Què és Coffre-fort Numérique?
De conformitat amb la legislació francesa, certs documents relacionats amb els empleats s'han d'emmagatzemar de manera segura durant períodes prolongats, fins a 50 anys en alguns casos. Per complir aquests requisits legals, les empreses han d'utilitzar un Coffre-fort Numérique (caixa forta digital) certificat que garanteixi tant la integritat com l'accessibilitat dels documents al llarg del temps.
Factorial proporciona aquesta funcionalitat mitjançant una integració amb Primobox , un proveïdor de caixes fortes digitals de confiança a França.
Què és Primobox?
Primobox és una empresa francesa especialitzada en l'emmagatzematge segur de documents i solucions digitals de seguretat. Ofereixen una solució legalment certificada anomenada DeskRH , dissenyada específicament per gestionar i emmagatzemar documents relacionats amb els empleats en total compliment amb les normes legals franceses.
Gràcies a la integració de Factorial amb Primobox, les empreses poden emmagatzemar automàticament documents importants de recursos humans en un entorn digital segur i certificat.
Com activar Coffre-fort Numérique?
L'activació de la funcionalitat CFN ha de ser feta manualment pel vostre gestor de comptes a Factorial . Poseu-vos en contacte amb ell i us guiarà en el procés d'activació.
Un cop activada, apareixerà una opció de Caixa forta digital a la configuració del producte de compensació.
Creació de caixes fortes
Primobox crea automàticament espais d'emmagatzematge segurs per a persones jurídiques durant el procés de registre.
Per als empleats, el seu espai d'emmagatzematge individual es genera la primera vegada que se'ls envia un fitxer de nòmina. En aquest moment, reben un correu electrònic que els guia per crear un compte nou o vincular-lo a un d'existent.
Si necessiteu crear caixes fortes addicionals per a noves entitats legals en el futur, poseu-vos en contacte amb el vostre administrador de comptes, que us ajudarà amb el procés.
Descàrrega de nòmines
Cada matí, Factorial cercarà nous documents a la carpeta Nòmines i les seves subcarpetes de tots els vostres empleats vinculats a entitats jurídiques franceses registrades a Primobox. Els documents que pertanyen a empleats amb un identificador vàlid i un correu electrònic personal es transmetran a Primobox.
Si hi ha algun error, Factorial tornarà a enviar un correu electrònic automàticament l'endemà.
Com es defineixen els noms dels fitxers a Primobox?
Quan les nòmines s’envien des de Factorial a Primobox, el nom del fitxer inclou una data. Per defecte, aquesta data es basa en la data de pujada a Factorial.
Exemple: si les nòmines d’agost es pugen l’1 de setembre, apareixeran a Primobox amb “09-2025” al nom del fitxer.
Per assegurar que el nom del fitxer reflecteixi el període de nòmina correcte, pots utilitzar el camp personalitzat Data de la nòmina que es mostra en importar el document.
Aquest camp està disponible per als documents desats a la carpeta de nòmines de la persona col·laboradora.
- Pots introduir qualsevol data dins del mes correcte (p. ex. qualsevol dia d’agost per a les nòmines d’agost).
- Si es completa, aquest valor s’utilitzarà en lloc de la data de pujada quan es generi el nom del fitxer a Primobox.
Coses a tenir en compte:
- Les nòmines s’envien a Primobox l’endemà de la seva pujada a Factorial.
- Per evitar desajustos, completa el camp Data de la nòmina el mateix dia que pugis els documents.
- Aquest camp s’ha d’omplir manualment per cada nòmina (actualment no hi ha opció d’assignació massiva).
Sobre les notificacions
Després de la instal·lació i cada matí, si hi ha hagut una actualització en les últimes 24 hores, Factorial enviarà un correu electrònic a tots els administradors de l'empresa per informar-los dels canvis.
Com desactivar Coffre-fort Numérique?
Podeu desactivar la integració de CFN en qualsevol moment. Per fer-ho:
- Ves a Configuració → Compensació a la teva plataforma
- Localitza la secció d'Integració de CFN
- Feu clic al botó per desactivar la integració amb CFN
Tingueu en compte:
- Podeu tornar a activar la integració més tard si cal.
- Un cop reactivat, només es sincronitzaran els documents carregats després de l'activació més recent . Els documents carregats mentre la integració estava desactivada no es processaran automàticament .
- Podràs accedir a les nòmines a Primobox fins i tot després de desactivar una entitat legal o després de deixar Factorial HR. Si vols continuar sincronitzant els teus documents amb la solució de volta de Primobox sense Factorial HR, has de contactar directament amb Primobox.