Visió general
La funció de càrrega de documents per a absències us permet sol·licitar i emmagatzemar documents justificatius directament dins d'una absència específica. Això ajuda a centralitzar la documentació, a donar suport a les polítiques internes i a fer que la validació d'absències sigui més clara i rastrejable.
Quan i per què utilitzar aquesta funcionalitat
- Cal que els empleats adjuntin un document justificatiu per a un tipus d'absència específic.
- Voleu que els documents estiguin vinculats directament a l'absència a Factorial .
- Voleu un procés d'aprovació d'absències més clar i auditable.
Això és especialment útil per a absències com ara baixes per malaltia , permisos parentals , permisos legals o qualsevol altra absència justificada que requereixi documentació.
Permisos necessaris
-
Per a empleats:
No calen permisos especials. Els empleats només poden carregar documents durant les seves pròpies absències . -
Per a gestors o aprovadors de temps lliure:
Permisos per veure documents a la carpeta Temps lliure si necessiten carregar o revisar documents.
Com configurar una absència amb les càrregues de documents
- A la barra lateral, aneu a Configuració → Temps lliure
- Seleccioneu la pestanya Tipus d'absència
- Feu clic a Afegeix absència o seleccioneu "Edita" un tipus d'absència existent
- Reviseu o completeu la informació bàsica (nom, pòlissa, etc.)
- Activa l'opció Activa l'adjunt de documents
- (Opcional) Activeu l'opció Requereix la càrrega obligatòria de documents si el document és obligatori per enviar l'absència.
- Feu clic a Desa per aplicar la configuració
Si el document és obligatori, els empleats no podran presentar la sol·licitud d'absència sense adjuntar-hi com a mínim un fitxer.
Com els empleats carreguen documents
Els empleats poden carregar documents des del seu perfil seguint aquests passos:
- A la barra lateral, vés a Temps lliure
- Feu clic a Afegeix temps lliure
- Seleccioneu l'absència, en aquest cas, un tipus que permeti la càrrega de documents.
- Completeu les dates i la informació requerida.
- Adjunta el document al camp de càrrega.
- Envieu la sol·licitud.
Pujar documents a una absència existent
- A la barra lateral, vés a Temps lliure
- A la secció Sol·licituds de temps lliure pendents de revisió, seleccioneu l'absència a la qual voleu afegir el document.
- En absència de detalls, trobareu l'opció de pujar-lo
Els empleats poden carregar documents fins i tot després que l'absència hagi finalitzat , sempre que l'absència existeixi a Factorial .
Els documents s'han de carregar des dels detalls d'absències. No és possible adjuntar documents a absències que no s'hagin creat.
Resolució de problemes
-
No puc pujar un document a una absència
Assegureu-vos que el tipus d'absència tingui activada l'opció Permetre la càrrega de documents .
Comproveu que l'absència s'hagi creat correctament.
-
Un empleat no pot presentar la sol·licitud d'absència
Comproveu si el document està marcat com a obligatori.
Assegureu-vos que el fitxer compleixi els requisits de format i mida permesos.
-
No puc veure els documents adjunts
Confirma que tens permís per veure les absències de l'empleat.
Obriu els detalls de l'absència per veure els fitxers adjunts.