1. És possible fitxar la sessió fora de línia?
No, no és possible.
2. Quan s'envia la notificació en cas d'un registre d'entrada perdut?
Quan s'acaba l'interval de temps per fitxar l'entrada i l'empleat encara no ha fitxat l'entrada, s'envia una notificació per correu electrònic a l'empleat i al responsable. El correu electrònic s'envia aproximadament un minut després de la fitxa perduda.
Si l'empleat registra l'entrada dins del rang de tolerància permès, no s'envia cap notificació. Tanmateix, si registra l'entrada després que hagi finalitzat el rang de temps, s'envia una notificació.
Els directius també reben un resum setmanal per correu electrònic de totes les incidències relacionades amb la puntualitat dels membres del seu equip.
3. Què passa quan un empleat s'oblida de fitxar la sortida?
Si les hores treballades superen les hores estimades en funció dels horaris de treball, les entrades del contracte i/o el temps lliure, es mostrarà un missatge amb dues opcions:
- Confirma les hores estimades.
- Cronometra les hores reals.
El missatge es mostra quan l'usuari fa clic al botó de desactivació del rellotge després de superar les hores estimades en almenys un minut.
Si un empleat té diversos torns en un dia determinat, el sistema només modificarà l'hora de sortida de l'últim torn per garantir que el temps total s'alineï amb les hores planificades.
Al full de temps i a l'exportació del PDF es mostra si un empleat ha utilitzat el modal "He oblidat de fitxar la sortida" per fitxar i editar la seva hora de sortida.
4. Com puc evitar que els empleats manipulin els fulls d'hores?
Per garantir la precisió dels fulls de temps, hem implementat un sistema d'alertes que detecta i adverteix contra manipulacions. Aquest sistema analitza les entrades de registre per detectar inconsistències o activitats sospitoses.
Si es descobreix que algun full de temps ha estat manipulat, es genera automàticament un informe d'incidències que documenta el "temps d'entrada/sortida manipulat" per a una investigació més detallada o accions disciplinàries, si cal.
Per minimitzar les falses alertes degudes a petites variacions horàries, el sistema compara l'hora del rellotge amb l'hora del servidor, permetent un marge de 2 minuts per a les diferències de zona horària.
S'envien alertes per correu electrònic a l'aprovador del full de temps de l'empleat amb un torn sospitós. Els usuaris autoritzats, inclosos els administradors de recursos humans, també reben aquestes alertes per garantir que es puguin prendre mesures ràpidament.
5. Si algú fitxa l'hora amb la geolocalització activada i posteriorment edita l'hora, la ubicació desapareix o canvia?
No, la ubicació no desapareixerà. En comptes d'això, apareixeran dos registres a l'historial: el primer mostrarà el registre d'entrada amb la geolocalització i el segon reflectirà l'hora editada sense cap canvi a la informació de la ubicació.
6. Com funcionen les pauses automàtiques per a diferents fusos horaris?
Les pauses automàtiques es basen en les hores treballades per l'empleat, de manera que la zona horària no les afecta.
7. És possible restringir el registre d'entrada a una zona específica?
Actualment, no és possible limitar l'entrada a una zona específica.
8. Quin és el rang de precisió de les coordenades de geolocalització?
La precisió de les coordenades de geolocalització pot variar en funció de factors com la recepció mòbil, la geografia de la zona, les condicions meteorològiques i si la ubicació és a l'interior o a l'exterior. Per determinar la precisió de cada geolocalització, emmagatzemem paràmetres anomenats "precisió" per a la latitud i la longitud. Aquest valor indica la diferència en metres, i un nombre més baix indica una precisió més alta. Per exemple, un valor de 0 significaria una diferència de només centímetres, mentre que 1000 indicaria una diferència de quilòmetres.
9. Com puc assegurar-me que un empleat és a les instal·lacions quan fitxa la seva entrada?
Si indicar "Treballant des de casa" o "Treballant des de l'oficina" durant el registre d'entrada no és suficient, l'única manera de verificar la seva presència física és mitjançant la geolocalització i la comprovació de les coordenades proporcionades a Google Maps.
Com utilitzar la geolocalització en el seguiment del temps
10. És possible restringir el registre d'entrada a una zona específica?
Actualment, no és possible limitar l'entrada a una zona específica.
11. Quin és el procés per obtenir fulls de temps signats pels empleats?
Exporteu els vostres fulls de temps aprovats:
- A la barra lateral, feu clic a Seguiment del temps
- Feu clic a la icona dels tres punts , a la cantonada superior dreta
- Selecciona Exporta el full de temps
- A Tipus d'exportació , seleccioneu Exportació de seguiment de temps - Versió completa
- A Format de fitxer, seleccioneu PDF
- Selecciona empleats
- Empleneu els altres camps i feu clic a Envia
Rebràs un correu electrònic amb l'exportació.
Enviar full de temps de manera massiva i sol·licitar signatura electrònica:
- A la barra lateral, aneu a Documents
- Feu clic a Enviar en bloc
- Puja els teus fulls de temps
- Seleccioneu el nom de la carpeta
- A Tipus de càrrega, seleccioneu Conserva els documents amb totes les seves pàgines.
- Feu clic a Puja el document
- Feu clic a Relaciona documents amb empleats
- Activeu l'opció Sol·licitar signatura electrònica a tots els destinataris
- Feu clic a Enviar X documents coincidents
12. L'edició manual dels temps d'entrada afecta els temps de descans dels fulls de temps?
L'impacte de l'edició manual dels temps de registre d'entrada en els temps de descans depèn de la situació:
- Si la pausa automàtica està programada per a més endavant, es mostrarà al full de temps en el moment adequat, tot i que és possible que no reflecteixi actualitzacions en temps real.
- Tanmateix, si la pausa automàtica ja s'ha registrat a la fitxa horària, els empleats hauran d'ajustar manualment el temps de pausa per garantir la precisió.
13. És possible importar dades de seguiment del temps o fer-ho de manera massiva?
No és possible importar el seguiment del temps directament a través de la interfície Factorial . Tanmateix, podeu fer-ho mitjançant l'API, que permet la càrrega massiva i la gestió de dades de seguiment del temps.
14. Quan apareix el missatge "Teniu torns per completar"?
La frase "Teniu torns per completar" apareix a Factorial quan un empleat té torns programats que encara no ha completat o no ha fitxat l'entrada/sortida .
- L'empleat té assignades hores de treball .
- El sistema els recorda que han de completar o registrar aquests torns.
- Normalment apareix a la secció de Seguiment de temps o al tauler de control de l'empleat quan hi ha temps planificat pendent .