Amb els permisos granulars de carpeta de documents , pots configurar l'accés a les carpetes de documents dels empleats de manera més detallada i específica per a cada rol. Això et permet assignar permisos "Editar" i "Veure" a carpetes específiques, cosa que et dóna més control sobre la informació sensible alhora que millora la seguretat de les dades i el compliment del RGPD. En aquest article, aprendràs a configurar i gestionar aquests permisos per millorar la governança dels documents dels empleats.
Anteriorment, els permisos d'accés a documents s'aplicaven globalment a tot el sistema de carpetes. Això significava que els usuaris amb accés a documents podien veure totes les carpetes del perfil d'un empleat, independentment del rol o la sensibilitat de la carpeta. La nova actualització introdueix dos permisos clau:
- Editar els permisos de la carpeta d'empleats X
- Veure els permisos de la carpeta d'empleats X
Aquests permisos permeten a les empreses configurar l'accés als documents a un nivell més granular, garantint que només els usuaris autoritzats puguin accedir a les carpetes sensibles, millorant així la privadesa, la seguretat i el compliment de les dades.
Quan i per què s'ha d'utilitzar
Aquesta funcionalitat és ideal per a organitzacions que necessiten més control sobre qui pot accedir, veure o editar les carpetes de documents dels empleats. Mitjançant permisos basats en rols , pots:
- Restringir l'accés a determinades carpetes per a rols o grups específics
- Assegurar-te que només el personal autoritzat pugui editar o visualitzar les dades sensibles dels empleats
- Donar suport a fluxos de treball de recursos humans més complexos on diferents empleats necessiten diferents nivells d'accés als documents.
Com s'utilitza
- A la barra lateral, ves a Configuració → Permisos
- Accedeix a la secció Documents
-
Defineix els permisos per a les carpetes. Tria la carpeta per a la qual vols ajustar els permisos i, a continuació, assigna els permisos "Edita" o "Veure" segons les teves necessitats:
- Permís d'edició : Permet a l'usuari fer canvis als documents de la carpeta.
- Permís per veure : Atorga a l'usuari accés de només lectura per veure els documents de la carpeta.
- Desa els canvis
Si no pots assignar permisos a una carpeta, assegura't que la carpeta que intentes gestionar sigui una carpeta d'empleats. Les carpetes d'empresa i d'espai privat no admeten permisos granulars específics de carpeta. Si el problema persisteix, comprova si tens l'accés necessari per gestionar els permisos d'aquesta carpeta.
Si has donat permisos de "Veure" a un usuari però encara no pot veure la carpeta, comprova que el permís "Veure la carpeta d'empleats X" s'hagi assignat correctament i que l'usuari pertanyi al grup adequat amb els permisos necessaris. Si el problema persisteix, prova d'actualitzar la pàgina o posa't en contacte amb el servei d'assistència per obtenir més ajuda.
Consells i millors pràctiques
- Revisa els permisos regularment : revisa i actualitza regularment els permisos de les carpetes de documents per garantir que només les persones adequades tinguin accés a les dades confidencials dels empleats.
- Fes servir operacions massives per a una major eficiència : si tens un equip nombrós o necessites ajustar els permisos en diverses carpetes, aprofita la funció d'operacions massives per optimitzar el procés.
- Limita els permisos d'"Edició" : Ves amb compte a l'hora d'atorgar permisos d'"Edició" , ja que això permet als usuaris fer canvis als documents. Per a carpetes sensibles, considera la possibilitat de restringir l'accés a "Edició" i atorgar només permisos de "Veure" als usuaris que no necessiten fer canvis.
- Accés específic per rol : utilitza permisos basats en rols per garantir que els diferents grups (per exemple, recursos humans, jurídic o caps d'equip) tinguin l'accés adequat als documents en funció de les seves responsabilitats.
Preguntes freqüents
-
Com milloren la seguretat de les dades els nous permisos?
Els nous permisos "Edita" i "Veure" permeten a les empreses limitar l'accés a les dades sensibles dels empleats, garantint que només el personal autoritzat pugui veure o modificar documents específics. Això redueix el risc d'accés no autoritzat i ajuda a mantenir el compliment de les normatives de protecció de dades com el RGPD.
-
Puc aplicar permisos per a carpetes de manera massiva?
Sí, pots aplicar permisos de manera massiva, però has de tenir el permís "Editar carpeta d'empleats X" amb el context "tota l'empresa" habilitat perquè almenys una carpeta ho pugui fer.
-
Què passa si assigno permisos de "Veure" i "Editar" a un usuari per a la mateixa carpeta?
Si s'assignen permisos de "Veure" i "Editar" a un usuari, tindrà accés de lectura i escriptura a aquesta carpeta. Si vols que l'usuari només visualitzi la carpeta, assigna-li només el permís de "Veure" .