Richtlinien in Factorial helfen Unternehmen, wichtige interne Dokumente zu zentralisieren und sicherzustellen, dass Mitarbeitende nicht nur Zugang dazu haben, sondern auch lesen und anerkennen, wenn es erforderlich ist.
Mit den neuesten Verbesserungen unterstützen Richtlinien nun den gesamten Lebenszyklus einer Richtlinie: vom Veröffentlichen eines Dokuments über die Ansprache der richtigen Zielgruppe, das Anfordern von Anerkennung bis hin zur Nachverfolgung der Einhaltung im Laufe der Zeit.

Überblick

Mit Richtlinien kannst du:

• Interne Dokumentationen erstellen, hochladen, organisieren und verteilen, wie z.B.:
  • Mitarbeiterhandbücher
  • Verhaltenskodex
  • IT- und Sicherheitsrichtlinien
  • Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien
  • Spesen- und Reisekostenrichtlinien
  • Vereinbarungen zur Telearbeit
  • Datenschutz- und Compliance-Dokumente
• Kontrollieren, wer auf jede Richtlinie zugreifen kann
• Richtlinien ansprechen nach:
  • Rechtlicher Einheit
  • Arbeitsplatz
  • Team
  • Rolle
• Anerkennung von Mitarbeitenden anfordern
• Anerkennungsraten verfolgen
• Die Annahme und Sichtbarkeit von Richtlinien überwachen
• Erkennen, welche Mitarbeitenden noch wichtige Dokumente überprüfen müssen

Richtlinien können auf spezifische Gruppen von Mitarbeitenden ausgerichtet werden, und wenn nötig, können Mitarbeitende gebeten werden zu bestätigen, dass sie den Inhalt gelesen und verstanden haben. Dies hilft HR- und Betriebsteams, die Kommunikation, Compliance und Sichtbarkeit im Unternehmen zu verbessern. Außerdem können HR-Teams kontrollieren, wer jede Richtlinie sieht, die Bestätigung des Verständnisses anfordern und die Anerkennungsraten an einem Ort verfolgen.

Wie man es benutzt

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Richtlinien
2. Du kannst:
   • Ein neues Richtliniendokument hochladen oder ein bestehendes auswählen
   • Eine neue Richtlinie direkt in Factorial erstellen
3. Definiere während des Veröffentlichungsprozesses die Sichtbarkeit, indem du eine oder mehrere der folgenden Optionen auswählst:
   • Rechtliche Einheit
   • Arbeitsplatz
   • Team
   • Rolle
     Du kannst mehrere Filter kombinieren, um präzisere Sichtbarkeitsregeln zu erstellen
4. Aktiviere Anerkennung anfordern, wenn du möchtest, dass Mitarbeitende bestätigen, dass sie die Richtlinie gelesen und verstanden haben
5. Wenn eine Anerkennung erforderlich ist, wähle eine Erinnerungsfrequenz: alle 3, 7 oder 14 Tage oder Nie. Mitarbeitende, die die Richtlinie noch nicht anerkannt haben, erhalten in dieser Frequenz eine Erinnerung
6. Wähle, ob du Mitarbeitende benachrichtigen möchtest oder nicht
7. Veröffentliche die Richtlinie
8. Nach der Veröffentlichung:
   • Mitarbeitende, die in den Sichtbarkeitseinstellungen enthalten sind, erhalten Zugang
   • Mitarbeitende, die eine Anerkennung benötigen, erhalten eine ausstehende Aufgabe
   • Sie bestätigen das Verständnis durch eine einfache Anerkennungsaktion
   • HR und Admins können den Fortschritt aus der Übersicht der Richtlinien verfolgen
9. Verfolge den Status und die Prozentsätze der Anerkennung direkt aus der Übersicht der Richtlinien. Aus der Übersicht der Richtlinien können Admins und HR-Teams überwachen:
   • Gesamtzahl der betroffenen Mitarbeitenden
   • Anzahl der abgeschlossenen Anerkennungen
   • Ausstehende Anerkennungen
   • Gesamter Anerkennungsprozentsatz
     Dies hilft Teams, Folgendes zu identifizieren:
     • Richtlinien mit niedriger Annahme
     • Mitarbeitende, die noch Erinnerungen benötigen
     • Dokumentationslücken in Abteilungen oder Standorten

Richtlinien-Dashboard und Insights

Richtlinien umfassen auch ein spezielles Dashboard, das HR- und Admin-Teams hilft zu verstehen, wie Mitarbeitende mit Unternehmensrichtlinien interagieren und Wissenslücken in der Organisation zu identifizieren.
Je nach Berechtigungen können Admins und HR-Teams auf Analysen und Einblicke zugreifen, die sich auf Folgendes beziehen:

• Fragen, die Mitarbeitende zu Richtlinien stellen
• Am häufigsten gesuchte Themen
• Bereiche, die Verwirrung oder wiederholte Fragen erzeugen
• Trends bei den Bedenken oder der Neugier von Mitarbeitenden
• Richtlinien mit geringer Verständlichkeit oder Engagement

Dieses Dashboard hilft Unternehmen, von statischen Dokumentationen zu einem dynamischeren und datengestützten Wissensmanagementsystem überzugehen. Zum Beispiel können Teams erkennen:

• Mitarbeitende, die wiederholt nach Urlaubsregeln fragen
• Verwirrung über Spesenabrechnungsprozesse
• Erhöhte Fragen zu Telearbeit oder Überstunden
• Fehlende Dokumentationen für wiederkehrende betriebliche Fragen

Diese Einblicke können genutzt werden, um:

• Bestehende Richtlinien zu verbessern
• Proaktiv neue Richtlinien zu erstellen
• Unklare Abschnitte zu klären
• Kommunikationslücken zwischen Teams oder Standorten zu identifizieren
• Trends und Verhaltensmuster innerhalb des Unternehmens zu erkennen

Das Dashboard ist besonders wertvoll für HR-, Betriebs-, Rechts- und interne Kommunikationsteams, die kontinuierlich interne Dokumentationen und das Verständnis der Mitarbeitenden verbessern möchten.

Benachrichtigungen

Mitarbeitende werden benachrichtigt, wenn eine Richtlinie veröffentlicht oder aktualisiert wird. Wenn du eine neue Richtlinie veröffentlichst oder eine bestehende aktualisierst, kannst du jetzt die Mitarbeitenden benachrichtigen, auf die sie zutrifft. Dies hilft sicherzustellen, dass die Menschen über neue oder geänderte Richtlinien informiert sind, ohne dass eine obligatorische Anerkennung erforderlich ist.

Wie es funktioniert

Beim Veröffentlichen einer Richtlinie siehst du einen Schalter für Mitarbeitende benachrichtigen im Veröffentlichungsdialog. Der Schalter ist standardmäßig aktiviert.

Wenn Mitarbeitende benachrichtigen aktiviert ist und die Richtlinie keine Anerkennung erfordert, erhalten Mitarbeitende im veröffentlichten Geltungsbereich der Richtlinie eine Benachrichtigung über ihre verfügbaren Kanäle:

• Posteingang
• E-Mail
• Push-Benachrichtigungen

Jede Benachrichtigung enthält einen direkten Link zur veröffentlichten Richtlinie, was es den Mitarbeitenden erleichtert, sie zu öffnen und zu lesen.

Wer wird benachrichtigt?

Benachrichtigungen werden nur an Mitarbeitende gesendet, die im veröffentlichten Geltungsbereich der Richtlinie enthalten sind, egal ob das alle oder eine spezifische Gruppe von Personen ist. Die Person, die die Richtlinie veröffentlicht, erhält keine Benachrichtigung für ihre eigene Veröffentlichung.

Richtlinienaktualisierungen

Jedes Mal, wenn du ein Update veröffentlichst, wird es als neues Bewusstseinsevent behandelt. Wenn Benachrichtigungen aktiviert sind, werden Mitarbeitende im Geltungsbereich erneut benachrichtigt, damit sie über die neuesten Änderungen informiert sind.

Richtlinien, die eine Anerkennung erfordern

Wenn eine Richtlinie eine Anerkennung erfordert, erhalten Mitarbeitende nur die Aufgabe zur Anerkennung. Es wird keine zusätzliche Veröffentlichungsbenachrichtigung gesendet, um doppelte Benachrichtigungen für die gleiche Richtlinie zu verhindern.

Benachrichtigungseinstellungen

Mitarbeitende können weiterhin steuern, wie sie Benachrichtigungen über ihre bestehenden Benachrichtigungseinstellungen erhalten. Benachrichtigungen werden nur über die Kanäle geliefert, die jeder Mitarbeitende aktiviert hat.

Anerinnerungen zur Anerkennung

Für Richtlinien, die eine Anerkennung erfordern, kann Factorial Mitarbeitende erinnern, die die Richtlinie noch nicht anerkannt haben, sodass du sie nicht manuell nachverfolgen musst.

Automatische Erinnerungen

Beim Veröffentlichen einer Richtlinie mit aktivierter Anerkennung erforderlich wähle eine Erinnerungsfrequenz:

• 3 Tage
• 7 Tage
• 14 Tage
• Nie

Factorial erinnert ausstehende Mitarbeitende in der gewählten Frequenz, bis sie die Richtlinie anerkennen.

Erinnerungen jetzt senden

Im Fenster Anerkennungen der Richtlinie klicke auf Erinnerungen senden, um alle, die noch ausstehen, mit einem einzigen Klick zu erinnern.

Wie Erinnerungen funktionieren

• Erinnerungen werden jeden Morgen an Mitarbeitende gesendet, die noch ausstehen bei der aktuellen Version der Richtlinie.
• Jeder Mitarbeitende erhält maximal eine Erinnerung pro Tag.
• Mitarbeitende hören auf, Erinnerungen zu erhalten, sobald sie die Richtlinie anerkennen.
• Nur Mitarbeitende, auf die die Richtlinie zutrifft, erhalten Erinnerungen.
• Das Veröffentlichen einer neuen Version der Richtlinie setzt den Erinnerungszeitplan zurück. Anerkennungen früherer Versionen werden dokumentiert.

Erinnerungen und Anerkennungen verfolgen

• Im Fenster Anerkennungen zeigt der Tab Ausstehend, wie viele Erinnerungen jeder Mitarbeitende erhalten hat, sowie wann die letzte und nächste Erinnerung gesendet wird.
• Die Liste der Richtlinien zeigt die Anzahl der Anerkennungen für jede Richtlinie an, ohne sie öffnen zu müssen.
• Mitarbeitende können sehen, wann sie jede Richtlinie anerkannt haben.

FAQ

1. Wer kann Richtlinien erstellen und veröffentlichen?
   Admins und Nutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können Richtlinien erstellen, bearbeiten und veröffentlichen.
   
2. Was bedeutet Anerkennung für Mitarbeitende?
   Mitarbeitende bestätigen, dass sie die Richtlinie gelesen und verstanden haben, durch eine einfache Anerkennungsaktion.
   
3. Werden Benachrichtigungen automatisch gesendet?
   Mitarbeitende erhalten eine Aufgabe, die um Anerkennung bittet. Wenn du eine Erinnerungsfrequenz beim Veröffentlichen festlegst, erhalten Mitarbeitende, die die Richtlinie noch nicht anerkannt haben, ebenfalls automatische Erinnerungen, bis sie dies tun. Du kannst auch jederzeit manuell mit Erinnerungen senden Erinnerungen versenden.
   
4. Kann ich verfolgen, wer eine Richtlinie anerkannt hat?
   Ja. HR-Teams und Admins können den Fortschritt der Anerkennung verfolgen und die Gesamtabschlussraten direkt aus der Übersicht der Richtlinien einsehen.
   
5. Können Mitarbeitende auf alte Richtlinien zugreifen?
   Mitarbeitende können auf jede Richtlinie zugreifen, die:
   • Veröffentlicht ist
   • Für sie sichtbar ist gemäß den konfigurierten Sichtbarkeitseinstellungen
     
6. Was passiert, wenn eine Richtlinie aktualisiert wird?
   Admins können die aktualisierte Version erneut veröffentlichen und optional erneut um Anerkennung bitten, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende die neuesten Änderungen überprüfen. Das Veröffentlichen einer neuen Version setzt den Erinnerungszeitplan zurück, und Anerkennungen früherer Versionen werden dokumentiert.