Les politiques dans Factorial aident les entreprises à centraliser des documents internes importants et à s'assurer que les employé·e·s y ont non seulement accès, mais les lisent et les reconnaissent lorsque cela est nécessaire.
Avec les dernières améliorations, les Politiques prennent désormais en charge l'ensemble du cycle de vie des politiques : de la publication d'un document, à la cible du bon public, en passant par la demande de reconnaissance et le suivi de la conformité au fil du temps.
Aperçu
Avec les Politiques, vous pouvez :
- Créer, télécharger, organiser et distribuer des documents internes tels que :
- Manuels des employé·e·s
- Code de conduite
- Politiques informatiques et de sécurité
- Lignes directrices sur la santé et la sécurité
- Politiques de dépenses et de voyage
- Accords de télétravail
- Documents de protection des données et de conformité
- Contrôler qui peut accéder à chaque politique
- Cibler les politiques par :
- Entité légale
- Lieu de travail
- Équipe
- Rôle
- Demander la reconnaissance des employé·e·s
- Suivre les taux de reconnaissance
- Surveiller l'adoption et la visibilité des politiques
- Détecter quels employé·e·s doivent encore examiner des documents importants
Les politiques peuvent être ciblées vers des groupes spécifiques d'employé·e·s et, si nécessaire, les employé·e·s peuvent être invités à confirmer qu'ils ont lu et compris le contenu. Cela aide les équipes RH et Opérations à améliorer la communication, la conformité et la visibilité à travers l'entreprise. De plus, les équipes RH peuvent contrôler qui voit chaque politique, demander une confirmation de compréhension et suivre les taux de reconnaissance en un seul endroit.
Quand et pourquoi cela devrait être utilisé
Utilisez cette fonctionnalité pour :
- Partager les politiques de l'entreprise avec des groupes spécifiques (par exemple, par entité légale, lieu de travail ou équipe)
- S'assurer que les employé·e·s sont informé·e·s des politiques nouvelles ou mises à jour
- Collecter et suivre la reconnaissance à des fins de conformité ou d'audit
- Améliorer l'adoption et la visibilité de la documentation interne
Cela est particulièrement utile pour les politiques obligatoires telles que le code de conduite, la conformité au RGPD, la protection des données, la politique de télétravail ou les lignes directrices sur la santé et la sécurité. Les politiques sont particulièrement utiles lorsque l'information doit être :
- Clairément communiquée
- Facilement accessible
- Reconnaître par les employé·e·s
- Auditable à des fins de conformité
Comment utiliser
- Dans votre barre latérale, allez à Politiques
- Vous pouvez :
- Télécharger un nouveau document de politique ou sélectionner un document existant
- Créer une nouvelle politique directement dans Factorial
- Au cours du processus de publication, définissez la visibilité en sélectionnant un ou plusieurs des éléments suivants :
- Entité légale
- Lieu de travail
- Équipe
- Rôle
Vous pouvez combiner plusieurs filtres pour créer des règles de visibilité plus précises
- Activez Demander la reconnaissance si vous souhaitez que les employé·e·s confirment qu'ils ont lu et compris la politique
- Si la reconnaissance est requise, choisissez une Fréquence de rappel : tous les 3, 7 ou 14 jours, ou Jamais. Les employé·e·s qui n'ont pas encore reconnu la politique reçoivent un rappel à cette fréquence
- Sélectionnez si vous souhaitez Notifier les employé·e·s ou non
- Publiez la politique
- Une fois publiée :
- Les employé·e·s inclus dans les paramètres de visibilité auront accès
- Les employé·e·s nécessitant une reconnaissance recevront une tâche en attente
- Ils confirment leur compréhension par une simple action de reconnaissance
- Les RH et les administrateurs peuvent suivre les progrès depuis l'aperçu de la politique
- Suivez l'état et les pourcentages de reconnaissance directement depuis l'aperçu de la politique. Depuis l'aperçu des Politiques, les administrateurs et les équipes RH peuvent surveiller :
- Total des employé·e·s concernés
- Nombre de reconnaissances complètes
- Reconnaissances en attente
- Pourcentage global de reconnaissance
Cela aide les équipes à identifier :- Politiques avec une faible adoption
- Employé·e·s qui ont encore besoin de rappels
- Gaps de documentation à travers les départements ou les lieux
Comment fonctionne la visibilité
Par exemple :
- Une politique du travail spécifique à l'Espagne peut être visible uniquement pour les employé·e·s de l'entité légale espagnole
- Une politique d'accès au bureau peut être visible uniquement pour les employé·e·s travaillant dans un lieu de travail spécifique.
- Une politique de processus financier peut être partagée uniquement avec l'équipe financière.
Si aucun groupe de visibilité n'est sélectionné, les employé·e·s n'auront pas accès à la politique.
Si un employé ne peut pas voir une politique, vérifiez que :
- La politique est publiée
- Les paramètres de visibilité incluent le bon :
- Entité légale
- Lieu de travail
- Équipe
- Rôle
Si les taux de reconnaissance sont bas, vérifiez que :
- Les bons employé·e·s ont été ciblé·e·s
- La reconnaissance a été activée lors de la publication
- Le contenu de la politique est facile à comprendre
- Les rappels automatiques sont activés pour la politique, ou utilisez Envoyer des rappels pour inciter les employé·e·s qui sont encore en attente.
Si vous ne pouvez pas voir les données de reconnaissance, vous n'avez peut-être pas les autorisations requises pour accéder aux analyses de politique ou aux informations de reconnaissance. Contactez votre administrateur d'entreprise pour examiner vos autorisations.
Tableau de bord des Politiques et Insights
Les Politiques incluent également un tableau de bord dédié qui aide les équipes RH et administratives à comprendre comment les employé·e·s interagissent avec les politiques de l'entreprise et à identifier les lacunes de connaissances au sein de l'organisation.
Selon les autorisations, les administrateurs et les équipes RH peuvent accéder aux analyses et aux insights liés à :
- Questions que les employé·e·s posent au sujet des politiques
- Sujets les plus recherchés
- Domaines générant de la confusion ou des questions répétées
- Tendances dans les préoccupations ou la curiosité des employé·e·s
- Politiques avec une faible compréhension ou engagement
Ce tableau de bord aide les entreprises à passer d'une documentation statique à un système de gestion des connaissances plus dynamique et basé sur les données. Par exemple, les équipes peuvent détecter :
- Employé·e·s posant à plusieurs reprises des questions sur les règles de congé
- Confusion autour des processus de remboursement des dépenses
- Questions accrues liées au télétravail ou aux heures supplémentaires
- Documentation manquante pour des questions opérationnelles récurrentes
Ces insights peuvent être utilisés pour :
- Améliorer les politiques existantes
- Créer de nouvelles politiques de manière proactive
- Clarifier des sections peu claires
- Identifier des lacunes de communication à travers les équipes ou les lieux
- Détecter des tendances et des comportements au sein de l'entreprise
Le tableau de bord est particulièrement précieux pour les équipes RH, Opérations, Juridique et Communications internes qui cherchent à améliorer continuellement la documentation interne et la compréhension des employé·e·s.
L'accès au tableau de bord des Politiques dépend des autorisations des utilisateurs et de la configuration du plan de Politiques de votre entreprise.
Notifications
Les employé·e·s sont notifié·e·s lorsqu'une politique est publiée ou mise à jour. Lorsque vous publiez une nouvelle politique ou mettez à jour une existante, vous pouvez désormais notifier les employé·e·s concernés. Cela aide à s'assurer que les personnes sont au courant des politiques nouvelles ou modifiées sans nécessiter une reconnaissance obligatoire.
Comment cela fonctionne
Lors de la publication d'une politique, vous verrez un interrupteur Notifier les employé·e·s dans la boîte de dialogue de publication. L'interrupteur est activé par défaut.
Si Notifier les employé·e·s est activé et que la politique ne nécessite pas de reconnaissance, les employé·e·s dans le champ publié de la politique reçoivent une notification par leurs canaux disponibles :
- Boîte de réception
- Notifications push
Chaque notification comprend un lien direct vers la politique publiée, facilitant l'ouverture et la lecture pour les employé·e·s.
Si vous ne souhaitez pas notifier les employé·e·s — par exemple, lors d'une mise à jour mineure — vous pouvez désactiver Notifier les employé·e·s avant la publication.
Qui est notifié ?
Les notifications ne sont envoyées qu'aux employé·e·s inclus dans le champ publié de la politique, que ce soit tout le monde ou un groupe spécifique de personnes. La personne publiant la politique ne reçoit pas de notification pour sa propre publication.
Mises à jour des politiques
Chaque fois que vous publiez une mise à jour, elle est considérée comme un nouvel événement de sensibilisation. Si les notifications sont activées, les employé·e·s concernés sont à nouveau notifié·e·s afin qu'ils soient au courant des derniers changements.
Politiques nécessitant une reconnaissance
Si une politique nécessite une reconnaissance, les employé·e·s ne recevront que la tâche de reconnaissance. Aucune notification de publication supplémentaire n'est envoyée, empêchant les notifications en double pour la même politique.
Préférences de notification
Les employé·e·s continuent de contrôler comment ils reçoivent des notifications via leurs préférences de notification existantes. Les notifications ne sont livrées que par les canaux que chaque employé·e a activés.
Rappels de reconnaissance
Pour les politiques nécessitant une reconnaissance, Factorial peut rappeler aux employé·e·s qui n'ont pas encore reconnu la politique, afin que vous n'ayez pas besoin de les relancer manuellement.
Rappels automatiques
Lors de la publication d'une politique avec Exiger la reconnaissance activé, choisissez une Fréquence de rappel :
- 3 jours
- 7 jours
- 14 jours
- Jamais
Factorial continue de rappeler aux employé·e·s en attente à la fréquence sélectionnée jusqu'à ce qu'ils reconnaissent la politique.
Envoyer des rappels maintenant
Depuis la fenêtre Reconnaissances de la politique, cliquez sur Envoyer des rappels pour rappeler à tous ceux qui sont encore en attente d'un simple clic.
Comment fonctionnent les rappels
- Les rappels sont envoyés chaque matin aux employé·e·s qui sont encore en attente de la version actuelle de la politique.
- Chaque employé·e reçoit un maximum d'un rappel par jour.
- Les employé·e·s cessent de recevoir des rappels dès qu'ils reconnaissent la politique.
- Seuls les employé·e·s auxquels la politique s'applique reçoivent des rappels.
- La publication d'une nouvelle version de la politique redémarre le calendrier des rappels. Les reconnaissances des versions précédentes sont conservées en dossier.
Suivre les rappels et les reconnaissances
- Dans la fenêtre Reconnaissances, l'onglet En attente montre combien de rappels chaque employé·e a reçus, ainsi que les dates des derniers et prochains rappels envoyés.
- La liste des politiques affiche le nombre de reconnaissances pour chaque politique, sans avoir à l'ouvrir.
- Les employé·e·s peuvent voir quand ils ont reconnu chaque politique.
Les rappels de reconnaissance sont disponibles pour les entreprises qui ont des Politiques avec accès au tableau de bord des reconnaissances et des insights.
Meilleures pratiques
- Ciblez les politiques avec soin : Évitez de partager chaque politique avec chaque employé·e. Limiter la visibilité améliore la pertinence et réduit la surcharge d'information.
- Utilisez un langage simple et clair : Les politiques rédigées dans un langage clair et compréhensible obtiennent généralement des taux de reconnaissance plus élevés et une meilleure compréhension des employé·e·s.
- Redemandez la reconnaissance après des mises à jour majeures : Si une politique change de manière significative, demandez à nouveau la reconnaissance pour vous assurer que les employé·e·s sont au courant des nouvelles informations.
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Examinez régulièrement les données de reconnaissance : Surveiller les taux de reconnaissance peut aider à identifier :
- Les équipes manquant d'informations importantes
- Les lacunes de communication
- Les politiques qui peuvent nécessiter des clarifications ou des simplifications
FAQ
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Qui peut créer et publier des politiques ?
Les administrateurs et les utilisateurs ayant les autorisations appropriées peuvent créer, modifier et publier des politiques.
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Que signifie la reconnaissance pour les employé·e·s ?
Les employé·e·s confirment qu'ils ont lu et compris la politique par une simple action de reconnaissance.
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Les notifications sont-elles envoyées automatiquement ?
Les employé·e·s reçoivent une tâche demandant la reconnaissance. Si vous définissez une fréquence de rappel lors de la publication, les employé·e·s qui n'ont pas encore reconnu la politique reçoivent également des rappels automatiques jusqu'à ce qu'ils le fassent. Vous pouvez également envoyer des rappels manuellement à tout moment avec Envoyer des rappels.
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Puis-je suivre qui a reconnu une politique ?
Oui. Les équipes RH et les administrateurs peuvent suivre les progrès de reconnaissance et voir les taux de complétion globaux directement depuis l'aperçu des Politiques.
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Les employé·e·s peuvent-ils accéder aux anciennes politiques ?
Les employé·e·s peuvent accéder à toute politique qui est :- Publiée
- Visible pour eux selon les paramètres de visibilité configurés
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Que se passe-t-il lorsqu'une politique est mise à jour ?
Les administrateurs peuvent republier la version mise à jour et demander à nouveau la reconnaissance si nécessaire pour s'assurer que les employé·e·s examinent les derniers changements. La publication d'une nouvelle version redémarre le calendrier des rappels, et les reconnaissances des versions précédentes sont conservées en dossier.