Este artigo destina-se a: colaboradores/as, aprovadores/as, equipas financeiras, admins e equipas de RH.
Peça ao ONE, o nosso assistente de IA, por palavras simples, e ele faz o trabalho de Despesas por si: transforma os recibos em despesas, esvazia as filas de aprovação e responde às suas perguntas sobre os gastos. O ONE trabalha dentro das suas permissões: só vê e faz o que poderia ver e fazer por si.
O que o ONE pode fazer por si
Visão geral
A sua empresa precisa do módulo Despesas e o ONE tem de estar disponível para si. Abra o ONE e diga-lhe o que precisa.
| Se é… | O ONE pode… | Experimente pedir |
|---|---|---|
| Colaborador/a | Criar despesas a partir de recibos, associá-las a pagamentos com cartão, registar quilometragem, editar rascunhos e corrigir o que impede o envio (orçamento, projeto, centro de custo, campo em falta), retirar uma despesa pendente, agrupar, eliminar ou comentar despesas, indicar quem é o/a próximo/a aprovador/a, pedir um cartão virtual ou de utilização única, congelá-lo ou descongelá-lo (bloqueia novos pagamentos e é reversível) e mostrar os limites do cartão | «Aqui estão os meus recibos da viagem a Valência, cria-os» · «Quem tem de aprovar agora a minha despesa de táxi?» |
| Aprovador/a | Mostrar a sua fila, aprovar ou rejeitar em massa com as suas regras, solicitar alterações, indicar quem é o/a próximo/a, responder a perguntas sobre os gastos da sua equipa, enviar um resumo agendado ou aprovar de forma agendada (rotina) | «Aprova as que cumprem a política e são inferiores a 20 €» · «Quanto gastou a minha equipa em viagens no último trimestre?» · «Todas as segundas-feiras, envia-me as despesas pendentes da minha equipa» |
| Equipa financeira | Analisar os gastos em tabelas, gráficos e painéis, criar ficheiros Excel, PDF, PowerPoint ou Word, marcar despesas como pagas ou anular essa ação, e rever orçamentos e alertas | «Gastos por centro de custo nos últimos 6 meses» · «Exporta para Excel as despesas da minha equipa do T3» · «Que orçamentos foram ultrapassados?» |
| Admin | Configurar o fluxo de aprovação e as verificações de despesas por chat, consultar taxas e categorias, emitir cartões, congelar qualquer cartão, abrir a conta de cartões de despesas e criar despesas em nome de outra pessoa | «Aprova automaticamente as despesas inferiores a 20 €» · «Qual é a ajuda de custo diária oficial para a Alemanha?» · «Emite um cartão virtual com um limite mensal de 500 € para a nova pessoa da equipa comercial» |
| Equipa de RH | Adicionar as despesas aprovadas ao recibo de vencimento atual ou ao seguinte, ou retirá-las (depende das suas permissões e do seu plano) | «Adiciona as despesas aprovadas da Ana ao próximo recibo de vencimento» · «Retira a despesa do hotel do recibo de vencimento da Ana» |
Consultar e agir
- As perguntas só abrangem as despesas que tem permissão para ver. Se o ONE não encontrar nada, pode ser porque não tem acesso.
- As ações são executadas em seu nome: se a Factorial não lho permitiria, o ONE também não pode. A maioria das ações é feita assim que as pede; para eliminar, pede-lhe sempre confirmação.
Onde funciona o ONE
| Onde | O que muda |
|---|---|
| Web | Tudo, incluindo os painéis e a configuração das definições. |
| Aplicação móvel | Só texto: sem painéis, gráficos nem configuração das definições. As janelas de confirmação continuam a aparecer. |
| Outros assistentes ligados ao ONE | Só texto e sem configuração das definições; confirme as ações escrevendo sim. |
| Rotinas (agendadas) | São executadas de forma agendada sem que esteja presente, em seu nome, e enviam-lhe o resultado por e-mail. Também podem agir; por exemplo, aprovar as despesas que cumprem as suas instruções. |
Dicas e boas práticas
- Diga tudo numa só mensagem quando tiver a certeza; por exemplo, «cria estas despesas e envia-as para aprovação». Caso contrário, o ONE cria rascunhos e pergunta-lhe primeiro.
- Confirme antes de fazer ações em massa. Aprovar ou marcar como pago acontece de imediato, por isso peça primeiro ao ONE que lhe mostre a lista de despesas.
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Passos completos por função:
- Colaboradores/as: Envie despesas mandando os recibos ao ONE · Registe a quilometragem · Edite ou retire uma despesa · Agrupe as despesas de uma viagem · Elimine uma despesa · Deixe um comentário numa despesa · Consulte os estados e alertas das despesas · Consulte as perguntas frequentes sobre Despesas para colaboradores/as · Crie ou peça um cartão virtual, físico ou de utilização única · Pague com o seu cartão Factorial, adicione o recibo e desative-o se o perder
- Aprovadores/as: Aprove despesas com o ONE · Encontre as despesas que tem de aprovar · Resolva uma despesa bloqueada em Pendente ou com o/a aprovador/a errado/a · Configure as notificações e alertas de despesas
- Equipas financeiras: Analise as despesas com o ONE · Consulte quanto gasta a sua empresa · Marque uma despesa como paga ou anule a ação · Reembolse despesas com um ficheiro SEPA
- Admins: Configure o fluxo de aprovação · Verifique as despesas de acordo com a sua política de despesas · Descubra como a Factorial deteta duplicados e outros erros automaticamente · Redija uma política de despesas que o ONE possa verificar · Adicione uma despesa em nome de outra pessoa
- Equipas de RH: Reembolse despesas através do recibo de vencimento · Configure como as despesas aparecem no recibo de vencimento · Descubra o que acontece às despesas quando um/a colaborador/a sai da empresa
Resolução de problemas e perguntas frequentes
Resolução de problemas
O ONE diz que não pode fazer algo que pedi.
Não tem a permissão necessária na Factorial ou o estado da despesa não o permite (por exemplo, já está aprovada). O ONE só faz o que poderia fazer por si.
O ONE diz que não encontrou nenhuma despesa.
O ONE só lê as despesas que tem permissão para ver. Reveja o período e os filtros da sua pergunta ou confirme o seu acesso com um/a admin.
Não consigo ver um painel nem configurar o fluxo de aprovação no telemóvel.
Os painéis e a configuração das definições só funcionam na web. Na aplicação móvel, o ONE responde em texto.
Perguntas frequentes
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O ONE pergunta antes de agir?
Para eliminar, sim, sempre. Quando cria despesas a partir de recibos, cria rascunhos e pergunta antes de as enviar, a menos que tenha pedido para as enviar na mesma mensagem. Aprovar, rejeitar e marcar como pago acontecem assim que o pede.
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Posso configurar o fluxo de aprovação com o ONE?
Sim, os admins podem configurar o fluxo de aprovação ou as verificações de despesas a conversar com o ONE na web.
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Onde posso usar o ONE?
Na web da Factorial, na aplicação móvel e noutros assistentes ligados ao ONE.
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O ONE consegue ver as despesas dos/das meus/minhas colegas?
Só se também as pudesse ver na Factorial; por exemplo, porque as aprova ou tem permissão para as ver.
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O que é uma rotina?
Uma tarefa que o ONE executa de forma agendada; por exemplo, «Todas as segundas-feiras, envia-me as despesas pendentes da minha equipa». É executada em seu nome e envia-lhe o resultado por e-mail. Uma rotina também pode aprovar despesas de forma agendada; por exemplo, «Todas as sextas-feiras, aprova as despesas da minha equipa que cumprem a política e são inferiores a 50 €», mas só as que poderia aprovar por si. Reveja as instruções que o ONE lhe mostra antes de a guardar, porque é executada sem que esteja presente. Para aprovar de imediato, consulte Aprove despesas com o ONE.