Les phases permettent de décomposer un projet en parties plus petites et de suivre sa rentabilité de manière plus détaillée.

Au lieu de suivre le budget et la rentabilité de l'ensemble du projet, vous pouvez allouer et contrôler des budgets par phase. Vous bénéficiez ainsi d'une meilleure visibilité sur les performances, l'avancement et les marges à chaque étape du projet.

Que sont les phases ?

Les phases représentent les principales étapes ou jalons d'un projet (par exemple : planification, exécution, livraison).

En utilisant des phases, vous pouvez :

• Établir des budgets individuels par phase
• Suivi des heures enregistrées pour chaque phase
• Analyser la rentabilité à un niveau plus granulaire
• Identifiez quelle étape du projet dépasse ou n'atteint pas le budget.

Comment suivre la rentabilité par phase

Pour suivre la rentabilité par phase, vous devez configurer cela dans les paramètres de votre projet.

Étape 1 : Accédez au projet

1. Ouvrir le projet
2. Accédez aux paramètres

Étape 2 : Sélectionnez votre type de budget

Dans la section Détails financiers , vous verrez les options de type de budget du projet :

• Projet → Suivre la rentabilité au niveau du projet.
• Phases → Suivre la rentabilité séparément pour chaque phase.

Sélectionner les phases

Étape 3 : Configurez vos phases

Après avoir sélectionné « Phases » :

• Cliquez sur Configurer les phases
• Créez et définissez les différentes phases de votre projet
• Attribuer un budget à chaque phase

Créer et gérer les phases d'un projet

Étape 1 : Créer une nouvelle phase

1. Accédez à l'onglet Phases de votre projet
2. Cliquez + Créer une phase
3. Dans la fenêtre contextuelle :
   • Saisissez le nom de la phase
4. Cliquez sur Créer une phase

Votre phase apparaîtra désormais dans la liste.

Étape 2 : Configurer les détails de la phase

Une fois la phase créée :

1. Cliquez sur le nom de la phase
2. Ouvrez l'onglet Paramètres dans le panneau latéral.
3. Remplissez les champs requis :
   • Informations de base
     • Nom
     • Code
     • Date de début / Date d'échéance
     • Statut
     • Description
   • Détails financiers
     • coût estimé
     • Frais fixes (le cas échéant)
     • heures estimées
     • Définir comme facturable
     • Budget du client
     • Possibilité d'inclure les dépenses estimées
4. Cliquez sur Enregistrer

Superviser toutes les phases en un seul endroit

Une fois vos phases créées et configurées, vous pouvez tout gérer et suivre depuis l'onglet Phases du projet.

Ce tableau vous offre un aperçu financier et opérationnel complet de chaque phase, regroupé en un seul endroit.

Pour chaque phase, vous pouvez voir :

• Statut (Actif / Brouillon)
• Heures enregistrées vs heures estimées
• Budget utilisé vs plafond budgétaire
• Coûts cumulés à ce jour par rapport aux coûts estimés
• Bénéfice actuel vs. bénéfice estimé
• Marge actuelle par rapport à la marge estimée
• Alertes
• dates de début et de fin

Au bas du tableau, vous trouverez également le récapitulatif total , qui agrège toutes les données de phase au niveau du projet.

Cela vous permet de :

• Identifiez la phase qui consomme le plus de budget.
• Détecter rapidement les problèmes de marge
• Surveiller la rentabilité globale
• Repérer les risques financiers avant qu'ils n'affectent l'ensemble du projet

Comprendre les alertes de phase

Les différentes phases comprennent un système d'alerte axé sur la rentabilité pour vous aider à identifier rapidement les risques financiers.

Il existe trois types d'alertes :

Peu rentable

• Ce que cela signifie :
  Vos coûts cumulés à ce jour dépassent ce que vous pouvez facturer au client.
  Vous perdez actuellement de l'argent sur cette phase.
   
• Ce qu'il faut faire:
  Examinez les heures travaillées, les tarifs ou le budget du client. Envisagez d'ajuster le périmètre de la prestation, les tarifs ou la structure de facturation.

Dépassement de budget

• Ce que cela signifie :
  Vous avez atteint ou dépassé votre plafond budgétaire défini.
  Les coûts supplémentaires réduiront les bénéfices, sauf si :
  • Le client approuve un budget supplémentaire
  • Vous augmentez le plafond budgétaire
     
• Ce qu'il faut faire:
  Examiner le périmètre du projet et discuter des ajustements budgétaires si nécessaire.

Proche du plafond

• Ce que cela signifie :
  Vous avez utilisé plus de 90 % de votre budget.
  Ceci est un avertissement préventif avant tout dépassement de budget.
   
• Ce qu'il faut faire:
  Surveillez attentivement les heures restantes et les coûts afin d'éviter les dépassements.