Phasen ermöglichen es Ihnen, ein Projekt in kleinere Teile zu unterteilen und die Rentabilität detaillierter zu überwachen.

Anstatt Budget und Rentabilität des gesamten Projekts zu verfolgen, können Sie Budgets für jede Phase zuweisen und kontrollieren. Dadurch erhalten Sie einen besseren Überblick über Leistung, Fortschritt und Margen in den verschiedenen Projektphasen.

Was sind Phasen?

Phasen stellen die Hauptabschnitte oder Meilensteine eines Projekts dar (zum Beispiel: Planung, Ausführung, Lieferung).

Durch die Verwendung von Phasen können Sie:

• Legen Sie individuelle Budgets pro Phase fest.
• Überwachen Sie die erfassten Stunden für jede Phase
• Analysieren Sie die Rentabilität auf einer detaillierteren Ebene
• Ermitteln Sie, in welcher Projektphase das Budget über- oder unterschritten wird.

Wie man die Rentabilität nach Phasen verfolgt

Um die Rentabilität nach Phasen zu verfolgen, müssen Sie dies in Ihren Projekteinstellungen konfigurieren.

Schritt 1: Gehe zum Projekt

1. Öffnen Sie das Projekt
2. Navigieren Sie zu Einstellungen

Schritt 2: Wählen Sie Ihren Budgettyp

Im Abschnitt „Finanzielle Details“ sehen Sie die Optionen für den Projektbudgettyp :

• Projekt → Rentabilität auf Projektebene verfolgen.
• Phasen → Rentabilität für jede Phase separat erfassen.

Phasen auswählen

Schritt 3: Konfigurieren Sie Ihre Phasen

Nach Auswahl von „Phasen“:

• Klicken Sie auf „Phasen konfigurieren“ .
• Erstellen und definieren Sie die verschiedenen Phasen Ihres Projekts.
• Weisen Sie jeder Phase ein Budget zu.

Phasen in einem Projekt erstellen und verwalten

Schritt 1: Eine neue Phase erstellen

1. Wechseln Sie in Ihrem Projekt zur Registerkarte „Phasen“ .
2. Klicken + Phase erstellen
3. Im Pop-up-Fenster:
   • Geben Sie den Phasennamen ein
4. Klicken Sie auf „Phase erstellen“.

Ihre Phase wird nun in der Liste angezeigt.

Schritt 2: Phasendetails konfigurieren

Sobald die Phase erstellt ist:

1. Klicken Sie auf den Phasennamen
2. Öffnen Sie den Tab „Einstellungen “ in der Seitenleiste.
3. Füllen Sie die entsprechenden Felder aus:
   • Grundlegende Informationen
     • Name
     • Code
     • Startdatum / Fälligkeitsdatum
     • Status
     • Beschreibung
   • Finanzielle Details
     • Geschätzte Kosten
     • Fixkosten (falls zutreffend)
     • Geschätzte Stunden
     • Als abrechnungsfähig festlegen
     • Kundenbudget
     • Option zur Einbeziehung geschätzter Ausgaben
4. Klicken Sie auf Speichern

Überwachen Sie alle Phasen an einem Ort

Sobald Ihre Phasen erstellt und konfiguriert sind, können Sie alles über die Registerkarte „Phasen“ innerhalb des Projekts verwalten und verfolgen.

Diese Tabelle bietet Ihnen einen vollständigen finanziellen und operativen Überblick über jede Phase an einem Ort.

Für jede Phase können Sie Folgendes sehen:

• Status (Aktiv / Entwurf)
• Gemessene vs. geschätzte Stunden
• Verbrauchtes Budget vs. Budgetobergrenze
• Bisherige Kosten vs. geschätzte Kosten
• Aktueller vs. geschätzter Gewinn
• Aktuelle vs. geschätzte Marge
• Warnmeldungen
• Start- und Enddatum

Am unteren Rand der Tabelle sehen Sie außerdem die Gesamtübersicht , die alle Phasendaten auf Projektebene zusammenfasst.

Dies ermöglicht Ihnen Folgendes:

• Ermitteln Sie, welche Phase den größten Teil des Budgets beansprucht.
• Margenprobleme frühzeitig erkennen
• Überwachen Sie die Gesamtrentabilität
• Finanzielle Risiken erkennen, bevor sie sich auf das gesamte Projekt auswirken.

Phasenalarme verstehen

Die Phasen beinhalten ein gewinnorientiertes Warnsystem , das Ihnen hilft, finanzielle Risiken schnell zu erkennen.

Es gibt drei Arten von Warnmeldungen:

Unrentabel

• Was es bedeutet:
  Ihre bisherigen Kosten übersteigen den Betrag, den Sie dem Kunden in Rechnung stellen können.
  Sie verlieren in dieser Phase aktuell Geld.
   
• Was zu tun:
  Überprüfen Sie die erfassten Arbeitsstunden, Stundensätze oder das Kundenbudget. Erwägen Sie, den Leistungsumfang, die Stundensätze oder die Abrechnungsstruktur anzupassen.

Budgetüberschreitung

• Was es bedeutet:
  Sie haben Ihr festgelegtes Budgetlimit erreicht oder überschritten.
  Zusätzliche Kosten werden den Gewinn schmälern, es sei denn:
  • Der Kunde genehmigt ein höheres Budget
  • Sie erhöhen die Budgetobergrenze
     
• Was zu tun:
  Überprüfen Sie den Umfang und besprechen Sie gegebenenfalls Budgetanpassungen.

Nahe am Limit

• Was es bedeutet:
  Sie haben über 90 % Ihres Budgets aufgebraucht.
  Dies ist eine vorbeugende Warnung, bevor das Budget überschritten wird.
   
• Was zu tun:
  Überwachen Sie die verbleibenden Stunden und Kosten sorgfältig, um Kostenüberschreitungen zu vermeiden.