Este artigo é para: aprovadores/as.
Em vez de abrir as despesas uma a uma, peça ao One, nosso assistente de IA, para mostrar o que está esperando por você e para aprovar, rejeitar ou devolver despesas em palavras simples, na web ou no aplicativo móvel. É a forma mais rápida de limpar uma fila de pequenas despesas que estão dentro da política. One age assim que você pedir, sem etapa de confirmação.
Veja o que está esperando por você
Visão geral
One lista as despesas que estão aguardando sua aprovação com os detalhes que você precisa para decidir: quem enviou, valor, categoria, descrição, para quem está aguardando e quaisquer alertas ou resultados da política. Você precisa de Despesas e One ativado. One funciona apenas com despesas que você pode ver e decidir.
Como usar
- Abra One.
- Peça, por exemplo "Quais despesas estão esperando pela minha aprovação?" ou "Mostre-me as despesas que estão aguardando por mim e têm alertas de política."
- Faça perguntas de acompanhamento sobre qualquer despesa da lista.
Aprovar, rejeitar ou solicitar alterações
Visão geral
Diga ao One o que fazer e com quais despesas: uma ou muitas de uma vez, usando regras como valor, funcionário/a ou resultado da política. Quando você rejeita ou solicita alterações, um motivo é necessário: se você não fornecer um, One pede. Quando você aprova, um motivo é opcional.
Importante: One não pede que você confirme uma aprovação. Seja específico sobre quais despesas você se refere.
Como usar
- Aprovar: "Aprovar as despesas que estão aguardando por mim e estão dentro da política e abaixo de £20."
- Rejeitar: "Rejeitar minhas aprovações pendentes que têm alertas de política, com o motivo de que estão fora da política."
- Solicitar alterações (uma despesa de cada vez): "Solicitar alterações na despesa de táxi: por favor, adicione o recibo detalhado."
Quando One terminar, ele informa quais despesas mudaram. O resultado é o mesmo que decidir na página de despesas.
Dicas e Melhores Práticas
- Combine One com verificações de despesas. Peça ao One para aprovar o que está dentro da política e gaste seu próprio tempo nas despesas com avisos.
- Pergunte primeiro, depois aja. Se você não tem certeza de quais despesas um pedido irá captar, peça ao One para listá-las primeiro, depois peça para aprovar essa lista.
- Forneça um motivo quando você rejeitar ou solicitar alterações. One exige isso; na página de despesas é opcional, mas útil. O funcionário/a vê isso.
- Você também pode perguntar ao One sobre coisas que você faria na página de despesas, como "Para quem esta despesa está aguardando?".
Artigos relacionados: Como encontro as despesas que preciso aprovar? · Como aprovo, rejeito ou devolvo uma despesa? · Como verifico despesas em relação à minha política de despesas?
Solução de Problemas e FAQ
Solução de Problemas
One diz que algumas despesas não puderam ser aprovadas.
Elas não estão esperando por você: outro/a aprovador/a precisa decidir primeiro, ou já foram decididas. One apenas aprova sua etapa do fluxo de aprovação.
One diz que não é possível solicitar alterações em uma despesa.
Alterações só podem ser solicitadas em despesas Pendentes que têm um fluxo de aprovação. Se a despesa já foi aprovada ou rejeitada, nada foi mudado.
Aprovar despesas erradas com One. Posso desfazer isso?
Não a partir de One. Peça a alguém com a permissão de Redefinir o fluxo de aprovação de despesas para redefinir essas despesas (funciona em despesas Pendentes, Aprovadas e Rejeitadas, não em despesas que já estão na folha de pagamento, enviadas para pagamento ou pagas). Veja Por que uma despesa está presa em Pendente ou com o/a aprovador/a errado/a?.
FAQ
1. O que acontece depois que One aprova, rejeita ou solicita alterações?
Exatamente a mesma coisa que quando você decide na página de despesas: o/a funcionário/a é notificado/a, o/a próximo/a aprovador/a recebe o pedido, ou a despesa se torna Aprovada, Rejeitada ou Alterações solicitadas. Sua decisão é registrada na despesa.
2. Posso aprovar várias despesas de uma vez, ou tudo que está esperando por mim?
Sim, por exemplo "Aprovar as despesas que estão esperando por mim." One aprova elas imediatamente, então liste-as primeiro se você não tem certeza do que está incluído.
3. One pode aprovar despesas que estão esperando por outra pessoa?
Não. One apenas decide sobre as despesas que estão esperando por você. Para aprovar fora do fluxo, alguém com a permissão de Aprovador/a Global para Despesas usa Aprovação Global na página de despesas.
4. One me pede para confirmar antes de aprovar?
Não. Ele age assim que você pede. Para rejeições e solicitações de alterações, ele pede um motivo se você não forneceu um.
5. Posso usá-lo do meu telefone?
Sim, no aplicativo móvel Factorial.
6. One pode redefinir o fluxo de aprovação de uma despesa?
Não. Alguém com a permissão de Redefinir o fluxo de aprovação de despesas faz isso a partir de Gastos > Despesas de funcionários/as.
7. Posso aprovar um grupo inteiro de despesas com One?
One decide sobre as despesas uma a uma. Para aprovar um grupo como um todo, use a página do grupo.
8. Como rejeito uma despesa ou peço alterações sem o One?
Abra a despesa, ou use Gastos > Despesas de funcionários/as, e decida lá. Na página, um motivo é opcional. Veja Como aprovo, rejeito ou devolvo uma despesa?