As permissões decidem quem pode ver as despesas, editá-las, marcá-las como pagas, reembolsá-las ou alterar as configurações de Despesas. Configura-as uma única vez, para que a equipa financeira possa trabalhar sem ter de pedir sempre a um/a admin e ninguém veja mais do que deve.

Configura as permissões de Despesas

Descrição geral

• As permissões são atribuídas através de grupos de permissões. Cada colaborador/a pertence a um único grupo e tem todas as permissões desse grupo.
• A Factorial inclui três grupos: Administradores (todas as permissões, não pode ser editado), Grupo predefinido (todas as pessoas que não foram movidas para outro grupo; a tua página chama-se Colaboradores predefinidos) e Espaço de boas-vindas. Edita o Grupo predefinido ou cria os teus, por exemplo «Equipa financeira» ou «Responsáveis de equipa».
• As permissões não decidem quem aprova uma despesa (isso cabe ao fluxo de aprovação) nem, se a tua empresa paga por utilizador/a, quem pode criar despesas (isso depende de ser utilizador/a de Despesas). Consulta as perguntas frequentes 4 e 5.

Como fazer

1. Acede a Configurações > Permissões.
2. Clica em Ver grupo num grupo (por exemplo, Grupo predefinido, que inclui todas as pessoas que não foram movidas para outro grupo) ou cria um com Novo grupo personalizado.
3. Desloca-te até à secção Despesas.
4. Seleciona as permissões de que precisa. Nas três permissões com âmbito, seleciona também a quem se aplicam (consulta a pergunta frequente 8).
5. Desloca-te até ao fim da página e clica em Guardar. Se sair da página sem guardar, as alterações perdem-se.

Atenção: uma permissão sem âmbito (por exemplo, Pode marcar despesas como pagas) também dá Pode ver e transferir «Despesas» para toda a empresa. Consulta a pergunta frequente 6.

As permissões de Despesas

Permissões que se aplicam a toda a empresa:

Permissões que pode limitar a algumas pessoas (pergunta frequente 8): Pode ver e transferir «Despesas» (ver a lista de despesas e exportá-la), Pode editar despesas com estado pendente e Pode eliminar despesas manuais rejeitadas.

Resolução de problemas e perguntas frequentes

Resolução de problemas

Alguém com permissões continua sem conseguir criar despesas.
Se a tua empresa paga por utilizador/a, essa pessoa tem de ser utilizadora de Despesas. Consulta Adiciona pessoas a Despesas.

Um/a responsável de equipa vê as despesas de toda a gente, não só as da tua equipa.
Revê as permissões sem âmbito do grupo. Se ativar uma delas (por exemplo, Pode marcar despesas como pagas), é atribuída Pode ver e transferir «Despesas» para toda a empresa.

Não vejo Adicionar novas despesas em nome de outra pessoa nem Pode reembolsar despesas.
Dependem do teu plano. O/a teu/tua account manager pode confirmar.

Alguém não consegue abrir nem clicar em nada em Configurações > Despesas (políticas, fluxo de aprovação, verificações de despesas).
Precisas de Pode aceder às configurações de despesas.

Uma permissão que não selecionei ativou-se sozinha.
Algumas permissões precisam de outras para funcionar, por isso a Factorial ativa-as por ti. Consulta a pergunta frequente 6.

As minhas alterações de permissões desapareceram.
As alterações só são guardadas quando clica em Guardar no fim da página; se sair sem guardar, perdem-se.

Perguntas frequentes

1. Agora as configurações abrem o ONE. Os/as admins ainda podem alterar as configurações manualmente?
   A maioria, sim: os tipos de despesa, o formulário de despesas, as taxas, os grupos de despesas e a contabilidade continuam a ser alterados manualmente. O fluxo de aprovação e as verificações de despesas só são criados e alterados em conversa com o ONE: revê o resultado e nada muda até clicar em Guardar. Para ambos precisas de Pode aceder às configurações de despesas.
   
2. Um/a colaborador/a pode pertencer a mais do que um grupo de permissões?
   Não. Cada colaborador/a pertence a um único grupo. Para alterar as permissões de alguém, mova-o/a para outro grupo ou edita o teu grupo.
   
3. Onde está a lista de utilizadores/as de Despesas? Antes estava em Permissões.
   Agora está em Configurações > Subscrição > Utilizadores de Despesas.
   
4. As permissões decidem quem aprova uma despesa?
   Não. Quem aprova uma despesa é decidido pelo fluxo de aprovação, e os/as revisores/as podem sempre ver as despesas que lhes pedem para rever. Consulta Configura o fluxo de aprovação.
   
5. As permissões decidem quem pode criar despesas?
   Se a tua empresa paga por utilizador/a, não: isso depende de ser utilizador/a de Despesas. Caso contrário, depende da permissão Pode criar uma despesa. Consulta Adiciona pessoas a Despesas.
   
6. Que permissões de Despesas ativam outras automaticamente?
   
   • Editar despesas pendentes, eliminar as rejeitadas, repor o fluxo de aprovação, marcar como pago, Aprovador global e ver a entidade legal ativam Pode ver e transferir «Despesas». As permissões sem âmbito dão-na para toda a empresa, por isso, se alguém só deve ver as despesas da tua equipa, não lhe atribua nenhuma permissão sem âmbito.
   • Adicionar novas despesas em nome de outra pessoa também ativa Pode criar uma despesa e Pode ver e transferir «Despesas».
   • Pode reembolsar despesas também ativa Pode marcar despesas como pagas e a permissão de processamento salarial para criar complementos a partir de despesas.
   • Pode aceder às configurações de despesas também ativa Editar a configuração de aprovações.
   • Pode gerir cartões ativa as permissões de cartões e contas bancárias de que precisa.
   
   
7. Como configuro um grupo de permissões para a equipa financeira?
   Normalmente, a equipa financeira revê as despesas de toda a gente, reembolsa-as e mantém as configurações atualizadas. Acede a Configurações > Permissões e cria um grupo chamado, por exemplo, «Equipa financeira». Em Despesas, ativa Pode ver e transferir «Despesas» Para toda a empresa e, depois, Pode marcar despesas como pagas, Pode reembolsar despesas (se o teu plano o incluir) e Pode aceder às configurações de despesas. Adiciona ao grupo as pessoas da equipa financeira e guarda.
   
8. Que permissões de Despesas posso limitar a algumas pessoas (âmbito) e a quem?
   É possível limitar três permissões. Podes escolher Para si próprio/a, Para os subordinados diretos e indiretos, Para as pessoas das equipas que lidera, Para as pessoas da tua entidade legal ou Para toda a empresa:

   Permissão	O que permite fazer
   Pode ver e transferir «Despesas»	Ver a lista de despesas e exportá-la.
   Pode editar despesas com estado pendente	Alterar uma despesa enquanto aguarda aprovação. A despesa continua pendente e a tua aprovação não é reiniciada.
   Pode eliminar despesas manuais rejeitadas	Eliminar despesas rejeitadas que não foram pagas com cartão.

   As restantes permissões de Despesas aplicam-se a toda a empresa.
   
9. Como impeço que os/as colaboradores/as vejam as despesas uns/umas dos/das outros/as?
   Acede a Configurações > Permissões e abre o grupo a que pertencem (para toda a gente, o Grupo predefinido). Em Despesas, define Pode ver e transferir «Despesas» como Para si próprio/a ou desmarca-a. Verifica também se o grupo não tem nenhuma permissão sem âmbito ativada (por exemplo, Pode marcar despesas como pagas), porque essas dão-na para toda a empresa. Clica em Guardar.
   
10. Alguém tem a permissão, mas não vê as despesas de outra entidade legal. Porquê?
    Revê o âmbito de Pode ver e transferir «Despesas». Para as pessoas da tua entidade legal limita a permissão à tua própria entidade legal; escolhe Para toda a empresa para incluir as restantes. Ver a entidade legal do colaborador só mostra a que entidade legal pertence cada colaborador/a: não dá acesso às despesas dessas pessoas.
    
11. Porque é que alguém não vê Gastos > Despesas de colaboradores, ou só vê as despesas de alguns/algumas colaboradores/as?
    Essa página mostra as despesas de outras pessoas. É preciso ter Pode ver e transferir «Despesas» para os subordinados diretos e indiretos, as equipas que lidera ou toda a empresa, ou ter recebido o pedido para rever uma despesa. Toda a gente vê as suas próprias despesas em Os meus gastos > Despesas. Se a página não aparecer a alguém que a deveria ver, consulta Descobre porque não vê Despesas ou o botão Nova despesa.