Richtlinien in Factorial helfen Unternehmen, wichtige interne Dokumentationen zu zentralisieren und sicherzustellen, dass Mitarbeitende nicht nur Zugang dazu haben, sondern diese auch lesen und bei Bedarf anerkennen.
Mit den neuesten Verbesserungen unterstützen die Richtlinien nun den gesamten Lebenszyklus der Richtlinie: vom Veröffentlichen eines Dokuments über die Ansprache der richtigen Zielgruppe, das Anfordern von Bestätigungen bis hin zur Überwachung der Einhaltung über die Zeit.
Überblick
Mit den Richtlinien kannst du:
- Interne Dokumentationen erstellen, hochladen, organisieren und verteilen, wie zum Beispiel:
- Mitarbeiterhandbücher
- Verhaltenskodex
- IT- und Sicherheitsrichtlinien
- Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien
- Spesen- und Reisekostenrichtlinien
- Vereinbarungen zur Fernarbeit
- Datenschutz- und Compliance-Dokumente
- Steuern, wer auf jede Richtlinie zugreifen kann
- Richtlinien gezielt ansprechen nach:
- Rechtlicher Einheit
- Arbeitsplatz
- Team
- Die Bestätigung der Mitarbeitenden anfordern
- Die Bestätigungsraten verfolgen
- Die Annahme und Sichtbarkeit der Richtlinien überwachen
- Erkennen, welche Mitarbeitenden noch wichtige Dokumentationen überprüfen müssen
Richtlinien können auf spezifische Gruppen von Mitarbeitenden ausgerichtet werden, und wenn nötig, können Mitarbeitende gebeten werden zu bestätigen, dass sie den Inhalt gelesen und verstanden haben. Dies hilft den HR- und Betriebsteams, die Kommunikation, Compliance und Sichtbarkeit im Unternehmen zu verbessern. Darüber hinaus können HR-Teams steuern, wer jede Richtlinie sieht, die Bestätigung des Verständnisses anfordern und die Bestätigungsraten an einem Ort verfolgen.
Wann und warum es verwendet werden sollte
Nutze diese Funktion, um:
- Unternehmensrichtlinien mit spezifischen Gruppen zu teilen (zum Beispiel nach rechtlicher Einheit, Arbeitsplatz oder Team)
- Sicherzustellen, dass Mitarbeitende über neue oder aktualisierte Richtlinien informiert sind
- Bestätigungen für Compliance- oder Prüfungszwecke zu sammeln und zu verfolgen
- Die Annahme und Sichtbarkeit interner Dokumentationen zu verbessern
Dies ist besonders nützlich für verpflichtende Richtlinien wie Verhaltenskodex, GDPR-Compliance, Datenschutz, Richtlinien zur Fernarbeit oder Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien. Richtlinien sind besonders nützlich, wenn Informationen:
- Deutlich kommuniziert werden müssen
- Leicht zugänglich sein müssen
- Von Mitarbeitenden anerkannt werden müssen
- Für Compliance-Zwecke prüfbar sein müssen
So verwendest du es
- Gehe in deiner Seitenleiste zu Richtlinien
- Du kannst:
- Ein neues Richtliniendokument hochladen oder ein bestehendes auswählen
- Eine neue Richtlinie direkt in Factorial erstellen
- Definiere während des Veröffentlichungsprozesses die Sichtbarkeit, indem du eine oder mehrere der folgenden Optionen auswählst:
- Rechtliche Einheit
- Arbeitsplatz
- Team
Du kannst mehrere Filter kombinieren, um präzisere Sichtbarkeitsregeln zu erstellen
- Aktiviere Bestätigung anfordern, wenn du möchtest, dass Mitarbeitende bestätigen, dass sie die Richtlinie gelesen und verstanden haben
- Veröffentliche die Richtlinie
- Nach der Veröffentlichung:
- Mitarbeitende, die in den Sichtbarkeitseinstellungen enthalten sind, erhalten Zugang
- Mitarbeitende, die eine Bestätigung benötigen, erhalten eine ausstehende Aufgabe
- Sie bestätigen das Verständnis durch eine einfache Bestätigungsaktion
- HR und Admins können den Fortschritt aus der Richtlinienübersicht verfolgen
- Verfolge den Bestätigungsstatus und die Prozentsätze direkt aus der Richtlinienübersicht. Aus der Richtlinienübersicht können Admins und HR-Teams überwachen:
- Gesamtzahl der betroffenen Mitarbeitenden
- Anzahl der abgeschlossenen Bestätigungen
- Ausstehende Bestätigungen
- Gesamter Bestätigungsprozentsatz
Dies hilft den Teams, Folgendes zu identifizieren:- Richtlinien mit niedriger Annahme
- Mitarbeitende, die noch Erinnerungen benötigen
- Dokumentationslücken in Abteilungen oder Standorten
Wie die Sichtbarkeit funktioniert
Zum Beispiel:
- Eine Spanien-spezifische Arbeitsrichtlinie kann nur für Mitarbeitende in der spanischen rechtlichen Einheit sichtbar sein
- Eine Bürozugangsrichtlinie kann nur für Mitarbeitende sichtbar sein, die an einem bestimmten Arbeitsplatz arbeiten.
- Eine Finanzprozessrichtlinie kann nur mit dem Finanzteam geteilt werden.
Wenn keine Sichtbarkeitsgruppe ausgewählt ist, haben Mitarbeitende keinen Zugang zur Richtlinie.
Wenn Mitarbeitende eine Richtlinie nicht sehen können, überprüfe, dass:
- Die Richtlinie veröffentlicht ist
- Die Sichtbarkeitseinstellungen die richtige umfassen:
- Rechtliche Einheit
- Arbeitsplatz
- Team
Wenn die Bestätigungsraten niedrig sind, überprüfe, dass:
- Die richtigen Mitarbeitenden angesprochen wurden
- Die Bestätigung während der Veröffentlichung aktiviert wurde
- Der Inhalt der Richtlinie leicht verständlich ist
- Du könntest auch in Betracht ziehen, die Mitarbeitenden manuell erneut zu informieren oder zu erinnern.
Wenn du keine Bestätigungsdaten sehen kannst, hast du möglicherweise nicht die erforderlichen Berechtigungen, um auf die Richtlinienanalysen oder Bestätigungsinformationen zuzugreifen. Kontaktiere deinen Unternehmensadmin, um deine Berechtigungen zu überprüfen.
Richtlinien-Dashboard und Insights
Richtlinien beinhalten auch ein spezielles Dashboard, das HR- und Admin-Teams hilft zu verstehen, wie Mitarbeitende mit Unternehmensrichtlinien interagieren und Wissenslücken in der Organisation zu identifizieren.
Je nach Berechtigungen können Admins und HR-Teams auf Analysen und Insights zugreifen, die sich auf Folgendes beziehen:
- Fragen, die Mitarbeitende zu Richtlinien stellen
- Am häufigsten gesuchte Themen
- Bereiche, die Verwirrung oder wiederholte Fragen erzeugen
- Trends in den Anliegen oder der Neugier der Mitarbeitenden
- Richtlinien mit geringer Verständlichkeit oder Engagement
Dieses Dashboard hilft Unternehmen, von statischen Dokumentationen zu einem dynamischeren und datengestützten Wissensmanagementsystem überzugehen. Zum Beispiel können Teams erkennen:
- Mitarbeitende, die wiederholt nach Urlaubsregeln fragen
- Verwirrung über Prozesse zur Erstattung von Spesen
- Gestiegene Fragen zu Fernarbeit oder Überstunden
- Fehlende Dokumentationen für wiederkehrende betriebliche Fragen
Diese Insights können verwendet werden, um:
- Bestehende Richtlinien zu verbessern
- Proaktiv neue Richtlinien zu erstellen
- Unklare Abschnitte zu klären
- Kommunikationslücken zwischen Teams oder Standorten zu identifizieren
- Trends und Verhaltensmuster im Unternehmen zu erkennen
Das Dashboard ist besonders wertvoll für HR-, Betriebs-, Rechts- und interne Kommunikationsteams, die kontinuierlich interne Dokumentationen und das Verständnis der Mitarbeitenden verbessern möchten.
Der Zugriff auf das Richtlinien-Dashboard hängt von den Benutzerberechtigungen und der Konfiguration des Richtlinienplans deines Unternehmens ab.
Benachrichtigungen
Mitarbeitende werden benachrichtigt, wenn eine Richtlinie veröffentlicht oder aktualisiert wird. Wenn du eine neue Richtlinie veröffentlichst oder eine bestehende aktualisierst, kannst du jetzt die Mitarbeitenden benachrichtigen, auf die sie zutrifft. Dies hilft sicherzustellen, dass die Personen über neue oder geänderte Richtlinien informiert sind, ohne dass eine verpflichtende Bestätigung erforderlich ist.
Wie es funktioniert
Beim Veröffentlichen einer Richtlinie siehst du einen Schalter „Mitarbeitende benachrichtigen“ im Veröffentlichungsdialog. Der Schalter ist standardmäßig aktiviert.
Wenn „Mitarbeitende benachrichtigen“ aktiviert ist und die Richtlinie keine Bestätigung erfordert, erhalten Mitarbeitende innerhalb des veröffentlichten Geltungsbereichs eine Benachrichtigung über ihre verfügbaren Kanäle:
- Posteingang
- Push-Benachrichtigungen
Jede Benachrichtigung enthält einen direkten Link zur veröffentlichten Richtlinie, was es den Mitarbeitenden erleichtert, diese zu öffnen und zu lesen.
Wenn du die Mitarbeitenden nicht benachrichtigen möchtest – zum Beispiel bei einer kleinen Aktualisierung – kannst du „Mitarbeitende benachrichtigen“ deaktivieren, bevor du veröffentlichst.
Wer wird benachrichtigt?
Benachrichtigungen werden nur an Mitarbeitende gesendet, die im veröffentlichten Geltungsbereich der Richtlinie enthalten sind, egal ob das alle oder eine spezifische Gruppe von Personen ist. Die Person, die die Richtlinie veröffentlicht, erhält keine Benachrichtigung für ihre eigene Veröffentlichung.
Richtlinienaktualisierungen
Jedes Mal, wenn du eine Aktualisierung veröffentlichst, wird dies als neues Bewusstseinsereignis behandelt. Wenn Benachrichtigungen aktiviert sind, werden die Mitarbeitenden im Geltungsbereich erneut benachrichtigt, damit sie über die neuesten Änderungen informiert sind.
Richtlinien, die eine Bestätigung erfordern
Wenn eine Richtlinie eine Bestätigung erfordert, erhalten Mitarbeitende nur die Bestätigungsaufgabe. Es wird keine zusätzliche Veröffentlichungsbenachrichtigung gesendet, um doppelte Benachrichtigungen für dieselbe Richtlinie zu verhindern.
Benachrichtigungseinstellungen
Mitarbeitende können weiterhin steuern, wie sie Benachrichtigungen über ihre bestehenden Benachrichtigungseinstellungen erhalten. Benachrichtigungen werden nur über die Kanäle geliefert, die jeder Mitarbeitende aktiviert hat.
Best Practices
- Richtlinien sorgfältig ansprechen: Vermeide es, jede Richtlinie mit jedem Mitarbeitenden zu teilen. Eine Begrenzung der Sichtbarkeit verbessert die Relevanz und reduziert die Informationsüberflutung.
- Verwende einfache und klare Sprache: Richtlinien, die in klarer, verständlicher Sprache verfasst sind, erreichen in der Regel höhere Bestätigungsraten und ein besseres Verständnis bei den Mitarbeitenden.
- Fordere nach größeren Aktualisierungen erneut eine Bestätigung an: Wenn sich eine Richtlinie erheblich ändert, fordere erneut eine Bestätigung an, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden über die neuen Informationen informiert sind.
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Überprüfe regelmäßig die Bestätigungsdaten: Die Überwachung der Bestätigungsraten kann helfen, Folgendes zu identifizieren:
- Teams, die wichtige Informationen vermissen
- Kommunikationslücken
- Richtlinien, die möglicherweise klärungs- oder vereinfachungsbedürftig sind
FAQ
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Wer kann Richtlinien erstellen und veröffentlichen?
Admins und Nutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können Richtlinien erstellen, bearbeiten und veröffentlichen.
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Was bedeutet Bestätigung für Mitarbeitende?
Mitarbeitende bestätigen, dass sie die Richtlinie gelesen und verstanden haben, durch eine einfache Bestätigungsaktion.
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Werden Benachrichtigungen automatisch gesendet?
Derzeit erhalten Mitarbeitende eine Aufgabe, die um Bestätigung bittet.
Zusätzliche Benachrichtigungs- und Erinnerungsfunktionen sind für zukünftige Versionen geplant.
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Kann ich verfolgen, wer eine Richtlinie bestätigt hat?
Ja. HR-Teams und Admins können den Fortschritt der Bestätigungen verfolgen und die Gesamtabschlussraten direkt aus der Richtlinienübersicht einsehen.
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Können Mitarbeitende auf alte Richtlinien zugreifen?
Mitarbeitende können auf jede Richtlinie zugreifen, die:- Veröffentlicht ist
- Für sie gemäß den konfigurierten Sichtbarkeitseinstellungen sichtbar ist
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Was passiert, wenn eine Richtlinie aktualisiert wird?
Admins können die aktualisierte Version erneut veröffentlichen und optional erneut eine Bestätigung anfordern, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden die neuesten Änderungen überprüfen.