Les polítiques a Factorial ajuden les empreses a centralitzar documentació interna important i a assegurar-se que els/les empleats/es no només tinguin accés a ella, sinó que també la llegeixin i la reconeguin quan sigui necessari.
Amb les últimes millores, les polítiques ara donen suport al cicle de vida complet de la política: des de la publicació d'un document, fins a l'objectiu del públic adequat, sol·licitar reconeixement i fer un seguiment de la conformitat al llarg del temps.
Visió general
Amb les polítiques, pots:
- Crear, pujar, organitzar i distribuir documentació interna com ara:
- Manuals d'empleats
- Codi de conducta
- Polítiques d'IT i seguretat
- Directrius de salut i seguretat
- Polítiques de despeses i viatges
- Acords de treball remot
- Documents de protecció de dades i conformitat
- Controlar qui pot accedir a cada política
- Dirigir les polítiques per:
- Entitat legal
- Lloc de treball
- Equip
- Rol
- Sol·licitar el reconeixement dels/les empleats/es
- Fer un seguiment de les taxes de reconeixement
- Monitoritzar l'adopció i la visibilitat de les polítiques
- Detectar quins/les empleats/es encara necessiten revisar documentació important
Les polítiques poden ser dirigides a grups específics d'empleats/es i, quan sigui necessari, es pot demanar als/les empleats/es que confirmin que han llegit i entès el contingut. Això ajuda els equips de RRHH i Operacions a millorar la comunicació, la conformitat i la visibilitat a tota l'empresa. A més, els equips de RRHH poden controlar qui veu cada política, sol·licitar la confirmació de comprensió i fer un seguiment de les taxes de reconeixement en un sol lloc.
Quan i per què s'hauria d'utilitzar
Utilitza aquesta funció per:
- Compartir polítiques de l'empresa amb grups específics (per exemple, per entitat legal, lloc de treball o equip)
- Assegurar-te que els/les empleats/es estiguin informats/es sobre noves o actualitzades polítiques
- Recollir i fer un seguiment del reconeixement per a finalitats de conformitat o auditoria
- Millorar l'adopció i la visibilitat de la documentació interna
Això és especialment útil per a polítiques obligatòries com el codi de conducta, la conformitat amb el GDPR, la protecció de dades, la política de treball remot o les directrius de salut i seguretat. Les polítiques són especialment útils quan la informació ha de ser:
- Comunicada clarament
- Fàcilment accessible
- Reconeguda pels/les empleats/es
- Auditable per a finalitats de conformitat
Com utilitzar
- Al teu panell lateral, ves a Polítiques
- Pots:
- Pujar un nou document de política o seleccionar-ne un d'existent
- Crear una nova política directament a Factorial
- Durant el procés de publicació, defineix la visibilitat seleccionant una o més de les següents:
- Entitat legal
- Lloc de treball
- Equip
- Rol
Pots combinar múltiples filtres per crear regles de visibilitat més precises
- Activa Sol·licitar reconeixement si vols que els/les empleats/es confirmin que han llegit i entès la política
- Si es requereix reconeixement, tria una Frequència de recordatori: cada 3, 7 o 14 dies, o Mai. Els/les empleats/es que no han reconegut la política encara reben un recordatori amb aquesta freqüència
- Selecciona si vols Notificar els/les empleats/es o no
- Publica la política
- Un cop publicada:
- Els/les empleats/es inclosos/es en la configuració de visibilitat tindran accés
- Els/les empleats/es que requereixen reconeixement rebran una tasca pendent
- Confirmen la comprensió mitjançant una simple acció de reconeixement
- RRHH i Administradors/es poden fer un seguiment del progrés des de la visió general de la política
- Fes un seguiment de l'estat i els percentatges de reconeixement directament des de la visió general de la política. Des de la visió general de les polítiques, els/les Administradors/es i els equips de RRHH poden monitoritzar:
- Total d'empleats/es afectats
- Número de reconeixements completats
- Reconociments pendents
- Percentatge global de reconeixement
Això ajuda els equips a identificar:- Polítiques amb baixa adopció
- Empleats/es que encara necessiten recordatoris
- Bretxes de documentació entre departaments o ubicacions
Com funciona la visibilitat
Per exemple:
- Una política laboral específica d'Espanya pot ser visible només per als/les empleats/es de l'entitat legal espanyola
- Una política d'accés a l'oficina pot ser visible només per als/les empleats/es que treballen en un lloc de treball específic.
- Una política de procés financer pot ser compartida només amb l'equip de finances.
Si no s'ha seleccionat cap grup de visibilitat, els/les empleats/es no tindran accés a la política.
Si un/una empleat/ada no pot veure una política, comprova que:
- La política està publicada
- Les configuracions de visibilitat inclouen el correcte:
- Entitat legal
- Lloc de treball
- Equip
- Rol
Si les taxes de reconeixement són baixes, verifica que:
- Els/les empleats/es correctes van ser objectius
- El reconeixement es va activar durant la publicació
- El contingut de la política és fàcil d'entendre
- Els recordatoris automàtics estan activats per a la política, o utilitza Enviar recordatoris per recordar als/les empleats/es que encara estan pendents.
Si no pots veure les dades de reconeixement, és possible que no tinguis els permisos necessaris per accedir a les analítiques de polítiques o a la informació de reconeixement. Contacta amb l'Administradora o l'Administrador de la teva empresa per revisar els teus permisos.
Tauler de Polítiques i Insights
Les polítiques també inclouen un tauler dedicat que ajuda els equips de RRHH i Administració a entendre com interactuen els/les empleats/es amb les polítiques de l'empresa i identificar bretxes de coneixement a l'organització.
Dependrà dels permisos, els/les Administradors/es i els equips de RRHH poden accedir a analítiques i informes relacionats amb:
- Preguntes que els/les empleats/es fan sobre les polítiques
- Temes més cercats
- Tendències en les preocupacions o curiositat dels/les empleats/es
- Polítiques amb baixa comprensió o compromís
Aquest tauler ajuda les empreses a passar de documentació estàtica a un sistema de gestió del coneixement més dinàmic i basat en dades. Per exemple, els equips poden detectar:
- Empleats/es que pregunten repetidament sobre les normes de vacances
- Confusió al voltant dels processos de reemborsament de despeses
- Augment de preguntes relacionades amb el treball remot o les hores extres
- Documentació que falta per a preguntes operatives recurrents
Aquests informes poden ser utilitzats per:
- Millorar les polítiques existents
- Crear noves polítiques de manera proactiva
- Clarificar seccions poc clares
- Identificar bretxes de comunicació entre equips o ubicacions
- Detectar tendències i patrons de comportament dins de l'empresa
El tauler és especialment valuós per als equips de RRHH, Operacions, Legal i Comunicacions Internes que busquen millorar contínuament la documentació interna i la comprensió dels/les empleats/es.
L'accés al Tauler de Polítiques depèn dels permisos d'usuari i de la configuració del pla de Polítiques de la teva empresa.
Notificacions
Els/les empleats/es són notificats quan una política és publicada o actualitzada. Quan publiques una nova política o actualitzes una existent, ara pots notificar els/les empleats/es a qui s'aplica. Això ajuda a assegurar que les persones estiguin al corrent de les polítiques noves o canviades sense requerir un reconeixement obligatori.
Com funciona
Quan publiques una política, veuràs un commutador de Notificar els/les empleats/es al diàleg de publicació. El commutador està activat per defecte.
Si Notificar els/les empleats/es està activat i la política no requereix reconeixement, els/les empleats/es dins de l'abast publicat de la política reben una notificació a través dels seus canals disponibles:
- Bústia d'entrada
- Correu electrònic
- Notificacions push
Cada notificació inclou un enllaç directe a la política publicada, facilitant que els/les empleats/es la obrin i la llegeixin.
Si no vols notificar els/les empleats/es—per exemple, quan fas una actualització menor—pots desactivar Notificar els/les empleats/es abans de publicar.
Qui rep notificacions?
Les notificacions només s'envien als/les empleats/es inclosos/es en l'abast publicat de la política, ja sigui tothom o un grup específic de persones. La persona que publica la política no rep una notificació per la seva pròpia publicació.
Actualitzacions de polítiques
Cada vegada que publiques una actualització, es tracta com un nou esdeveniment de consciència. Si les notificacions estan activades, els/les empleats/es en l'abast són notificats novament perquè siguin conscients dels darrers canvis.
Polítiques que requereixen reconeixement
Si una política requereix reconeixement, els/les empleats/es només rebran la tasca de reconeixement. No s'envia cap notificació de publicació addicional, evitant notificacions duplicades per la mateixa política.
Preferències de notificació
Els/les empleats/es continuen controlant com reben notificacions a través de les seves preferències de notificació existents. Les notificacions només es lliuren a través dels canals que cada empleat/ada ha activat.
Recordatoris de reconeixement
Per a les polítiques que requereixen reconeixement, Factorial pot recordar als/les empleats/es que encara no han reconegut la política, així que no necessites fer un seguiment manualment amb ells/elles.
Recordatoris automàtics
Quan publiques una política amb Requerir reconeixement activat, tria una Frequència de recordatori:
- 3 dies
- 7 dies
- 14 dies
- Mai
Factorial continua recordant als/les empleats/es pendents a la freqüència seleccionada fins que reconeguin la política.
Enviar recordatoris ara
Des de la finestra de Reconociments de la política, fes clic a Enviar recordatoris per recordar a tothom qui encara està pendent amb un sol clic.
Com funcionen els recordatoris
- Els recordatoris s'envien cada matí als/les empleats/es que encara estan pendents de la versió actual de la política.
- Cada empleat/ada rep un màxim d'un recordatori per dia.
- Els/les empleats/es deixen de rebre recordatoris tan aviat com reconeixen la política.
- Només els/les empleats/es a qui s'aplica la política reben recordatoris.
- Publicar una nova versió de la política reinicia el calendari de recordatoris. Els reconeixements de versions anteriors es mantenen registrats.
Fer un seguiment de recordatoris i reconeixements
- En la finestra de Reconociments, la pestanya Pendent mostra quants recordatoris ha rebut cada empleat/ada, així com quan s'envien els darrers i els següents recordatoris.
- La llista de polítiques mostra el recompte de reconeixement per a cada política, sense haver de obrir-la.
- Els/les empleats/es poden veure quan van reconèixer cada política.
Els recordatoris de reconeixement estan disponibles per a les empreses que tenen Polítiques amb accés al tauler de reconeixements i informes.
Millors pràctiques
- Dirigeix les polítiques amb cura: Evita compartir cada política amb cada empleat/ada. Limitar la visibilitat millora la rellevància i redueix la sobrecàrrega d'informació.
- Utilitza un llenguatge simple i clar: Les polítiques escrites en un llenguatge clar i comprensible solen aconseguir taxes de reconeixement més altes i una millor comprensió per part dels/les empleats/es.
- Re-sol·licitar reconeixement després de canvis importants: Si una política canvia significativament, sol·licita reconeixement novament per assegurar-te que els/les empleats/es siguin conscients de la nova informació.
-
Revisar les dades de reconeixement regularment: Monitoritzar les taxes de reconeixement pot ajudar a identificar:
- Equips que es perden informació important
- Bretxes de comunicació
- Polítiques que poden necessitar clarificació o simplificació
FAQ
-
Qui pot crear i publicar polítiques?
Els/les Administradors/es i els/les usuaris/àries amb els permisos adequats poden crear, editar i publicar polítiques.
-
Què significa el reconeixement per als/les empleats/es?
Els/les empleats/es confirmen que han llegit i entès la política mitjançant una simple acció de reconeixement.
-
Les notificacions s'envien automàticament?
Els/les empleats/es reben una tasca sol·licitant reconeixement. Si estableixes una freqüència de recordatori al publicar, els/les empleats/es que encara no han reconegut la política també reben recordatoris automàtics fins que ho facin. També pots enviar recordatoris manualment en qualsevol moment amb Enviar recordatoris.
-
Puc fer un seguiment de qui ha reconegut una política?
Sí. Els equips de RRHH i els/les Administradors/es poden fer un seguiment del progrés del reconeixement i veure les taxes de completament globals directament des de la visió general de les polítiques.
-
Poden els/les empleats/es accedir a polítiques antigues?
Els/les empleats/es poden accedir a qualsevol política que estigui:- Publicada
- Visible per a ells/es segons les configuracions de visibilitat
-
Què passa quan es publica una actualització d'una política?
Els/les Administradors/es poden tornar a publicar la versió actualitzada i opcionalment sol·licitar reconeixement novament per assegurar-se que els/les empleats/es revisin els darrers canvis. Publicar una nova versió reinicia el calendari de recordatoris, i els reconeixements de versions anteriors es mantenen registrats.