Cuando los importes de un gasto no coinciden con el documento justificativo, se generan retrasos, problemas de conciliación e incluso problemas fiscales. A continuación, se presentan las reglas clave y ejemplos prácticos para ayudarle a gestionar esto correctamente.

Reglas básicas

• El monto del documento debe coincidir con el total del recibo/factura : registre siempre el total completo del documento.
• El monto reembolsable puede variar : esto refleja lo que la empresa realmente reembolsa (por ejemplo, viáticos, partes personales excluidas).
• Los impuestos deben sumarse correctamente : monto base + monto del impuesto = total del documento .
• Explique las excepciones : si el reembolso difiere del monto del documento, indíquelo claramente en la descripción o en los comentarios de aprobación.

Situaciones comunes

• Comida de negocios con invitado personal
  • Documento: 120,00 EUR, reembolsable: 90,00 EUR.
• Factura de hotel con minibar
  • Documento: 300,00 EUR, reembolsable: 250,00 EUR.
• Política de viáticos
  • Documento: 65,00 EUR en recibos, reembolsables: 40,00 EUR dietas.
• Conversión de moneda
  • Recibo de 100 £, cargo a tarjeta de 118 €. Documento registrado en GBP, con tipo de cambio.

Notas legales y fiscales

• Los totales de los documentos siempre deben reflejar la factura/recibo legal.
• El IVA sólo se puede reclamar sobre la parte comercial y con facturas válidas.
• Si la empresa reembolsa partes personales, pueden ser beneficios tributables dependiendo de la jurisdicción.