Permite que alguém envia despesas (ou ativa o módulo Despesas para ti) em poucos cliques, e remova essa pessoa quando já não precisar. Se a tua empresa paga por pessoa, só os/as utilizadores/as de Despesas podem criar despesas, incluindo os/as admins. Não vê Nova despesa? Consulta Descobre porque não vê Despesas ou o botão Nova despesa.

Adiciona pessoas a Despesas

Descrição geral

Adiciona uma pessoa quando entrar na empresa e precisar de pedir o reembolso de despesas, ou antes de começar a usar um cartão Factorial. Precisas da permissão Gerir a subscrição (os/as admins têm-na por predefinição). Não sabes se a tua empresa paga por pessoa? Se em Configurações > Subscrição aparecer Gerir utilizadores > Utilizadores de Despesas, sim.

Como fazer

A partir de Despesas (a forma mais rápida):

1. Na barra lateral, acede a Gastos > Despesas de colaboradores.
2. Abre o menu ⋯ no canto superior direito, ao lado de Novo cartão, e clica em Adicionar utilizadores.
3. Em Colaborador, clica em Pesquisar colaboradores, pesquise ou seleciona as pessoas que pretende e clica em Aplicar seleção.
4. Clica em Adicionar (aparece Adicionar 2 utilizadores se tiver escolhido duas pessoas). Verás a mensagem «Utilizadores adicionados a Despesas com sucesso».

A partir das Configurações:

1. Acede a Configurações > Subscrição.
2. Em Gerir utilizadores > Utilizadores de Despesas, clica em Adicionar utilizadores.
3. Na janela «Seleciona as pessoas que pretende adicionar ao módulo Despesas.», pesquise cada pessoa pelo nome, ou seleciona todas, e clica em Aplicar seleção.
4. Clica em Adicionar (aparece Adicionar 2 utilizadores se tiver escolhido duas pessoas). Verás a mensagem «Utilizadores adicionados a Despesas com sucesso».
   As pessoas que adicionar podem criar despesas de imediato.

Remove pessoas de Despesas

Descrição geral

Remove uma pessoa quando já não precisar de pedir o reembolso de despesas, para não pagar por uma licença que ninguém usa. Os teus cartões de Despesas são desativados (a Factorial avisa-o/a antes). Os/as colaboradores/as que saem da empresa são removidos/as automaticamente (consulta a pergunta frequente 2).

Como fazer

1. Acede a Configurações > Subscrição e clica na seta ao lado de Utilizadores de Despesas para abrir Gerir utilizadores de Despesas.
2. Encontra a pessoa, abre o menu da respetiva linha e clica em Remover do plano. Para remover várias pessoas, seleciona-as e usa a mesma ação.

Resolução de problemas e perguntas frequentes

Resolução de problemas

Um/a colaborador/a não encontra o botão Nova despesa.
Normalmente é porque ainda não é utilizador/a de Despesas. Verifica se aparece em Gerir utilizadores de Despesas e, se não aparecer, adiciona-o/a. Para ver todas as causas (incluindo tipos de despesa desativados, a app móvel e o separador Grupos), consulta Descobre porque não vê Despesas ou o botão Nova despesa.

Sou admin e não consigo enviar as minhas despesas.
Os/as admins também têm de ser utilizadores/as de Despesas: ter todas as permissões na Factorial não basta. Adiciona-se em Gerir utilizadores de Despesas.

Não vejo o botão Adicionar utilizadores ou não é possível adicionar.
Precisas da permissão Gerir a subscrição. Pede a um/a admin que adicione as pessoas por ti.

O botão Adicionar utilizadores está desativado.
Quando um parceiro gere o teu plano, deixa de ser possível adicionar pessoas quando já usou todos os/as utilizadores/as de Despesas definidos pelo parceiro, ou quando ainda não foi definido nenhum limite. Contacta o teu parceiro. Consulta Adiciona utilizadores/as de Despesas quando um parceiro gere o teu plano.

Não vejo a secção Subscrição, ou Utilizadores de Despesas não aparece.
Experimenta adicionar as pessoas a partir de Gastos > Despesas de colaboradores > ⋯ > Adicionar utilizadores (passos acima). Se também não estiver disponível, é possível que o teu plano não tenha preço por pessoa e, por isso, não existe a lista de Utilizadores de Despesas. Nesse caso, quem pode criar despesas é decidido pela permissão Pode criar uma despesa, em Configurações > Permissões. Consulta Configura as funções e permissões em Despesas. Se continuar sem conseguir resolver, contacta a nossa equipa de apoio.

Perguntas frequentes

1. Posso adicionar todos/as os/as colaboradores/as a Despesas de uma só vez?
   Sim. Na janela Adicionar utilizadores pode selecionar todos/as os/as colaboradores/as que ainda não são utilizadores/as de Despesas. Alguns planos incluem Despesas para todos/as os/as colaboradores/as: nesses planos, os/as colaboradores/as ativos/as e as novas contratações são adicionados/as automaticamente.
   
2. Tenho de remover manualmente de Despesas as pessoas que saem da empresa? Um/a colaborador/a desvinculado/a continua a aparecer como utilizador/a de Despesas.
   Não. Quando um/a colaborador/a é desvinculado/a, a Factorial remove-o/a automaticamente dos/as utilizadores/as de Despesas no dia seguinte à data de saída; até lá, continua a aparecer na lista. Os seus cartões Factorial são desativados ao mesmo tempo (um cartão ainda por emitir é cancelado). Se continuar a aparecer depois desse dia, contacta a nossa equipa de apoio.
   
3. O que acontece quando removo alguém de Despesas?
   Deixa de poder criar novas despesas. O seu histórico continua visível, e as despesas que já enviou seguem o fluxo de aprovação e podem ser reembolsadas na mesma.
   
4. Remover alguém cancela o cartão dessa pessoa?
   Não. Os cartões de Despesas dessa pessoa são desativados, por isso não podem ser usados, mas não são cancelados. A Factorial mostra este aviso na página antes de remover alguém.
   
5. Alguém pode enviar despesas em nome de um/a colega que não é utilizador/a de Despesas?
   Não. As duas pessoas têm de ser utilizadoras de Despesas para registar uma despesa em nome de outra.
   
6. Como vejo quem tem acesso a Despesas, quantas pessoas são ou se uma pessoa concreta é utilizadora de Despesas?
   Acede a Configurações > Subscrição. Em Gerir utilizadores, a linha Utilizadores de Despesas mostra quantas pessoas têm acesso. Clica na seta ao lado para abrir Gerir utilizadores de Despesas: aparecem todas as pessoas que podem usar Despesas, com a data em que foram adicionadas, e pode pesquisar uma pessoa.
   
7. Adicionei uma pessoa, mas continua sem ver Nova despesa. Porquê?
   Pede-lhe que atualize a página ou que volte a abrir a app móvel; as pessoas que adiciona podem criar despesas de imediato.
   
8. Existe outro sítio para adicionar ou alterar utilizadores/as de Despesas, além de Configurações > Subscrição?
   Para adicionar, sim: Gastos > Despesas de colaboradores > ⋯ > Adicionar utilizadores abre a mesma janela. Para remover, usa Configurações > Subscrição > Gerir utilizadores de Despesas > Remover do plano.