Carrega um recibo, uma fatura ou um talão (foto ou ficheiro) a partir do telemóvel ou da web. O Factorial preenche o fornecedor, o montante, a data e os impostos; tu verificas e envias.

Cria uma despesa a partir de um recibo

Descrição geral

Usa-o para tudo o que pagaste por motivos de trabalho: uma refeição, um táxi, um hotel, material de escritório. É quilometragem ou uma ajuda de custo diária? Usa Quilometragem ou Ajuda de custo diária (pergunta frequente 4). Pagaste com um cartão Factorial? A despesa já está à tua espera como rascunho: consulta Distingue entre despesas com cartão e despesas manuais.

Como fazer

Na app móvel

1. Abre Despesas.
2. Toca em Adicionar e escolhe Despesa regular.
3. Tira uma fotografia ao recibo ou escolhe um ficheiro.
4. Verifica os dados preenchidos e complete os campos em falta.
5. Toca em Enviar para aprovação.

Na web

1. Acede a Os meus gastos > Despesas.
2. Clica em Nova despesa e escolhe Despesa regular.
3. Na janela Carregar um documento, arrasta o recibo para a caixa ou clica em Arrasta e larga aqui ou clica para procurar. O Factorial começa a lê-lo de imediato.
4. Em poucos segundos, o rascunho abre-se. Compara o fornecedor, o montante, a data e os impostos com o recibo. Clica em Editar para adicionar o que a tua empresa pede (subcategoria, projeto, descrição) e depois em Guardar.
5. Se vires «Vale a pena rever antes de enviar», corrige o que é indicado (por exemplo, o motivo profissional) até veres «Pronta para enviar».
6. Clica em Enviar para aprovação. Verás «Enviada para aprovação.»

Ainda não tens o ficheiro? Clica em Ignorar este passo para preencher a despesa manualmente e adicionar o recibo mais tarde.

Cria várias despesas de uma só vez com o ONE

Como fazer

1. Em Os meus gastos > Despesas, clica em Nova despesa e escolhe Carregar recibos (aparece quando tens o ONE ativado).
2. Escolhe até 10 ficheiros de recibos. O ONE, o nosso assistente de IA, cria uma despesa para cada um.
3. Verifica o resumo do ONE e depois diz-lhe para os enviar ou para os guardar como rascunhos. Consulta Envia despesas enviando os recibos ao ONE.

Resolução de problemas e perguntas frequentes

Resolução de problemas

Não encontro o botão Nova despesa (ou um/a colaborador/a não consegue criar despesas).
Quase sempre é porque a pessoa não foi adicionada ao módulo Despesas. Se a tua empresa paga por utilizador/a, só os/as utilizadores/as de Despesas podem criar despesas, e na app móvel o botão Adicionar não aparece pelo mesmo motivo. Consulta todas as causas em Descobre porque não vê Despesas ou o botão Nova despesa.

• Colaborador/a: pede ao/à administrador/a de RH ou de finanças que te adiciona a Despesas.
• Administrador/a: adiciona a pessoa como utilizador/a de Despesas (Adiciona pessoas a Despesas). Se a tua empresa não paga por utilizador/a, verifica a permissão Pode criar uma despesa em Configurações > Permissões.

«Não é possível enviar para aprovação», com uma lista de campos em falta.
A tua empresa exige esses campos. Clica na despesa, preenche-os e volta a enviá-la.

«O montante reembolsável não pode exceder o montante do recibo».
Não podes pedir mais do que o recibo indica. Verifica o montante do recibo. Se pagaste noutra moeda, consulta Introduz corretamente os montantes de uma despesa.

O carregamento falha ou um campo foi lido incorretamente (por exemplo, «A data do documento não pode ser superior em mais de 1 dia à data atual»).
Corrige o campo no rascunho. Consulta todas as mensagens de carregamento e como resolvê-las em Descobre porque não carrega o recibo ou porque foi lido incorretamente.

Perguntas frequentes

1. Que ficheiros posso carregar?
   PDF, PNG, JPG ou JPEG. As fotografias do iPhone (HEIC) são convertidas automaticamente.
    
2. E se o Factorial ler algo incorretamente?
   Altera-o no rascunho antes de enviar. O que o Factorial lê é uma sugestão: todos os campos podem ser editados e és tu quem envia a despesa.
    
3. Posso pôr vários recibos numa fotografia ou carregar muitos de uma só vez?
   Com Carregar recibos (ONE), sim: escolhe até 10 ficheiros e será criada uma despesa por cada recibo. A janela Carregar um documento aceita apenas um recibo de cada vez.
    
4. Posso criar despesas de quilometragem e ajudas de custo diárias da mesma forma?
   Usa Quilometragem ou Ajuda de custo diária no mesmo menu Nova despesa (no telemóvel, Adicionar > Quilometragem ou Ajuda de custo diária). Não é necessário digitalizar nenhum recibo. Consulta Pede o reembolso da quilometragem e Pede o reembolso das ajudas de custo diárias.
    
5. O que acontece quando envio uma despesa para aprovação?
   A despesa segue para os/as teus/tuas aprovadores/as e o estado passa de Rascunho a Pendente. Acompanha-a em Os meus gastos > Despesas. Consulta Consulta os estados e alertas das despesas.
    
6. Enganei-me depois de enviar. Posso retirar a despesa?
   Sim, enquanto a despesa estiver Pendente: clica em Voltar a rascunho para a retirar, corrige-a e volta a enviá-la. Consulta Edita ou retira uma despesa.
    
7. As verificações de despesas impedem-me de enviar uma despesa?
   Não. Se a tua empresa usa as verificações de despesas, o Factorial compara o rascunho com a política de despesas enquanto o consultas e mostra uma mensagem breve, como «Vale a pena rever antes de enviar» ou «Pronta para enviar». A mensagem nunca te impede de enviar.
    
8. Quando posso usar Carregar recibos com o ONE?
   Nova despesa > Carregar recibos aparece quando tens o ONE ativado e podes criar despesas. Podes carregar até 10 recibos de uma só vez, ou uma fotografia com vários recibos, e o ONE cria uma despesa por cada recibo.
    
9. Que separadores tem a página da despesa?
   Na web, a despesa abre numa página completa com separadores, como Detalhes, Imputação de custos, Comentários e Documentos associados. Imputação de custos mostra o orçamento, o projeto, o subprojeto e os centros de custo a que a despesa é imputada, com a percentagem de cada centro de custo. Em Comentários, os/as colaboradores/as, os/as aprovadores/as e as finanças falam sobre a despesa, e Documentos associados mostra os ficheiros anexados. Consulta Consulta a que projetos ou centros de custo é imputada uma despesa e Deixa um comentário numa despesa.
    
10. Quem vê o meu recibo?
    Fica anexado à despesa para que o/a teu/tua aprovador/a e a equipa de finanças o vejam.