Introducción
¿Qué es Milena?
Milena es un software de gestión de nóminas desarrollado por Seresco , diseñado para automatizar y simplificar todos los procesos relacionados con la gestión del empleo y el cálculo de nóminas .
La integración entre Factorial y Milena conecta tu sistema de RRHH con tu sistema de nóminas , automatizando la transferencia de información entre ambas plataformas.
Con esta integración podrás:
- Sincronizar los datos de los empleados
- Reducir los errores de entrada manual de datos
- Ahorra tiempo en procesos administrativos y de nómina
Proceso y funcionalidades
La integración funciona en ambas direcciones, dependiendo de la configuración:
Arquitectura
La integración ha sido desarrollada por nuestro socio tecnológico Illusion Studio .
Se basa en:
- Consumo de la API Factorial .
- Generación de archivos vía SFTP para Milena.
- Validación manual en Milena antes de crear o actualizar registros.
En la interfaz de Milena, se muestra un formulario de validación de RRHH para que el equipo de RRHH pueda revisar la información antes de confirmarla.
Datos sincronizados
De Factorial a Milena
- Creación de empleados (solo datos personales, no datos contractuales)
- Terminaciones de empleados (fecha y motivo de terminación)
- Actualizaciones de empleados (solo datos personales)
- Complementos de nómina (fichero generado y enviado por email, no importado automáticamente)
De Milena a Factorial
- Documentos de nómina (PDF)
- Certificados de retención (sincronización diaria nocturna)
Campos sincronizados
| Sincronizado | No sincronizado |
|---|---|
| Datos personales | Datos contractuales |
| Contrataciones y despidos | Salarios |
| Motivos de rescisión | Ausencias |
| Documentos de nómina | Seguimiento del tiempo |
| Certificados fiscales | Contabilidad |
Datos que están sincronizados
De Factorial → Milena (Contrataciones, Actualizaciones y Despidos)
| Categoría | Campo Factorial | Campo de Milena | Notas |
|---|---|---|---|
| Identificación | Nombre de pila | Nombre | Texto libre |
| Identificación | Apellido(s) | Apellido 1 / Apellido 2 | Dividir automáticamente |
| Identificación | DNI/ID | Documento | Debe existir previamente en Milena |
| Seguridad social | Número de seguro social | Número de Seguro Social | 14 dígitos, sin separadores |
| Organización | Entidad legal | Compañía | El código debe coincidir |
| Organización | Centro de trabajo | Centro | Obligatorio |
| Organización | Departamento | Departamento | Debe existir en Milena |
| Organización | Centro de costos | Centro de costos | Solo uno por empleado |
| Contacto | Correo electrónico | Correo electrónico | Primario |
| Contacto | Número de teléfono | Teléfono | Prioridad personal |
| DIRECCIÓN | Dirección completa | Calle | Campo único |
| Situación laboral | Fecha de contratación | Fecha de inicio | |
| Situación laboral | Fecha de terminación | Fecha de finalización | |
| Situación laboral | Motivo de rescisión | Motivo de rescisión | Códigos sincronizados |
De Milena → Factorial (Documentos)
| Tipo de documento | Fuente | Frecuencia | Destino en Factorial |
|---|---|---|---|
| Recibo de nómina | Milena | Mensual | Documentos del empleado (PDF) |
| Certificado de retención | Milena | Diario (trabajo nocturno) | Documentos del empleado |
Complementos de nómina
| Fuente | Formato | Método |
|---|---|---|
| Factorial | Formato de archivo Seresco | Entrega por correo electrónico (sin importación automática) |
Campos que no están sincronizados
Información contractual (no enviada desde Factorial a Milena)
| Categoría | Campo | Razón |
|---|---|---|
| Contrato | Tipo de contrato | La integración sincroniza únicamente los datos de los empleados |
| Contrato | Fecha de inicio del contrato | Fuera de alcance |
| Contrato | Fecha de finalización del contrato | Fuera de alcance |
| Contrato | Horas de trabajo / % | Gestionado exclusivamente en Milena |
| Contrato | Salario base | Datos de salario no sincronizados |
| Contrato | Categoría profesional | Gestionado directamente en Milena |
| Contrato | Convenio colectivo | No mapeado |
| Contrato | Grupo de contribución | No sincronizado |
Datos financieros y contables
| Categoría | Campo | Razón |
|---|---|---|
| Contabilidad | Cuentas contables | Fuera del alcance del conector |
| Contabilidad | Entradas de diario automáticas | No generado desde Factorial |
| Contabilidad | Asignación analítica | No compatible |
| Contabilidad | Historial de nómina | Sólo se sincronizan los documentos nuevos |
Tiempo y ausencias
| Categoría | Campo | Razón |
|---|---|---|
| Tiempo | Vacaciones | No integrado con la nómina |
| Tiempo | Baja por enfermedad | No sincronizado |
| Tiempo | Ausencias | No sincronizado |
| Tiempo | Con el tiempo | No sincronizado |
| Tiempo | Turnos | No sincronizado |
| Tiempo | Seguimiento del tiempo | No sincronizado |
Otros datos no admitidos
| Categoría | Campo | Razón |
|---|---|---|
| Personalización | Campos personalizados | No mapeable en Milena |
| Organización | Gerente | No hay campo coincidente |
| Organización | organigrama | No sincronizado |
| Organización | Múltiples centros de costos | Solo se permite uno |
| Documentos | Anexos no relacionados con la nómina | Solo nóminas y certificados |
Cómo configurar la integración
Paso 1: Habilitar la integración en Factorial
- Ve a Configuración → Integraciones .
- Selecciona Milena y haga clic en Conectar .
- Tu Account Manager Factorial se pondrá en contacto contigo para:
- Compartir la documentación.
- Coordinar la incorporación con Illusion Studio .
Paso 2: Configuración del mapeo de campos
Recibirás un archivo de configuración para definir el mapeo de campos entre ambos sistemas junto con tus consultores (Seresco y Factorial ).
Campos clave a revisar:
- Entidad jurídica (obligatoria)
- Centro de trabajo (debe coincidir exactamente con Milena)
- Motivos de terminación (códigos de verificación)
Guarda la configuración una vez validada.
Con tu equipo de TI, debes generar un subdominio (URL) para conectarte al servidor y compartirlo con Illusion Studio.
Paso 3: Validación
- Crear o actualizar un empleado de prueba.
- Verificar que los datos se reflejen correctamente en Milena.
Si se producen errores, revise la asignación de campos.
Limitaciones y consideraciones técnicas
Campos y formatos
- Apellidos: Factorial utiliza un único campo; Milena los divide automáticamente.
- Número de Seguro Social: Debe contener 14 dígitos consecutivos , sin espacios ni guiones.
- Dirección: Enviar íntegramente en el campo “Calle”.
- Números de teléfono: Se prioriza el teléfono personal, en caso de no estar disponible se utiliza el teléfono del trabajo.
-
Correo electrónico: Se recomienda una única dirección de correo electrónico principal.
Reglas de sincronización
- El periodo de prueba podrá ser sobrescrito dependiendo de la categoría profesional en Milena.
- Algunos campos se aplican únicamente a contratos a tiempo parcial .
- Sólo se admite un centro de costes por empleado .
- Los departamentos deben estar previamente configurados en Milena.
-
Los suplementos deben seguir el formato Seresco.
Ámbito geográfico
Las funciones disponibles dependen del país (Chile, Colombia, Puerto Rico, Alemania y Estados Unidos).
Las listas desplegables deben estar alineadas en ambos sistemas.
Preguntas frecuentes (FAQ)
-
¿Quién es Illusion Studio?
Illusion Studio es el socio tecnológico que desarrolló y mantiene la integración Factorial – Milena.
-
¿La integración tiene algún costo?
Sí. Hay una tarifa mensual recurrente por mantenimiento, actualizaciones y soporte.Comuníquese con su gerente de cuenta para obtener más detalles.
-
¿La sincronización es en tiempo real?
No. La frecuencia se define durante la configuración inicial con el socio.
-
¿Qué pasa si un campo no existe en Milena?
Estos datos no se sincronizarán y deberán gestionarse manualmente o crearse previamente en Milena.
-
¿Puedo configurar diferentes variables por país?
Sí. Las listas y variables se configuran por país.
-
¿Por qué la dirección aparece en un solo campo?
Porque Factorial envía la dirección completa en un solo campo.
-
¿Qué debo hacer si falla la sincronización?
Revisar el mapeo de campos.
Validar códigos de entidad y centro.
Comuníquese con el soporte técnico si el problema persiste.
-
¿Dónde puedo informar problemas?
- Enviar un correo electrónico a:
soporte@illusionstudio.es - Incluye siempre:
- Pasos para reproducir el problema.
- Evidencia o capturas de pantalla.
- Enviar un correo electrónico a: