
- RH e Administradores podem acompanhar o progresso a partir da visão geral da política
- Acompanhe o status e as porcentagens de reconhecimento diretamente da visão geral da política. A partir da visão geral das Políticas, Administradores e equipes de RH podem monitorar:
- Total de funcionários afetados
- Número de reconhecimentos concluídos
- Reconhecimentos pendentes
- Porcentagem geral de reconhecimento
Isso ajuda as equipes a identificar:- Políticas com baixa adoção
- Funcionários que ainda precisam de lembretes
- Gaps de documentação entre departamentos ou locais
Como funciona a visibilidade
Por exemplo:
- Uma política trabalhista específica da Espanha pode ser visível apenas para funcionários na entidade legal espanhola
- Uma política de acesso ao escritório pode ser visível apenas para funcionários que trabalham em um local de trabalho específico.
- Uma política de processo financeiro pode ser compartilhada apenas com a equipe de Finanças.
Se nenhum grupo de visibilidade for selecionado, os funcionários não terão acesso à política.
Se um funcionário não consegue ver uma política, verifique se:
- A política está publicada
- As configurações de visibilidade incluem o correto:
- Entidade Legal
- Local de trabalho
- Equipe
- Papel
Se as taxas de reconhecimento forem baixas, verifique se:
- Os funcionários corretos foram direcionados
- O reconhecimento foi ativado durante a publicação
- O conteúdo da política é fácil de entender
- Lembretes automáticos estão ativados para a política, ou use Enviar lembretes para lembrar os funcionários que ainda estão pendentes.
Se você não consegue ver os dados de reconhecimento, pode não ter as permissões necessárias para acessar análises de políticas ou informações de reconhecimento. Entre em contato com o Administrador da sua empresa para revisar suas permissões.
Dashboard de Políticas e Insights
As políticas também incluem um dashboard dedicado que ajuda as equipes de RH e Administração a entender como os funcionários interagem com as políticas da empresa e identificar lacunas de conhecimento em toda a organização.
Dependendo das permissões, Administradores e equipes de RH podem acessar análises e insights relacionados a:
- Perguntas que os funcionários estão fazendo sobre políticas
- Temas mais pesquisados
- Áreas que geram confusão ou perguntas repetidas
- Tendências nas preocupações ou curiosidade dos funcionários
- Políticas com baixa compreensão ou engajamento
Este dashboard ajuda as empresas a passar de documentação estática para um sistema de gerenciamento de conhecimento mais dinâmico e orientado por dados. Por exemplo, as equipes podem detectar:
- Funcionários perguntando repetidamente sobre regras de férias
- Confusão em torno dos processos de reembolso de despesas
- Aumento das perguntas relacionadas a trabalho remoto ou horas extras
- Documentação ausente para perguntas operacionais recorrentes
Esses insights podem ser usados para:
- Melhorar políticas existentes
- Criar novas políticas proativamente
- Esclarecer seções pouco claras
- Identificar lacunas de comunicação entre equipes ou locais
- Detectar tendências e padrões de comportamento dentro da empresa
O dashboard é especialmente valioso para equipes de RH, Operações, Jurídico e Comunicações Internas que buscam continuamente melhorar a documentação interna e a compreensão dos funcionários.
O acesso ao Dashboard de Políticas depende das permissões do usuário e da configuração do plano de Políticas da sua empresa.
Notificações
Os funcionários são notificados quando uma política é publicada ou atualizada. Quando você publica uma nova política ou atualiza uma existente, agora pode notificar os funcionários a quem se aplica. Isso ajuda a garantir que as pessoas estejam cientes de novas ou alteradas políticas sem exigir um reconhecimento obrigatório.
Como funciona
Ao publicar uma política, você verá um botão de Notificar funcionários na caixa de diálogo de publicação. O botão está ativado por padrão.
Se Notificar funcionários estiver ativado e a política não exigir reconhecimento, os funcionários dentro do escopo publicado da política recebem uma notificação através de seus canais disponíveis:
- Caixa de entrada
- Notificações push
Cada notificação inclui um link direto para a política publicada, facilitando para os funcionários abri-la e lê-la.
Se você não quiser notificar os funcionários—por exemplo, ao fazer uma atualização menor—pode desativar Notificar funcionários antes de publicar.
Quem recebe notificações?
As notificações são enviadas apenas para funcionários incluídos no escopo publicado da política, seja para todos ou para um grupo específico de pessoas. A pessoa que publica a política não recebe uma notificação para sua própria publicação.
Atualizações de política
Cada vez que você publica uma atualização, isso é tratado como um novo evento de conscientização. Se as notificações estiverem ativadas, os funcionários no escopo são notificados novamente para que estejam cientes das últimas mudanças.
Políticas que exigem reconhecimento
Se uma política exigir reconhecimento, os funcionários receberão apenas a tarefa de reconhecimento. Nenhuma notificação adicional de publicação é enviada, evitando notificações duplicadas para a mesma política.
Preferências de notificação
Os funcionários continuam a controlar como recebem notificações através de suas preferências de notificação existentes. As notificações são entregues apenas pelos canais que cada funcionário ativou.
Lembretes de reconhecimento
Para políticas que exigem reconhecimento, Factorial pode lembrar os funcionários que ainda não reconheceram a política, para que você não precise acompanhá-los manualmente.
Lembretes automáticos
Ao publicar uma política com Exigir reconhecimento ativado, escolha uma Frequência de lembrete:
- 3 dias
- 7 dias
- 14 dias
- Nunca
Factorial continua lembrando os funcionários pendentes na frequência selecionada até que reconheçam a política.
Enviar lembretes agora
Na janela de Reconhecimentos da política, clique em Enviar lembretes para lembrar a todos que ainda estão pendentes com um único clique.
Como funcionam os lembretes
- Os lembretes são enviados todas as manhãs para os funcionários que ainda estão pendentes na versão atual da política.
- Cada funcionário recebe no máximo um lembrete por dia.
- Os funcionários param de receber lembretes assim que reconhecem a política.
- Apenas os funcionários a quem a política se aplica recebem lembretes.
- Publicar uma nova versão da política reinicia o cronograma de lembretes. Os reconhecimentos de versões anteriores são mantidos em registro.
Acompanhar lembretes e reconhecimentos
- Na janela de Reconhecimentos, a aba Pendente mostra quantos lembretes cada funcionário recebeu, bem como quando os últimos e próximos lembretes foram enviados.
- A lista de políticas mostra a contagem de reconhecimentos para cada política, sem precisar abri-la.
- Os funcionários podem ver quando reconheceram cada política.
Os lembretes de reconhecimento estão disponíveis para empresas que têm Políticas com acesso ao dashboard de reconhecimentos e insights.
Melhores práticas
- Direcione políticas com cuidado: Evite compartilhar todas as políticas com todos os funcionários. Limitar a visibilidade melhora a relevância e reduz a sobrecarga de informações.
- Use linguagem simples e clara: Políticas escritas em linguagem clara e compreensível geralmente alcançam taxas de reconhecimento mais altas e melhor compreensão por parte dos funcionários.
- Re-solicite reconhecimento após grandes atualizações: Se uma política mudar significativamente, solicite reconhecimento novamente para garantir que os funcionários estejam cientes das novas informações.
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Revise os dados de reconhecimento regularmente: Monitorar as taxas de reconhecimento pode ajudar a identificar:
- Equipes que estão perdendo informações importantes
- Lacunas de comunicação
- Políticas que podem precisar de esclarecimento ou simplificação
FAQ
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Quem pode criar e publicar políticas?
Administradores e usuários com as permissões apropriadas podem criar, editar e publicar políticas.
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O que significa reconhecimento para os funcionários?
Os funcionários confirmam que leram e entenderam a política através de uma simples ação de reconhecimento.
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As notificações são enviadas automaticamente?
Os funcionários recebem uma tarefa solicitando reconhecimento. Se você definir uma frequência de lembrete ao publicar, os funcionários que ainda não reconheceram a política também receberão lembretes automáticos até que o façam. Você também pode enviar lembretes manualmente a qualquer momento com Enviar lembretes.
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Posso acompanhar quem reconheceu uma política?
Sim. As equipes de RH e Administradores podem acompanhar o progresso do reconhecimento e visualizar as taxas de conclusão gerais diretamente da visão geral das Políticas.
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Os funcionários podem acessar políticas antigas?
Os funcionários podem acessar qualquer política que seja:- Publicada
- Visível para eles de acordo com as configurações de visibilidade configuradas
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O que acontece quando uma política é atualizada?
Os Administradores podem republicar a versão atualizada e, opcionalmente, solicitar reconhecimento novamente para garantir que os funcionários revisem as últimas mudanças. Publicar uma nova versão reinicia o cronograma de lembretes, e os reconhecimentos de versões anteriores são mantidos em registro.