Descripción general
La función de carga de documentos para ausencias permite solicitar y almacenar documentos de respaldo directamente para cada ausencia. Esto ayuda a centralizar la documentación, respaldar las políticas internas y hacer que la validación de ausencias sea más clara y trazable.
Cuándo y por qué utilizar esta funcionalidad
- Necesita que los empleados adjunten un documento de respaldo para un tipo de ausencia específico.
- Quieres que los documentos estén vinculados directamente a la ausencia en Factorial.
- Desea un proceso de aprobación de ausencias más claro y auditable.
Esto es especialmente útil para ausencias como ausencia por enfermedad, ausencia parental, ausencia legal o cualquier otra ausencia justificada que requiera documentación.
Permisos necesarios
-
Para empleados:
No se requieren permisos especiales. Los empleados solo pueden cargar documentos relacionados con sus ausencias. -
Para managers o aprobadores de ausencia:
Permisos para ver documentos en la carpeta Ausencias si necesitan cargar o revisar documentos.
Cómo configurar una ausencia con subida de documentos
- En la barra lateral, ve a Configuración → Ausencias
- Selecciona la pestaña Tipo de ausencia
- Haz clic en Agregar ausencia o selecciona "editar" un tipo de ausencia existente
- Revisa o completa la información básica (nombre, política, etc.)
- Habilitar la opción Habilitar adjuntar documentos
- (Opcional) Habilita Requerir subida obligatoria de documentos si el documento es obligatorio para presentar la ausencia
- Haz clic en Guardar para aplicar la configuración
Si el documento es obligatorio, los empleados no podrán solicitar la solicitud de ausencia sin adjuntar al menos un archivo.
Cómo suben documentos los empleados
Los empleados pueden cargar documentos desde su perfil siguiendo estos pasos:
- En la barra lateral, en la sección de Ausencias
- Haz clic en Añadir ausencia
- Selecciona la ausencia, en este caso, un tipo que permita la carga de documentos
- Completa las fechas e información requerida
- Adjunta el documento en el campo de carga
- Enviar la solicitud
Subir documentos a una ausencia existente
- En la barra lateral, ve a Ausencias
- En la sección Solicitudes de ausencia o ausencias pasadas, selecciona la ausencia a la que desea agregar el documento
- En la sección Detalles de ausencia, encontrarás la opción para subirlo
Los empleados pueden cargar documentos incluso después de que la ausencia haya terminado , siempre y cuando la ausencia exista en Factorial .
Los documentos deben cargarse desde los detalles de la ausencia. No es posible adjuntar documentos a ausencias que no se hayan creado.
Solución de problemas
-
No puedo subir un documento a una ausencia
Asegúrate de que el tipo de ausencia tenga habilitada la opción Permitir cargas de documentos.
Verifica que la ausencia se haya creado correctamente.
-
Un empleado no puede enviar la solicitud de ausencia
Verifica si el documento está marcado como obligatorio.
Asegúrate de que el archivo cumpla con los requisitos de formato y tamaño permitidos.
-
No puedo ver los documentos adjuntos
Confirma que tiene permiso para ver las ausencias del empleado.
Abre los detalles de ausencia para ver los archivos adjuntos.