La gestion de la paie exige visibilité et contrôle. Grâce aux statuts de cycle et aux cycles personnalisés, vous pouvez suivre précisément l'avancement de chaque cycle de paie et choisir le moment de sa finalisation, et pas seulement à la fin du mois. Cet article explique le fonctionnement des statuts de cycle et comment les gérer efficacement.
Aperçu
Les cycles de paie suivent désormais un cycle de vie linéaire en 5 étapes , vous permettant de comprendre clairement l'état de chaque cycle à tout moment :
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Ouvrir
- Entièrement modifiable
- Les gestionnaires peuvent saisir des variables
- Les modules se synchronisent automatiquement
- État par défaut lors de la création d'un cycle
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En préparation
- La période est verrouillée.
- Les modifications et les synchronisations automatiques sont bloquées.
- Déclenché à l'aide du bouton de verrouillage
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Calcul
- Les données de paie sont envoyées à votre comptable ou à votre logiciel de paie.
- Déclenché par l'exportation
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En bref
- Les résultats de la paie ont été importés.
- Les données sont prêtes pour examen.
- Déclenché par les résultats d'importation
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Complété
- Le cycle de paie est finalisé.
- Déclenché par le bouton Terminer
De plus, vous pouvez désormais finaliser un cycle de paie à une date précise , et non plus seulement le dernier jour du mois.
Important : Le verrouillage et la finalisation d'un cycle sont des actions irréversibles.
Quand et pourquoi l'utiliser
Utilisez les états de cycle pour :
- Suivez clairement l'évolution de chaque cycle de paie
- Empêcher les modifications de dernière minute une fois les données validées.
- Garantir l'intégrité des données en bloquant les modifications lorsque cela est nécessaire.
- Meilleure coordination avec les comptables externes ou les prestataires de paie
- Alignez les dates de finalisation de la paie avec les processus internes de votre entreprise (par exemple, finaliser le traitement le 25 au lieu de la fin du mois).
Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les entreprises qui possèdent :
- Plusieurs intervenants en matière de paie
- prestataires de paie externes
- Flux de travail internes d'examen ou d'approbation
- Calendriers de paie non standard
Comment utiliser
- Consultez la section Rémunération
- Ouvrir le cycle concerné
- Vérifiez l'état actuel affiché en haut du cycle.
- Faites avancer le cycle en utilisant l'action correspondante :
- Cliquez sur Verrouiller pour passer de Ouvert à En préparation
- Utilisez la fonction Exporter pour accéder au calcul.
- Cliquez sur Verrouiller pour passer de Ouvert à En préparation
- Cliquez sur Importer les résultats pour accéder à la section En cours d'évaluation
- Cliquez sur Terminer pour finaliser le cycle
Si vous ne pouvez pas modifier le cycle de paie, celui-ci peut être en cours de préparation , de calcul , de vérification ou terminé . Une fois verrouillé, la modification et la synchronisation automatique sont bloquées.
Si les gestionnaires ne peuvent plus saisir de variables, c'est que le cycle est verrouillé ( En préparation ). Vérifiez si le verrouillage du cycle a eu lieu plus tôt que prévu.
Conseils et bonnes pratiques
- Ne verrouillez le cycle qu'une fois que toutes les entrées variables ont été validées.
- Informez les responsables avant de verrouiller le cycle afin d'éviter les blocages de modifications inattendus.
- Vérifiez attentivement les données exportées avant de les envoyer à votre comptable.
- Utilisez le statut « En cours d’examen » pour effectuer des vérifications internes avant de finaliser le cycle.
- Définissez des échéances internes claires si vous prévoyez de terminer le cycle avant la fin du mois.
FAQ
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Puis-je ramener un cycle à un état antérieur ?
Non. Le traitement de la paie suit un processus linéaire. Une fois validé ou terminé, il est irréversible.
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Quand dois-je verrouiller un cycle de paie ?
Vous devez verrouiller le cycle une fois que toutes les variables de paie ont été soumises et validées, et avant d'envoyer des données à l'extérieur.
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Puis-je effectuer le traitement de la paie avant le dernier jour du mois ?
Oui. Vous pouvez effectuer un cycle complet à une date définie qui correspond au calendrier de paie de votre entreprise.
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Que se passe-t-il après avoir terminé un cycle ?
Le cycle de paie est finalisé et ne peut plus être modifié.