Este artigo destina-se a: admins, equipas financeiras, equipas de RH, aprovadores/as e colaboradores/as.
O módulo Despesas da Factorial reúne num só lugar todo o percurso de cada despesa, desde o momento em que é paga até chegar à sua contabilidade. Assim, há menos recibos perdidos, menos folhas de cálculo, menos aprovações por perseguir e menos reconciliações no fim do mês.
Do recibo à contabilidade, num só lugar
Visão geral
Todas as despesas seguem os mesmos seis passos. O ONE, o nosso assistente de IA, ajuda em cada um deles.
| Passo | O que acontece | O que poupa |
|---|---|---|
| 1. Enviar | Os/as colaboradores/as tiram uma fotografia ao recibo com o telemóvel ou carregam-no na web; a Factorial lê-o e preenche a despesa para que a revejam. A quilometragem e as ajudas de custo diárias usam as taxas da sua empresa. Os pagamentos com cartão Factorial passam automaticamente a despesas. | Sem papel, sem escrever dados e sem folhas de cálculo. |
| 2. Rever | As verificações de despesas revêem cada despesa de acordo com a sua política de despesas assim que têm os dados necessários, e leem o recibo para detetar, por exemplo, que falta o IVA ou que os totais não batem certo. Os/as colaboradores/as veem o que devem corrigir antes de enviar. | Menos verificação manual de recibos. |
| 3. Aprovar | O seu fluxo de aprovação envia cada despesa para a pessoa certa, consoante o montante, a equipa, a categoria ou qualquer outra regra. As despesas que cumprem a política podem ser aprovadas automaticamente. Os/as aprovadores/as recebem o pedido na caixa de entrada e decidem na web ou na aplicação móvel. | Menos insistência. As despesas que não precisam de nada não ficam à espera. |
| 4. Reembolsar | Através do recibo de vencimento, com um ficheiro de pagamento SEPA ou marcando-as como pagas manualmente (consoante o seu plano). No recibo de vencimento, as despesas aprovadas são adicionadas, cada uma com a rubrica salarial que associou à respetiva categoria. | Com o recibo de vencimento, não é preciso uma transferência à parte para cada pessoa. |
| 5. Analisar | Os gastos por pessoa, equipa, categoria, projeto ou orçamento, prontos a exportar. Os orçamentos mostram o que ainda está disponível à medida que as despesas chegam. | Sabe o que gastou enquanto a informação ainda é recente. |
| 6. Sincronizar | As despesas aprovadas chegam à sua contabilidade com a categoria, a conta de razão, os impostos e o recibo, e podem ser enviadas para o seu software de contabilidade. | Menos reconciliações no fim do mês. |
O ONE em cada passo: os/as colaboradores/as podem pedir ao ONE que crie uma despesa a partir de um recibo ou de uma deslocação de carro, os/as aprovadores/as podem pedir-lhe que aprove despesas e os admins configuram o fluxo de aprovação e as verificações de despesas descrevendo-os por palavras suas.
Primeiros passos (admins)
- Adicione as pessoas que vão usar o módulo Despesas. Consulte Adicione pessoas a Despesas.
- Escolha os tipos de despesa que reembolsa. Consulte Escolha que tipos de despesa os/as colaboradores/as podem criar.
- Configure as taxas de quilometragem e de ajudas de custo diárias, se as usar. Consulte Configure as taxas de quilometragem e ajudas de custo diárias.
- Configure o seu fluxo de aprovação com o ONE. Consulte Configure o fluxo de aprovação.
- Reveja as verificações de despesas predefinidas e adicione as suas próprias regras. Consulte Verifique as despesas de acordo com a sua política de despesas.
- Associe as categorias às suas contas de razão. Consulte Configure as categorias e subcategorias de despesas.
- Se reembolsar através do recibo de vencimento, associe cada categoria a uma rubrica salarial. Consulte Configure como as despesas aparecem no recibo de vencimento.
Dicas e boas práticas
- Comece com a configuração predefinida e ajuste-a após o primeiro mês: as verificações de despesas predefinidas e um fluxo de aprovação simples cobrem o que a maioria das empresas precisa.
- Peça aos/às colaboradores/as que instalem a aplicação móvel para poderem enviar o recibo assim que pagam.
- Artigos relacionados: Consulte o glossário de Despesas · Crie uma despesa · Consulte as perguntas frequentes sobre Despesas para RH e processamento salarial
Resolução de problemas e perguntas frequentes
Resolução de problemas
Não vejo Despesas na barra lateral.
É possível que o plano da sua empresa não inclua o módulo Despesas ou que ainda não tenha acesso. Contacte o seu admin.
Vejo Os meus gastos, mas não o botão Nova despesa.
Ainda não foi adicionado/a ao módulo Despesas. Peça ao seu admin que o/a adicione. Consulte Adicione pessoas a Despesas.
Perguntas frequentes
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Preciso de cartões Factorial para usar o módulo Despesas?
Não. O módulo Despesas funciona com despesas pagas do próprio bolso, quilometragem e ajudas de custo diárias. Os cartões Factorial são cartões de empresa físicos e virtuais cujos pagamentos passam automaticamente a despesas, pelo que os/as colaboradores/as não adiantam dinheiro e vê o gasto de imediato. Consulte Descubra o que são os cartões Factorial e porque deve usá-los.
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Os/as colaboradores/as podem enviar despesas a partir do telemóvel?
Sim, a partir da aplicação móvel da Factorial.
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Como são reembolsados/as os/as colaboradores/as?
Através do recibo de vencimento, com um ficheiro de pagamento SEPA ou com Marcar como pago depois de lhes ter pago de outra forma, consoante o seu plano.
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Tenho de usar o ONE?
Os/as colaboradores/as e os/as aprovadores/as podem fazer tudo no módulo Despesas sem o ONE. Os admins configuram o fluxo de aprovação e as verificações de despesas a conversar com o ONE; as restantes definições alteram-se manualmente.
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A quem ajuda o módulo Despesas?
Os/as colaboradores/as enviam uma despesa com poucos toques, veem o estado em qualquer momento e recebem o reembolso sem terem de insistir com ninguém. Os/as aprovadores/as só recebem as despesas que precisam da sua revisão, com o recibo, o resultado da política e os comentários num só lugar, na web ou no telemóvel. As equipas financeiras têm num só lugar todas as despesas, pagamentos com cartão e recibos, com as regras aplicadas automaticamente e as exportações e a contabilidade prontas no fim do mês. As equipas de RH e de processamento salarial reembolsam as despesas aprovadas no recibo de vencimento, cada uma com a respetiva rubrica salarial, e liquidam as despesas de quem sai da empresa antes do último dia. Mais informações em Consulte as perguntas frequentes sobre Despesas para RH e processamento salarial e em Descubra o que acontece às despesas quando um/a colaborador/a sai da empresa.
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Onde encontro o módulo Despesas?
Depende da sua função e das suas permissões. Os/as colaboradores/as vão a Os meus gastos > Despesas para criar e acompanhar as suas despesas, e a Os meus gastos > Os meus cartões se tiverem um cartão Factorial; na aplicação móvel, abrem Despesas. As equipas financeiras e os admins vão a Gastos > Despesas de colaboradores para ver e gerir as despesas de todas as pessoas, os grupos de despesas, os relatórios e os orçamentos. Os admins configuram o módulo Despesas em Configurações > Despesas.
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Posso importar despesas de outra ferramenta?
Não. O módulo Despesas não permite importar despesas anteriores de outra ferramenta nem de uma folha de cálculo. A partir do primeiro dia, os/as colaboradores/as criam as suas despesas na Factorial a partir de um recibo, na web ou na aplicação móvel, ou enviando os recibos ao ONE. Consulte Crie uma despesa.