Qualquer documento maior que 15 MB não será aceito.
Onde encontrar documentos
- No seu painel lateral, vá para Documentos
- A partir daqui, você pode acessar:
- Públicos
- Internos
- Funcionário/a
- Enviar em massa
- Modelos de documentos
- Lixeira
Documentos Públicos
Público", você pode fazer upload de documentos públicos para que toda a empresa veja. Se você torná-los públicos, todos os funcionários poderão vê-los.
Para fazer upload de novos documentos:
- Clique em Fazer Upload de Arquivos no canto superior direito
- Arraste e solte o documento
- Clique em Fazer Upload de Arquivos
Você pode escolher se os funcionários verão o documento ou não clicando no olho
Ao tornar um documento visível para os funcionários, você pode escolher se eles serão notificados ou não.
Documentos Privados
Na seção "Privado", você pode gerenciar os documentos internos da empresa. Apenas funcionários com permissões podem acessar esse espaço.
Como fazer upload ou enviar para a lixeira documentos privados
- Abra a pasta na qual você deseja adicionar documentos
- Clique em Fazer Upload de Arquivos no canto superior direito
- Arraste e solte o documento
- Selecione uma pasta
- Ative a alternância se você quiser solicitar assinatura eletrônica
- Clique em Fazer Upload de Arquivos
Como excluir um documento
- Clique em (..)
- Selecione Mover para a lixeira
Se os arquivos foram excluídos nos últimos 30 dias, eles podem ser recuperados. Se foram excluídos há mais de 30 dias, a recuperação não é mais possível.
O administrador pode ir para Arquivos → Lixeira para recuperar os arquivos de lá.
Como excluir um documento permanentemente
Para excluir um arquivo permanentemente, navegue até a seção da lixeira, selecione o arquivo e escolha a opção para excluí-lo permanentemente.
Documentos de Funcionários
Na seção "Documentos de Funcionários", você pode aplicar vários filtros para encontrar documentos facilmente. Este recurso permite que você localize documentos para todos os funcionários que você gerencia, acesse-os diretamente ou realize ações como alterar visibilidade, enviá-los para a lixeira, baixar, mover ou enviar lembretes de assinatura, seja individualmente ou em massa.
Visualizar documentos
Você pode abrir e ler documentos diretamente no Factorial, sem baixá-los ou abri-los em outro aplicativo. O visualizador de documentos suporta os seguintes tipos de arquivos:
- Arquivos PDF
- Imagens
- Documentos do Word (.docx)
- Planilhas do Excel (.xlsx)
- Arquivos CSV (.csv)
Quando você abre um documento, você pode:
- Zoom in e out usando os botões – e + ou o menu de porcentagem de zoom
- Baixar o arquivo usando o ícone de download
- Mover entre documentos usando as setas ao lado do contador de documentos
A pré-visualização de documentos está disponível tanto para administradores quanto para funcionários em todas as empresas.
Quando um arquivo CSV é muito grande, a pré-visualização mostra apenas as primeiras 1.000 linhas. Para ver o arquivo completo, clique em Baixar na parte inferior do visualizador.
Enviar em Massa
Você pode enviar vários tipos de documentos em massa usando nossos diferentes fluxos de trabalho: contracheques, o mesmo arquivo para todos, arquivos pessoais, e modelos de documentos. Você pode escolher dividir o PDF em documentos separados, deixá-los inalterados ou combiná-los em um único documento.
O seletor de funcionários classifica os funcionários por uma pontuação de correspondência calculada a partir do texto extraído de cada arquivo (primeiro nome, último nome, ID), a pessoa mais provável primeiro, e mostra tags para as correspondências mais fortes. Isso funciona tanto em arquivos pessoais quanto em contracheques.
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Criar pastas e subpastas
Para adicionar uma pasta
- Vá para Configurações
- Em Geral, abra Documentos
- Selecione o espaço onde deseja adicionar uma nova pasta (Funcionário/a, Privada ou Pública)
- Clique em + Nova pasta para adicionar uma nova
Para adicionar uma subpasta
- Abra uma pasta de sua preferência
- Clique em + Nova pasta
- Uma subpasta será criada dentro da pasta principal
Para adicionar informações extras aos seus documentos, você pode aplicar Campos personalizados a cada pasta e subpasta.
Modelos de Documentos
Modelos de Documentos economizam seu tempo na gestão de documentos de funcionários. Este recurso permite que você envie o mesmo documento para vários funcionários, substituindo automaticamente as informações pessoais em cada documento final usando variáveis.
