Uma vez que seu software de contabilidade esteja conectado, envie despesas aprovadas a ele a partir da lista de despesas em poucos cliques, sem precisar reescrevê-las ou mover arquivos. Você decide quando enviar, então seus livros só recebem o que você verificou.

Enviar despesas aprovadas

Visão geral

Apenas despesas que estão Aprovadas, No pagamento, Enviadas para pagamento ou Pagas podem ser enviadas.

O que você precisa:

• Seu software de contabilidade conectado à sua empresa. Veja Como conecto meu ERP ou software de contabilidade ao Factorial?
• A permissão para gerenciar despesas. Seu/a administrador/a pode concedê-la a você.
• Categorias vinculadas a contas do livro-razão, se seu software precisar delas (SAP Business One e DATEV precisam). Veja Como faço para que as categorias de despesas sejam mapeadas automaticamente para contas do livro-razão?

Como usar

1. Vá para Despesas > Despesas de funcionários/as > Despesas.
2. Selecione as despesas aprovadas que deseja enviar ou filtre por Status de sincronização = Pendente de sincronização para encontrar tudo que ainda não foi enviado.
3. Clique em Sincronizar para (seu software).
4. Se algo estiver faltando, você verá Revisar antes de sincronizar com os problemas, por exemplo "Contas do livro-razão ausentes". Clique em Revisar despesas para corrigi-las ou Prosseguir e sincronizar para enviar o restante.
5. Quando disser Pronto para sincronizar, clique em Sincronizar. O diálogo avisa que isso não pode ser desfeito: Factorial não retira uma despesa do seu software. Você receberá uma notificação quando a sincronização terminar.

Acompanhar o que foi enviado

Como usar

1. Em Despesas > Despesas de funcionários/as > Despesas, olhe a coluna Status de sincronização ou filtre por ela.
2. Para uma despesa com erro, abra-a: a aba Alertas diz por que não pôde ser enviada.

A maioria das despesas vai de Pendente de sincronização para Sincronizando para Sincronizada. Para o que cada status significa e o que fazer, veja FAQ 9.

Dicas e Melhores Práticas

Solução de Problemas e FAQ

Solução de Problemas

Não vejo o botão Sincronizar para.
Seu software de contabilidade não está conectado à sua empresa, ou você não tem permissão para gerenciar despesas. Pergunte ao/a seu/sua administrador/a ou veja Como conecto meu ERP ou software de contabilidade ao Factorial?

Uma despesa foi pulada.
Ela ainda não foi aprovada. Apenas despesas Aprovadas, No pagamento, Enviadas para pagamento e Pagas podem ser enviadas. Rascunhos, pendentes, rejeitadas e revertidas nunca são.

"Sincronização falhou" em uma despesa.
Abra-a e vá para a aba Alertas para ver o porquê. A razão mais comum é uma conta do livro-razão ausente: sua categoria não tem nenhuma para aquela entidade legal, ou a conta foi adicionada após a criação da despesa. Vincule a conta à categoria, abra a despesa e salve-a novamente para que ela a reconheça, depois envie-a novamente.

FAQ

1. As despesas são enviadas automaticamente quando são aprovadas?

Não, você as envia você mesmo/a a partir da lista de Despesas, em um clique. Assim, você escolhe o momento, por exemplo, após as últimas aprovações do mês, e nada chega aos seus livros antes de você ter verificado.

2. Se uma despesa mudar depois que foi enviada, meu software atualiza?

Não por si só. Despesas aprovadas não podem ser editadas, mas uma pode mudar depois que você a enviou, por exemplo, quando seu fluxo de aprovação é redefinido e ela é editada. Seu status então se torna Re-sincronização necessária. Envie-a novamente ou corrija-a em seu software, dependendo do que seu software aceita.

3. O que acontece com uma despesa que é rejeitada ou revertida depois que foi enviada?

Factorial não a remove do seu software. Corrija-a lá.

4. Posso enviar uma despesa novamente depois que falhou?

Sim. Corrija o que a aba Alertas diz, selecione a despesa e clique em Sincronizar para (seu software) novamente.

5. Com que frequência devo enviar despesas?

Sempre que você quiser que sua contabilidade esteja atualizada: toda semana ou no final do mês após as últimas aprovações. Você escolhe quais despesas vão e quando. Verifique a coluna Status de sincronização após cada envio e novamente antes de fechar o mês.

6. Os/as funcionários/as podem ver o status de sincronização?

Não. Os/as funcionários/as não veem o Status de sincronização ou o botão Sincronizar para.

7. O Factorial verifica as despesas antes de enviá-las?

Sim. Quando você clica em Sincronizar para, Factorial verifica as despesas primeiro e lista quaisquer problemas em Revisar antes de sincronizar, por exemplo, contas do livro-razão ausentes.

8. Enviar despesas para DATEV é diferente?

Os passos são os mesmos, e a DATEV também fornece um log de processamento. A DATEV está disponível apenas para empresas onde foi ativada. Veja Como envio despesas para DATEV?

9. O que cada status de sincronização significa e o que devo fazer?