Os modelos de documentos estão disponíveis apenas para empresas com o plano Enterprise .
O recurso de modelos de documentos ajuda você a otimizar seu trabalho de gerenciamento de documentos, permitindo automatizar a criação e distribuição de documentos para funcionários em larga escala , além de solicitar suas assinaturas eletrônicas .
Os modelos de documentos permitem o uso de variáveis e campos de formulário e devem ser criados com ferramentas de edição de texto, como o Microsoft Word, ou ferramentas de criação de PDFs preenchíveis, como o Adobe Acrobat Pro.
Onde encontrar modelos de documentos
Você encontrará uma lista dos modelos disponíveis na seção Modelos de Documentos:
- Na sua barra lateral, acesse Documentos.
- Abra a aba de modelos£
Para empresas com personalidade jurídica em determinados países, existe uma seção chamada Modelos de documentos oficiais, que contém alguns modelos, como o Formulário 145 (Espanha) ou o Formulário W-4 (Estados Unidos).
Como adicionar um modelo de documento
- Na sua barra lateral, acesse Documentos.
- Abra os modelos de documento
- Clique em Adicionar modelo de documento
- Preencha o nome do modelo
- Arraste e solte o arquivo de modelo.
- Clique em Criar modelo
Modelos de documentos com variáveis
Uma variável é uma sequência de caracteres entre chaves duplas que faz referência a um campo de informação no Factorial do funcionário ou da entidade jurídica.
Exemplos de variáveis e dos campos de informação a que se referem seriam:
{{name}} - o nome do funcionário
- {{id_number}} - {{id_number}} o número de identificação
- {{contract_start}} - {{contract_start date}} a data de início do contrato
- {{salary_amount}} - o salário anual
- {{bank_number}} - o número da conta bancária
Ao enviar um modelo que utiliza variáveis, o funcionário receberá o documento com suas informações pessoais em vez das variáveis.
Essa funcionalidade agiliza a criação de documentos, pois elimina a necessidade de criar um documento para cada funcionário com seus dados. Factorial resolve essa tarefa.
Existem variáveis para mais de 60 campos de informações de funcionários e da empresa . Além disso, os campos personalizados de perfil de funcionário e contrato que você criar serão convertidos automaticamente em variáveis para modelos de documentos.
Os modelos com variáveis devem ser criados no formato .DOCX do Microsoft Office . Exemplo de documento: Modelo de documento com variável
Modelos de documentos com campos preenchíveis
Os modelos de documentos com campos de formulário são arquivos PDF preenchíveis.
Um PDF preenchível é um tipo de documento PDF que inclui campos de texto, caixas de seleção ou botões de opção que os usuários podem preencher ou selecionar. Esses campos podem coletar informações dos usuários da mesma forma que um formulário.
Exemplos de PDFs preenchíveis são o Modelo 145 na Espanha ou o Formulário W-4 nos EUA, documentos fornecidos pelo governo que as empresas devem compartilhar com os funcionários para coletar informações pessoais e cumprir as obrigações fiscais.
Os modelos com campos de formulário devem ser documentos PDF preenchíveis criados com uma ferramenta específica para essa função, como o Adobe Acrobat Pro, Sedja ou Lumin .
Exemplo de documento: Modelo de documento com campos preenchíveis
Modelos de documentos com variáveis e campos preenchíveis
Esses modelos permitem substituir variáveis por informações do funcionário e também incluem campos de formulário preenchíveis.
Este tipo de modelo deve ser criado com uma ferramenta de criação de PDF preenchível e as variáveis devem estar dentro de um campo de formulário de texto.
Exemplo de documento: Modelo de documento com campos preenchíveis e variáveis