Descripción general
La función de carga de documentos para ausencias permite solicitar y almacenar documentos de respaldo directamente para cada ausencia. Esto ayuda a centralizar la documentación, respaldar las políticas internas y hacer que la validación de ausencias sea más clara y trazable.
Cuándo y por qué utilizar esta funcionalidad
- Necesita que los empleados adjunten un documento de respaldo para un tipo de ausencia específico.
- Quieres que los documentos estén vinculados directamente a la ausencia en Factorial .
- Desea un proceso de aprobación de ausencias más claro y auditable.
Esto es especialmente útil para ausencias como licencia por enfermedad , licencia parental , licencia legal o cualquier otra ausencia justificada que requiera documentación.
Permisos necesarios
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Para empleados:
No se requieren permisos especiales. Los empleados solo pueden cargar documentos relacionados con sus ausencias . -
Para gerentes o aprobadores de tiempo libre:
Permisos para ver documentos en la carpeta Tiempo libre si necesitan cargar o revisar documentos.
Cómo configurar una ausencia con carga de documentos
- En la barra lateral, vaya a Configuración → Tiempo libre
- Seleccione la pestaña Tipo de ausencia
- Haga clic en Agregar ausencia o seleccione "editar" un tipo de ausencia existente
- Revise o complete la información básica (nombre, póliza, etc.)
- Habilitar la opción Habilitar adjuntar documentos
- (Opcional) Habilite Requerir carga obligatoria de documentos si el documento es obligatorio para presentar la ausencia.
- Haga clic en Guardar para aplicar la configuración.
Si el documento es obligatorio, los empleados no podrán presentar la solicitud de ausencia sin adjuntar al menos un archivo.
Cómo cargan documentos los empleados
Los empleados pueden cargar documentos desde su perfil siguiendo estos pasos:
- En la barra lateral, vaya a Tiempo libre
- Haga clic en Agregar tiempo libre
- Seleccione la ausencia, en este caso, un tipo que permita la carga de documentos.
- Complete las fechas e información requerida.
- Adjunte el documento en el campo de carga.
- Enviar la solicitud.
Subir documentos a una ausencia existente
- En la barra lateral, vaya a Tiempo libre
- En la sección Solicitudes de tiempo libre pendientes de revisión, seleccione la ausencia a la que desea agregar el documento.
- En caso de falta de detalles, encontrará la opción para subirlo.
Los empleados pueden cargar documentos incluso después de que la ausencia haya terminado , siempre y cuando la ausencia exista en Factorial .
Los documentos deben cargarse desde los detalles de la ausencia. No es posible adjuntar documentos a ausencias que no se hayan creado.
Solución de problemas
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No puedo subir un documento a una ausencia
Asegúrese de que el tipo de ausencia tenga habilitada la opción Permitir cargas de documentos .
Verifique que la ausencia se haya creado correctamente.
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Un empleado no puede enviar la solicitud de ausencia
Verifique si el documento está marcado como obligatorio.
Asegúrese de que el archivo cumpla con los requisitos de formato y tamaño permitidos.
-
No puedo ver los documentos adjuntos
Confirme que tiene permiso para ver las ausencias del empleado.
Abra los detalles de ausencia para ver los archivos adjuntos.