Este artigo é para: colaboradores/as.
Uma ajuda de custo diária é um montante diário fixo para os dias em que viaja em trabalho, para que não tenha de guardar o recibo de cada café e de cada refeição. Escolhes as taxas e os dias da tua empresa, e o Factorial soma o total.
Pede uma ajuda de custo diária com as taxas da tua empresa
Descrição geral
A tua empresa configura as tuas taxas de ajudas de custo diárias, por exemplo «Dia completo nacional» ou «Meio dia no estrangeiro», e deve ter-te atribuído pelo menos uma. Podes combinar várias taxas numa mesma ajuda de custo diária.
Como fazer
Na app móvel
- Acede a Despesas, toca em Adicionar e depois em Ajuda de custo diária.
- Introduz a viagem, escolhe as taxas e as unidades, e adiciona mais taxas se precisar.
- Toca em Seguinte e depois em Enviar para aprovação (ou Guardar como rascunho).
Na web
- Acede a Os meus gastos > Despesas, clica em Nova despesa e escolhe Ajudas de custo diárias.
- Em Informações da viagem, introduz a Origem com a Data de partida e a Hora, e o Destino com a Data de regresso e a Hora.
- Em Detalhes da ajuda de custo diária, escolhe uma Taxa e introduz o número de Dias. O Montante é calculado automaticamente.
- Para pedir outra taxa na mesma viagem, por exemplo refeições durante 4 dias e alojamento durante 3 noites, clica em Adicionar taxa.
- Verifica o resumo à direita: cada taxa, os respetivos dias e o Total (que também aparece na parte inferior da página).
- Preenche o resto dos campos que a tua empresa pedir e clica em Enviar para aprovação ou em Guardar como rascunho para concluir mais tarde.
Dicas e boas práticas
- Trabalhas para uma empresa na Alemanha? O Factorial calcula o teu montante a partir da viagem com as taxas oficiais alemãs. Consulta Pede o reembolso das ajudas de custo diárias na Alemanha.
- Não peças refeições nos dias em que recebes ajuda de custo diária. Se também enviar uma despesa da categoria Refeições ou Bebidas e snacks para essas datas, o Factorial assinala-a com o alerta «Possível conflito de categoria». Se pedir a mesma taxa duas vezes para datas sobrepostas, é assinalada como «Possível despesa duplicada». Os alertas nunca te impedem de enviar. Não vês o alerta de duplicado: só o veem as pessoas que veem as despesas de toda a empresa, como as finanças.
- Indica as paragens na descrição se forem importantes para a aprovação. O resumo da ajuda de custo diária mostra as datas e os montantes, não cada paragem.
- Tens várias despesas na mesma viagem? Coloca a ajuda de custo diária, a quilometragem e os recibos num mesmo grupo de despesas para serem revistos em conjunto.
Artigos relacionados: Configura as taxas de quilometragem e ajudas de custo diárias · Pede o reembolso da quilometragem · Agrupa as despesas de uma viagem
Resolução de problemas e perguntas frequentes
Resolução de problemas
- Não vejo Ajudas de custo diárias. As ajudas de custo diárias não estão ativadas na tua empresa. Fala com o/a administrador/a de Despesas.
- Não vejo nenhuma taxa para escolher. A tua empresa não te atribuiu nenhuma taxa de ajudas de custo diárias. Fala com o/a administrador/a de Despesas.
- Preciso de alterar uma ajuda de custo diária que já enviei. Enquanto estiver Pendente, clica em Voltar a rascunho para a retirar, corrige-a e volta a enviá-la.
Perguntas frequentes
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Posso pedir várias taxas numa mesma ajuda de custo diária?
Sim. Clica em Adicionar taxa por cada uma, desde que sejam da mesma moeda. Cada taxa só pode ser adicionada uma vez.
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O que acontece se enviar uma ajuda de custo diária para datas que já pedi?
Se usar a mesma taxa, é assinalada como possível duplicado para as pessoas que veem as despesas de toda a empresa, como as finanças, para que possam verificar. Nada é bloqueado e não vês o alerta.
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Como peço uma noite fora?
Se a tua empresa tem uma taxa para isso, clica em Adicionar taxa, escolhe essa taxa e introduz quantas noites em Dias. Se não vires nenhuma, fala com o/a administrador/a de Despesas.