Antes de usar la herramienta de Compensación, el primer paso es habilitar y personalizar los conceptos de nómina . Estos conceptos son los elementos fundamentales que conforman el salario de un empleado y definen tanto las ganancias como las deducciones ; por ejemplo, un salario fijo mensual, vales de comida, retenciones de impuestos o contribuciones de la empresa. Organizar los detalles salariales en conceptos facilita la gestión, el seguimiento y el análisis de la nómina.

Gestión de conceptos de nómina

Puedes gestionar los conceptos de nómina accediendo a:

Configuración → Compensación → Configuración de conceptos de nómina

Desde aquí, puedes:

• Crea nuevos conceptos que se adapten a las necesidades de tu empresa
• Elija un nombre preferido para los conceptos existentes
• Activa o desactiva conceptos según quieras utilizarlos

Categorías de conceptos de nómina

En Factorial , los conceptos se agrupan en categorías claras:

• Ganancias : salario fijo, salario variable, beneficios en especie, bonificaciones, etc.
• Deducciones : impuestos, seguridad social u otras retenciones
• Contribuciones de la empresa : beneficios pagados por el empleador
• Valores resumidos : totales e informes para una mejor comprensión

¿Qué hay en un concepto de nómina?

Cada concepto incluye:

• Nombre : cómo se llama (por ejemplo, “Salario base”)
• Categoría : el grupo al que pertenece (por ejemplo, “Ganancias – Fijas”)
• Descripción : una breve explicación de su propósito
• Unidad : lo que mide (dinero, distancia, tiempo y unidades)

Esta estructura garantiza claridad y consistencia en la gestión de nóminas en Factorial .

Cómo activar alertas para compensaciones no definidas

Para ayudar a prevenir posibles errores humanos, el módulo de Compensación permite a las empresas activar alertas para compensaciones pendientes o indefinidas . Estas alertas garantizan el seguimiento y la gestión adecuados de todos los elementos de compensación.

Compensaciones pendientes

• Qué significa: Las compensaciones definidas en el contrato de un empleado aparecen como pendientes cuando vencen en un ciclo de nómina.
• Cuándo se activan las alertas: puedes configurar la fecha en cada ciclo en la que se envían las alertas, para que no se olvide nada.
• Resolución: Una vez definida la compensación, la alerta desaparece automáticamente.

Pasos para activar las alertas

1. Vaya a Configuración → Compensación → Alertas de compensaciones faltantes
2. Elige tu día del mes preferido para recibir la alerta

Cómo definir la compensación del contrato de un empleado

1. En la barra lateral, vaya a Organización
2. Seleccione el empleado que desea actualizar
3. Navegar a la sección Contratos
4. Haga clic en Nuevas condiciones
5. Seleccione Actualizar condiciones y haga clic en Siguiente
6. Seleccione la fecha de vigencia y haga clic en Siguiente
7. En Rol, Nivel y Salario , desplácese hacia abajo hasta Compensación adicional
8. Haga clic en Agregar compensación adicional
9. Definir la compensación adicional:
   1. Tipo: Elija el tipo y frecuencia de la compensación:
      • Variable - Tenemos dos tipos de compensaciones variables
        • Sin límite: El importe puede variar cada mes, sin límite máximo. Si el campo de importe se deja en blanco, se considerará ilimitado.
        • Hasta: El importe puede variar cada mes según el rendimiento del empleado, hasta el máximo especificado. El valor ingresado en el campo de importe se considerará el máximo que puede recibir el empleado.
      • Fijo: El monto permanece igual cada mes.
10. Configurar el cronograma : definir la recurrencia y la fecha del primer pago
11. Haga clic en Guardar
12. Haga clic en Siguiente para confirmar todos los demás datos.
13. Haga clic en Actualizar condiciones

Cómo eliminar o modificar la compensación del contrato

1. En la barra lateral, vaya a Organización
2. Seleccione el empleado que desea actualizar
3. Navegar a la sección Contratos
4. Haga clic en Nuevas condiciones
5. Seleccione Actualizar condiciones y haga clic en Siguiente
6. Seleccione la fecha de vigencia y haga clic en Siguiente
7. En Rol, Nivel y Salario , desplácese hacia abajo hasta Compensación adicional
8. Haga clic en la herramienta de lápiz de configuración para editar o en el ícono de la papelera para eliminar
9. Haga clic en Siguiente para confirmar todos los demás datos.
10. Haga clic en Actualizar condiciones

Entendiendo la herramienta de advertencia en Factorial

La herramienta de alertas de Factorial está diseñada para detectar posibles errores humanos o desajustes en la remuneración de los empleados. Al emitir alertas oportunas, garantiza que la nómina sea precisa y se ajuste a las normas definidas en los contratos de los empleados.

Cómo funciona la herramienta de advertencia

• Cuando se define una compensación con un límite en el contrato , el sistema monitorea los montos ingresados.
• Si una compensación excede el límite definido, se activa una alerta de advertencia .
• Recursos Humanos puede revisar la alerta y tomar las medidas pertinentes. Una vez revisada, la alerta puede ser desestimada .

¿Por qué utilizar la herramienta de advertencia?

El uso de la herramienta de advertencia ayuda a las empresas a:

• Prevenir errores en la nómina antes de que afecten a los empleados
• Garantizar el cumplimiento de los términos del contrato
• Mantener registros precisos para auditoría e informes.

Al activar y monitorear estas alertas, los equipos de RR.HH. pueden ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar la eficiencia general de la gestión de la nómina.

¿Cómo gestionar las compensaciones de los empleados?

El panel lateral de compensaciones en Factorial ofrece a los equipos de RR.HH. una visión general y control completos sobre las compensaciones de los empleados, haciendo que la gestión de nóminas sea transparente y fácil de seguir.

Características principales

• Trazabilidad: Consulte el origen de cada compensación (contrato, seguimiento de tiempo, gastos, beneficios) y quién la definió. Además, puede ver el estado de sincronización con el software de nómina, en caso de que se haya instalado una integración.
• Ajustes manuales: Agregue compensaciones manuales para cualquier ciclo de nómina haciendo clic en el botón + . Las compensaciones manuales también se pueden editar o eliminar si es necesario.

Pasos para gestionar la compensación

1. Haga clic en la herramienta Compensación .
2. En la pestaña Definición , vea la lista completa de empleados y sus compensaciones, tanto definidas como pendientes.
3. Haga clic en el empleado deseado .
4. Utilice el panel lateral derecho para:
   • Validar las compensaciones existentes
   • Edite los detalles si es necesario
   • Añade nuevas compensaciones usando el botón +

¿Cómo bloquear el ciclo de nómina?

1. Una vez definidas y validadas las compensaciones, localice el ícono del candado en la esquina superior derecha de la pantalla.
2. Cuando el bloqueo está habilitado, no se pueden sincronizar ni editar compensaciones de otros módulos conectados, excepto los usuarios con permisos.
3. Haga clic en el icono del candado para asegurar la configuración de compensación actual.
4. La acción es totalmente reversible por un administrador , permitiendo realizar cambios si es necesario.