Este artigo destina-se a: admins, aprovadores/as e colaboradores/as.
A Factorial avisa as pessoas certas quando uma despesa precisa delas: os/as aprovadores/as quando há algo à espera de aprovação, e os/as colaboradores/as quando a tua despesa é aprovada, rejeitada ou precisa de alterações. Ninguém tem de andar a enviar mensagens para lembrar ninguém.
Notificações que a Factorial envia
Descrição geral
As notificações chegam à caixa de entrada da Factorial, por e-mail e como notificações push na app móvel, conforme a notificação e as preferências de cada pessoa.
| Quem | Quando |
|---|---|
| Aprovadores/as | Uma despesa ou um grupo de despesas aguarda a tua aprovação. Também aparece na caixa de entrada como tarefa. |
| O/a colaborador/a | A tua despesa foi aprovada, rejeitada ou precisa de alterações. Alguém criou uma despesa em teu nome. Uma vez por semana, se tiver despesas ainda em rascunho. Depois de um pagamento com cartão Factorial, uma notificação push com o montante e o comerciante pede o recibo. |
A equipa financeira não é avisada automaticamente quando uma despesa fica totalmente aprovada: adiciona uma notificação personalizada (veja abaixo).
Como fazer
Cada pessoa escolhe como recebe as notificações:
- Clica no sino ao lado do teu nome, na parte inferior da barra lateral, para abrir Notificações, e depois clica na roda dentada no topo do painel.
- Pesquisa a notificação, por exemplo despesa, ou desloque-se até à secção Despesas.
- Seleciona ou desmarque E-mail e Telemóvel para cada uma.
Adiciona os teus próprios alertas com notificações personalizadas
Descrição geral
Usa as notificações personalizadas para avisar alguém sobre as despesas que importam no teu processo, por exemplo «enviar um e-mail à equipa financeira quando for aprovada uma despesa acima de 1000 €». Os e-mails personalizados dependem do teu plano; o/a teu/tua account manager pode confirmar.
Como fazer
- Acede a Configurações > Configuração avançada > Notificações personalizadas.
- Cria uma nova notificação personalizada e escolhe um Acionador, por exemplo Quando uma despesa é aprovada.
- Adiciona condições, por exemplo, o montante ser superior a 1000.
- Escolhe a ação, por exemplo Enviar um e-mail personalizado para, e as pessoas a avisar.
- Clica em Criar automatização (o botão que guarda uma notificação personalizada).
Dicas e boas práticas
- Reserva as notificações personalizadas para os poucos casos que precisam de atenção extra, para que ninguém começa a ignorá-las.
- Os/as revisores/as que usam a app móvel recebem os pedidos de aprovação mais depressa com as notificações push ativas.
- Para decidir quem revê uma despesa, usa o fluxo de aprovação, não as notificações. Consulta Configura o fluxo de aprovação.
Artigos relacionados: Descobre a caixa de entrada: notificações e pedidos centralizados · Configura o fluxo de aprovação
Resolução de problemas e perguntas frequentes
Resolução de problemas
Um/a revisor/a não recebeu o pedido de aprovação.
Verifica se é o/a revisor/a certo/a no fluxo de aprovação e se não desativou o e-mail ou as notificações push de Nova despesa pendente. O pedido está sempre na tua caixa de entrada.
Um/a colaborador/a diz que não é avisado/a quando a tua despesa é aprovada.
Pede-lhe que verifique Despesa revista nas tuas configurações de notificações.
A minha notificação personalizada não envia e-mails ou não chega a ninguém.
Verifica quatro coisas. Os e-mails personalizados dependem do teu plano (o/a teu/tua account manager pode confirmar). A notificação precisa de pelo menos um/a destinatário/a, e de um assunto e uma mensagem de e-mail. As pessoas cujo acesso à Factorial ainda não começou não a podem receber. E o acionador e as condições têm de corresponder às despesas que espera.
Perguntas frequentes
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Posso desativar as notificações para toda a empresa?
Não. Cada pessoa escolhe como recebe as suas notificações. As notificações obrigatórias ficam sempre na caixa de entrada.
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As notificações podem ser enviadas só por e-mail?
Sim. Cada pessoa pode desativar as notificações push e manter o e-mail, e as notificações personalizadas podem enviar um e-mail personalizado.
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A equipa financeira é avisada quando uma despesa é aprovada?
Não por predefinição. Adiciona uma notificação personalizada com o acionador Quando uma despesa é aprovada, ou consulta a lista de despesas filtrada por estado.
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Os/as colaboradores/as recebem lembretes para adicionar os recibos?
Depois de cada pagamento com cartão Factorial recebem uma notificação push a pedir o recibo, e uma vez por semana um lembrete se tiverem despesas em rascunho.
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Que eventos podem acionar uma notificação personalizada?
Uma notificação personalizada pode ser acionada quando uma despesa (ou uma despesa de quilometragem) é criada, está pronta para revisão, é rejeitada ou é aprovada. Pode adicionar condições como o montante, a moeda ou a categoria.
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O que faz Desativar todas as notificações?
Desativar todas as notificações desativa todos os e-mails e notificações push, exceto os obrigatórios. Continua a ver as notificações na caixa de entrada da Factorial.
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Que notificações de despesas estão ativas por predefinição para os/as aprovadores/as?
Os/as aprovadores/as recebem Nova despesa pendente e Novo grupo pendente por e-mail e no telemóvel, a menos que as desativem.
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O ONE pode enviar-me um resumo periódico das despesas?
Sim, com uma rotina. Pede ao ONE, o nosso assistente de IA, por exemplo «Todas as segundas-feiras, envia-me as despesas pendentes da minha equipa», e o ONE executa-a com essa periodicidade e envia-te o resultado por e-mail. Uma rotina também pode agir por ti, por exemplo «Todas as sextas-feiras, aprove as despesas da minha equipa que cumpram a política e sejam inferiores a 50 €». É executada em teu nome, por isso só pode aprovar o que o/a próprio/a poderia aprovar. As rotinas são executadas sem a tua supervisão, por isso revê as instruções que o ONE lhe mostra antes de guardar a rotina. Consulta Descobre o que o ONE pode fazer em Despesas.
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Os/as admins podem receber um alerta para cada nova despesa?
Sim, com uma notificação personalizada. Escolhe o acionador Quando uma despesa é criada e depois Enviar um e-mail personalizado para os/as admins que devem saber. Cada pessoa também pode ver as novas despesas em Gastos > Despesas de colaboradores, se tiveres permissão para as ver.
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Como deixo de receber os e-mails de aprovação?
Cada aprovador/a desativa E-mail para Nova despesa pendente e Novo grupo pendente nas tuas configurações de notificações (sino > roda dentada). Não é possível desativá-los para toda a empresa. O pedido fica na tua caixa de entrada.
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Não quero receber e-mails de despesas carregadas ou novas. Que notificação devo desativar?
Depende de quem a recebe. Aprovadores/as: Nova despesa pendente e Novo grupo pendente. O/a colaborador/a para quem foi criada uma despesa: Despesa registada em meu nome. O/a colaborador/a que enviou uma despesa: Despesa revista. Qualquer pessoa com rascunhos: Despesas em rascunho. Exportações: Exportação de despesa pronta, Exportação de despesas pronta, Exportação do grupo de despesas pronta e Relatório de despesas pronto. A decisão sobre um grupo: Grupo de despesas aprovado.
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Como impeço que uma notificação personalizada envia e-mails a uma pessoa?
Abre a notificação personalizada em Configurações > Configuração avançada > Notificações personalizadas e altera os destinatários. As notificações personalizadas são independentes das configurações de notificações de cada pessoa.
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Quem é avisado quando um orçamento é ultrapassado ou quando uma exportação está pronta?
Os/as responsáveis pelo orçamento, da primeira vez que o orçamento ultrapassa o montante. Quem pediu uma exportação ou um relatório de despesas, quando estiver pronto para transferir.
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O fluxo de aprovação pode avisar alguém quando uma despesa é aprovada ou rejeitada?
Não. O fluxo de aprovação só tem passos de revisão e aprovação ou rejeição automáticas; não pode enviar mensagens. Para avisar alguém, por exemplo a equipa financeira quando uma despesa é aprovada, usa uma notificação personalizada, como descrito acima.