El Inventario TI de Factorial permite generar documentos de asignación (entrega) y baja (devolución) de forma automática siempre que se asignen o desasignen dispositivos.

Estos documentos incluyen las políticas de IT de su empresa, los detalles del dispositivo y se envían para firma electrónica a través de Signaturit.

Esta guía te mostrará:

• Cómo crear políticas de IT como plantillas
• Cómo asignar plantillas a cada entidad jurídica
• Cómo se generan los documentos al asignar o eliminar dispositivos
• Cómo enviar documentos para firmar y rastrear su estado

Configura tus plantillas

Antes de empezar

Para generar documentos de TI, asegúrese de que su cuenta cumpla con los siguientes requisitos:

• Utiliza el módulo Inventario de TI
• Has creado al menos una plantilla de Asignación y una de Eliminación
• A cada entidad jurídica se le ha asignado una plantilla
• Las asignaciones de dispositivos están vinculadas a un empleado (no se generan documentos para espacios o equipos compartidos)

Crear plantillas de documentos

Las plantillas de documentos definen las políticas de TI que aparecerán en el PDF final enviado a los empleados.

1. Ve a Configuración de inventario de TI
   • Haz clic en Configuración en la barra lateral.
   • Abre el Inventario de TI
   • Selecciona la pestaña Plantillas de documento
2. Crear una nueva plantilla
   • Haz clic en Nueva plantilla
   • Introduce un título
   • Elige un idioma principal
3. Seleccione si esta plantilla es para:
   • Cesión (documentos de entrega)
   • Retirada (devolución de documentos)
4. Pega el texto de su política de TI en el cuadro de texto grande
   • No hay límite práctico de caracteres (admite políticas muy largas)
   • Este texto aparece antes de la tabla de dispositivos en el PDF
5. (Opcional) Habilitar un segundo idioma
   • Si está habilitado, el PDF mostrará la política primero en el idioma principal y luego en el idioma secundario.
6. Haz clic en Guardar

Asignar plantillas a entidades legales

Cada entidad legal debe estar vinculada a las plantillas de Asignación y Remoción correctas.

1. Ve a Configuración → Inventario de TI → Entidades legales
2. Para cada entidad, selecciona:
   • Una plantilla de asignación de dispositivos
   • Una plantilla de eliminación de dispositivo

Puedes asignar diferentes plantillas según el país, las regulaciones o los procesos internos.

Cómo se generan los documentos

Una vez configuradas las plantillas, Factorial genera documentos automáticamente cada vez que se asignan o desasignan dispositivos.

A. Documentos de cesión (entrega)

Cuando asignas un dispositivo a un empleado:

1. Selecciona el(los) dispositivo(s)
2. Haz clic en Asignar
3. Elige un empleado
4. Confirmar la asignación

Factorial genera un documento Borrador y lo almacena en:

• Inventario de TI → Personas → (Perfil del empleado) → Documentos de TI

B. Documentos de Remoción (Devolución)

Al desasignar o reasignar un dispositivo:

1. Abrir el menú de acciones del dispositivo
2. Seleccionar Reasignar
3. Elige un nuevo estado (por ejemplo, En stock, Mantenimiento, Retirado, Asignado a otra persona… )
4. Confirmar

Factorial genera un documento de Baja, siguiendo el mismo flujo que los documentos de asignación.

Envío de documentos para firma

Los documentos se generan como borradores.  Debe enviarlos manualmente para su firma, lo que le da control total sobre el tiempo.

Puedes enviar documentos de tres maneras:

A. Desde la pestaña Personas (Envío masivo)

1. Ir a Inventario de TI → Personas
2. Selecciona uno o varios empleados
3. Haz clic en Enviar documentos para firmar

Perfecto para incorporar o despedir a varias personas a la vez.

B. Del perfil del empleado en el inventario de TI

1. Ir a Inventario de TI → Personas
2. Haz clic en un empleado
3. Ve hasta Documentos de TI
4. Haz clic en los 3 puntos
5. Haz clic en Enviar para firmar

Seguimiento del estado del documento

Los documentos pasan por el mismo ciclo de vida que cualquier otro documento Factorial:

• Borrador: generado pero no enviado
• En proceso – esperando la firma del empleado
• Firmado – completado exitosamente
• Cancelado/Fallido: el documento no es válido o la firma fue rechazada

Dónde se almacenan los documentos

Puedes encontrar documentos de TI en:

• Inventario de TI → Personas → Perfil del empleado → Documentos de TI
• Perfil del empleado → Documentos → Carpeta de dispositivos informáticos

Esto proporciona tanto a Recursos Humanos como a TI plena auditabilidad y consistencia.

Solución de problemas

1. El documento no se generó
   Compruebe que:
   • La entidad jurídica tiene plantillas asignadas
   • El dispositivo seleccionado se está asignando a una persona (no a un espacio)
   • La plantilla existe y está activa.
      
2. Aparece el idioma incorrecto en el PDF
   • Asegúrate de que el idioma principal de la plantilla esté configurado correctamente
   • Verificar si está habilitado un segundo idioma
      
3. El empleado no puede firmar el documento
   • Intenta reenviar el documento
   • Verificar si hay un documento más nuevo generado pendiente de firma

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo utilizar diferentes plantillas para diferentes equipos o países?
   Sí, puedes asignar plantillas únicas por entidad legal.
    
2. ¿Puedo editar un documento después de haberlo generado?
   No puedes editar un PDF generado, pero puedes:
   • Actualizar plantillas para documentos futuros
   • Eliminar borradores de documentos y reasignar el dispositivo
      
3. ¿Existe un límite de tamaño para el texto de la política?
   Prácticamente no: el campo admite texto extremadamente largo.
    
4. ¿Aparecen los documentos en el perfil del empleado?
   Sí, tanto en el inventario de TI como en el perfil del empleado de RR.HH.