A maioria dos problemas com despesas resulta de alguns hábitos: um recibo em falta, a categoria errada ou uma despesa enviada semanas depois. Encontra aqui indicações prontas a partilhar, para que cada função saiba as poucas coisas que importam. A Factorial trata do resto: pode ler os recibos, verificar as despesas de acordo com a sua política e encaminhá-las para o/a aprovador/a certo/a.

O que dizer aos/às colaboradores/as

Os/as colaboradores/as querem ser reembolsados/as rapidamente e não querem que as despesas lhes sejam devolvidas. Partilhe estes cinco hábitos:

1. Tire uma fotografia ao recibo quando pagar. Tire-a na aplicação da Factorial ou carregue o PDF. A Factorial preenche a partir dele o montante, a data, o comerciante e os impostos.
2. Confirme o que a Factorial leu e escolha a categoria. A categoria determina a contabilidade, por isso Hotel e Refeições não são intercambiáveis.
   

   

3. Explique para que foi. «Almoço com o cliente Acme, 3 pessoas» é melhor do que «Almoço».
4. Leia a verificação da política antes de enviar. Enquanto a despesa está em rascunho, verá Pronta a enviar ou Reveja antes de enviar, com o motivo. Corrija logo, para que não lhe seja devolvida.
5. Paga com um cartão Factorial? A despesa é criada por si. Só tem de adicionar o recibo.

O que dizer aos/às aprovadores/as

1. Aprove dentro do prazo da sua empresa, por exemplo, dois dias úteis. Pode aprovar a partir da aplicação.
2. Use a recomendação. Cada despesa mostra Aprovação recomendada, Revisão recomendada ou Rejeição recomendada, com o motivo. Dedique o seu tempo às que precisam.
3. Solicite alterações em vez de rejeitar quando algo puder ser corrigido, e explique exatamente o que é preciso corrigir.
4. Não aprove o que não compreende. Primeiro, faça uma pergunta nos comentários.

O que configurar na equipa financeira ou como admin

Quanto menos opções os/as colaboradores/as tiverem de escolher, menos erros haverá.

1. Mantenha as categorias simples. Desative as que não usa e adicione algumas subcategorias claras, cada uma com a sua conta de razão.
2. Torne obrigatórios os campos importantes em Configurações > Despesas > Formulário de despesas, como o projeto ou os participantes, e oculte os restantes.
3. Escreva a sua política uma única vez, nas verificações de despesas. Descreva-a ao ONE por palavras simples. Consulte Verifique as despesas de acordo com a sua política de despesas.
4. Deixe o fluxo de aprovação encaminhar as despesas. Descreva ao ONE quem aprova o quê e aprove automaticamente o que cumpre a política. Consulte Configure o fluxo de aprovação.
5. Permita que todas as pessoas que fazem gastos criem despesas. Se a sua empresa paga por utilizador, adicione-as como utilizadores/as de Despesas; caso contrário, dê-lhes a permissão para criar despesas.

Resolução de problemas e perguntas frequentes

Resolução de problemas

Um/a colaborador/a não consegue criar despesas.
Ainda não é utilizador/a de Despesas ou não tem a permissão para criar despesas. A configuração é feita por um/a admin. Consulte Adicione pessoas a Despesas.

As despesas são devolvidas repetidamente pelo mesmo motivo.
Consulte o motivo no resultado da política. Se for sempre a mesma regra, explique-a à equipa ou ajuste a verificação.

Perguntas frequentes

1. O recibo é sempre obrigatório?
   Depende da sua política. As verificações de despesas predefinidas sinalizam as despesas regulares sem um recibo legível. As despesas sinalizadas podem ser enviadas na mesma: quem decide é o/a aprovador/a.
   
2. Os/as colaboradores/as podem enviar uma despesa sinalizada?
   Sim. Os resultados da política nunca impedem o envio nem a aprovação: quem decide é o/a aprovador/a.
   
3. Os/as aprovadores/as têm de saber a nossa política de cor?
   Não. As verificações de despesas aplicam-na a cada despesa e indicam ao/à aprovador/a o que deve rever.
   
4. Como podem os/as colaboradores/as saber em que ponto está a sua despesa sem perguntar à equipa financeira?
   Podem consultar o estado na Factorial: Pendente, Aprovado, No recibo de vencimento, Enviado para ser pago, Pago ou Alterações solicitadas se houver algo a corrigir. Mais informações em Consulte os estados e alertas das despesas.
   
5. Porque devem os/as aprovadores/as aprovar rapidamente?
   Os/as aprovadores/as mantêm o dinheiro a circular: uma aprovação lenta atrasa todos os reembolsos seguintes. Acordem um prazo, por exemplo, dois dias úteis; os/as aprovadores/as podem aprovar a partir da aplicação móvel.
   
6. Porque é importante a configuração feita pela equipa financeira ou pelos admins?
   A sua configuração determina a facilidade com que se fazem as coisas bem. Com as verificações de despesas, cada despesa é verificada de acordo com a política que descreve ao ONE.