Quan els imports d'una despesa no coincideixen amb el document justificatiu, es creen retards, maldecaps de conciliació i fins i tot problemes fiscals. A continuació es mostren les regles clau i exemples pràctics per ajudar-vos a gestionar-ho correctament.

Normes bàsiques

• L'import del document ha de coincidir amb el total del rebut/factura ; sempre cal registrar el total complet del document.
• L'import reemborsable pot variar : això reflecteix el que l'empresa realment reemborsa (per exemple, dietes, excloent-hi les porcions personals).
• Els impostos han de sumar correctament : import base + import de l'impost = total del document .
• Expliqueu les excepcions : si l'import reemborsable difereix de l'import del document, indiqueu-ho clarament a la descripció o als comentaris d'aprovació.

Situacions comunes

• Àpat de negocis amb convidat personal
  • Document: 120,00 EUR, reemborsable: 90,00 EUR.
• Factura d'hotel amb minibar
  • Document: 300,00 EUR, reemborsable: 250,00 EUR.
• Política de dietes
  • Document: 65,00 EUR en rebuts, reemborsable: 40,00 EUR per dieta.
• Conversió de moneda
  • Rebut de 100 £, càrrec a la targeta de 118 €. Registre del document en GBP, apunteu el tipus de canvi.

Notes legals i fiscals

• Els totals dels documents sempre han de reflectir la factura/rebut legal.
• L'IVA només es pot reclamar sobre la part comercial i amb factures vàlides.
• Si l'empresa reemborsa porcions personals, poden ser beneficis imposables depenent de la jurisdicció.