Les politiques dans Factorial aident les entreprises à centraliser la documentation interne importante et à s'assurer que les employés non seulement y ont accès, mais aussi la lisent et l'accusent réception lorsque cela est nécessaire.
Avec les dernières améliorations, les politiques prennent désormais en charge l'ensemble du cycle de vie des politiques : de la publication d'un document, à la ciblage du bon public, à la demande d'accusé de réception, et au suivi de la conformité au fil du temps.
Vue d'ensemble
Avec les politiques, vous pouvez :
- Créer, télécharger, organiser et distribuer la documentation interne telle que :
- Manuels des employés
- Code de conduite
- Politiques informatiques et de sécurité
- Directives de santé et de sécurité
- Politiques de dépenses et de voyage
- Accords de travail à distance
- Documents de protection des données et de conformité
- Contrôler qui peut accéder à chaque politique
- Cibler les politiques par :
- Entité légale
- Lieu de travail
- Équipe
- Demander un accusé de réception des employés
- Suivre les taux d'accusé de réception
- Surveiller l'adoption et la visibilité des politiques
- Détecter quels employés doivent encore examiner des documents importants
Les politiques peuvent être ciblées vers des groupes spécifiques d'employés et, si nécessaire, les employés peuvent être invités à confirmer qu'ils ont lu et compris le contenu. Cela aide les équipes RH et Opérations à améliorer la communication, la conformité et la visibilité au sein de l'entreprise. De plus, les équipes RH peuvent contrôler qui voit chaque politique, demander une confirmation de compréhension et suivre les taux d'accusé de réception en un seul endroit.
Quand et pourquoi cela devrait être utilisé
Utilisez cette fonctionnalité pour :
- Partager les politiques de l'entreprise avec des groupes spécifiques (par exemple, par entité légale, lieu de travail ou équipe)
- S'assurer que les employés sont informés des nouvelles politiques ou des politiques mises à jour
- Collecter et suivre les accusés de réception à des fins de conformité ou d'audit
- Améliorer l'adoption et la visibilité de la documentation interne
Ceci est particulièrement utile pour les politiques obligatoires telles que le code de conduite, la conformité au RGPD, la protection des données, la politique de travail à distance ou les directives de santé et de sécurité. Les politiques sont particulièrement utiles lorsque l'information doit être :
- Clair
- Facilement accessible
- Reconnu par les employés
- Auditable à des fins de conformité
Comment utiliser
- Dans votre barre latérale, allez à Politiques
- Vous pouvez :
- Télécharger un nouveau document de politique ou sélectionner un document existant
- Créer une nouvelle politique directement dans Factorial
- Au cours du processus de publication, définissez la visibilité en sélectionnant un ou plusieurs des éléments suivants :
- Entité légale
- Lieu de travail
- Équipe
Vous pouvez combiner plusieurs filtres pour créer des règles de visibilité plus précises
- Activez Demander un accusé de réception si vous souhaitez que les employés confirment qu'ils ont lu et compris la politique
- Publiez la politique
- Une fois publiée :
- Les employés inclus dans les paramètres de visibilité auront accès
- Les employés nécessitant un accusé de réception recevront une tâche en attente
- Ils confirment leur compréhension par une simple action d'accusé de réception
- Les RH et les Administrateurs peuvent suivre les progrès depuis l'aperçu des politiques
- Suivez l'état et les pourcentages d'accusé de réception directement depuis l'aperçu des politiques. Depuis l'aperçu des politiques, les Administrateurs et les équipes RH peuvent surveiller :
- Total des employés concernés
- Nombre d'accusés de réception complétés
- Accusés de réception en attente
- Pourcentage global d'accusé de réception
Cela aide les équipes à identifier :- Politiques avec une faible adoption
- Employés qui ont encore besoin de rappels
- Écarts de documentation entre départements ou lieux
Comment fonctionne la visibilité
Par exemple :
- Une politique du travail spécifique à l'Espagne peut être visible uniquement pour les employés de l'entité légale espagnole
- Une politique d'accès au bureau peut être visible uniquement pour les employés travaillant dans un lieu de travail spécifique.
- Une politique de processus financier peut être partagée uniquement avec l'équipe finance.
Si aucun groupe de visibilité n'est sélectionné, les employés n'auront pas accès à la politique.
Si un employé ne peut pas voir une politique, vérifiez que :
- La politique est publiée
- Les paramètres de visibilité incluent les éléments corrects :
- Entité légale
- Lieu de travail
- Équipe
Si les taux d'accusé de réception sont bas, vérifiez que :
- Les bons employés ont été ciblés
- L'accusé de réception a été activé lors de la publication
- Le contenu de la politique est facile à comprendre
- Vous pouvez également envisager de partager à nouveau ou de rappeler manuellement aux employés.
Si vous ne pouvez pas voir les données d'accusé de réception, vous n'avez peut-être pas les autorisations requises pour accéder aux analyses de politique ou aux informations d'accusé de réception. Contactez votre Administrateur d'entreprise pour examiner vos autorisations.
Tableau de bord des politiques et Insights
Les politiques incluent également un tableau de bord dédié qui aide les équipes RH et Administrateurs à comprendre comment les employés interagissent avec les politiques de l'entreprise et à identifier les lacunes de connaissances au sein de l'organisation.
Selon les autorisations, les Administrateurs et les équipes RH peuvent accéder aux analyses et aux insights liés à :
- Questions que les employés posent sur les politiques
- Sujets les plus recherchés
- Domaines générant de la confusion ou des questions répétées
- Tendances des préoccupations ou de la curiosité des employés
- Politiques avec une faible compréhension ou engagement
Ce tableau de bord aide les entreprises à passer de la documentation statique à un système de gestion des connaissances plus dynamique et axé sur les données. Par exemple, les équipes peuvent détecter :
- Employés posant des questions répétées sur les règles de vacances
- Confusion autour des processus de remboursement des dépenses
- Augmentation des questions liées au travail à distance ou aux heures supplémentaires
- Documentation manquante pour des questions opérationnelles récurrentes
Ces insights peuvent être utilisés pour :
- Améliorer les politiques existantes
- Créer de nouvelles politiques de manière proactive
- Clarifier les sections peu claires
- Identifier les lacunes de communication entre équipes ou lieux
- Détecter les tendances et les comportements au sein de l'entreprise
Le tableau de bord est particulièrement précieux pour les équipes RH, Opérations, Juridique et Communications Internes cherchant à améliorer continuellement la documentation interne et la compréhension des employés.
L'accès au tableau de bord des politiques dépend des autorisations des utilisateurs et de la configuration du plan de politiques de votre entreprise.
Meilleures pratiques
- Cibler les politiques avec soin : Évitez de partager chaque politique avec chaque employé. Limiter la visibilité améliore la pertinence et réduit la surcharge d'information.
- Utiliser un langage simple et clair : Les politiques rédigées dans un langage clair et compréhensible atteignent généralement des taux d'accusé de réception plus élevés et une meilleure compréhension des employés.
- Redemander un accusé de réception après des mises à jour majeures : Si une politique change de manière significative, demandez à nouveau un accusé de réception pour vous assurer que les employés sont au courant des nouvelles informations.
-
Examiner régulièrement les données d'accusé de réception : Surveiller les taux d'accusé de réception peut aider à identifier :
- Équipes manquant d'informations importantes
- Lacunes de communication
- Politiques qui peuvent nécessiter des clarifications ou des simplifications
FAQ
-
Qui peut créer et publier des politiques ?
Les Administrateurs et les utilisateurs ayant les autorisations appropriées peuvent créer, modifier et publier des politiques.
-
Que signifie l'accusé de réception pour les employés ?
Les employés confirment qu'ils ont lu et compris la politique par une simple action d'accusé de réception.
-
Des notifications sont-elles envoyées automatiquement ?
Actuellement, les employés reçoivent une tâche demandant un accusé de réception.
Des capacités de notification et de rappel supplémentaires sont prévues pour de futures versions.
-
Puis-je suivre qui a accusé réception d'une politique ?
Oui. Les équipes RH et les Administrateurs peuvent suivre les progrès d'accusé de réception et voir les taux de complétion globaux directement depuis l'aperçu des politiques.
-
Les employés peuvent-ils accéder aux anciennes politiques ?
Les employés peuvent accéder à toute politique qui est :- Publiée
- Visible pour eux selon les paramètres de visibilité configurés
-
Que se passe-t-il lorsqu'une politique est mise à jour ?
Les Administrateurs peuvent republier la version mise à jour et demander éventuellement un accusé de réception à nouveau pour s'assurer que les employés examinent les dernières modifications.