Este artigo é para: funcionários/as, aprovadores/as e equipes de finanças.
Enviou uma despesa com o valor, projeto ou recibo errado? Enquanto estiver aguardando aprovação, você pode retirá-la, corrigir e enviar novamente, sem pedir ao/a seu/sua aprovador/a para rejeitá-la.
Retirar uma despesa pendente
Visão geral
Enquanto uma despesa estiver Pendente, seu/sua proprietário/a ou quem a relatou pode retirá-la com Redefinir para rascunho. Ela volta para Rascunho, as aprovações já dadas são limpas, e quando você a enviar novamente, ela passa pelo fluxo de aprovação atual da sua empresa desde o primeiro passo.
Como usar
No web
- Vá para Meus gastos > Minhas despesas e abra a despesa pendente.
- Clique em Redefinir para rascunho, depois Redefinir. Você verá "Despesa salva como rascunho".
- Clique em Editar, faça suas alterações e clique em Salvar.
- Clique em Enviar para aprovação.
No aplicativo móvel: abra a despesa em Despesas, toque em Redefinir para rascunho > Redefinir, edite e toque em Enviar para aprovação.
Com One: peça ao/a One para retirar a despesa. Ele/ela a redefine para rascunho se ainda estiver pendente.
Editar um rascunho ou uma despesa devolvida a você
Como usar
Você pode editar uma despesa que possui ou relatou enquanto estiver Rascunho ou Alterações solicitadas.
- Abra a despesa e clique em Editar.
- Faça suas alterações e clique em Salvar. Se você tentar sair sem salvar, escolha Continuar editando ou Descartar.
- Clique em Enviar para aprovação.
O que pode ser alterado em cada status
| Status | Editar | Excluir | Retirar ou reiniciar |
|---|---|---|---|
| Rascunho, Alterações solicitadas | Proprietário/a ou relator/a | Proprietário/a ou relator/a | — |
| Pendente | Apenas com Pode editar despesas com status pendente | Não | Proprietário/a ou relator/a: Redefinir para rascunho. Administradores: Redefinir fluxo de aprovação |
| Rejeitada | Não | Apenas com Pode excluir despesas manuais rejeitadas | Administradores: Redefinir fluxo de aprovação |
| Aprovada | Não | Não | Administradores: Redefinir fluxo de aprovação |
| Em folha de pagamento | Não | Não | Finanças: Excluir da folha de pagamento (de volta para Aprovada). Necessita da mesma permissão que adicionar a despesa à folha de pagamento, e um período de folha de pagamento fechado pode recusá-la |
| Enviada para pagamento | Não | Não | Finanças: excluir sua solicitação de pagamento em Tesouraria (de volta para Aprovada) |
| Pago | Não | Não | Finanças: Desfazer status pago, apenas se foi definido como pago manualmente |
| Pagamento revertido | Não | Não | — |
Dicas e Melhores Práticas
- Use Redefinir para rascunho em vez de excluir uma despesa pendente: você mantém o recibo e os detalhes.
- Informe seu/sua aprovador/a em um comentário se você retirar uma despesa que ele/ela estava prestes a revisar.
- Relacionado: Status e alertas de despesas · Como excluo uma despesa? · Como configuro o fluxo de aprovação?
Solução de Problemas e FAQ
Solução de Problemas
Não vejo Redefinir para rascunho.
A despesa não está mais Pendente (por exemplo, já foi aprovada), ou não é sua: apenas seu/sua proprietário/a ou a pessoa que a relatou pode retirá-la. Na web, procure em Meus gastos > Minhas despesas.
"Esta despesa não pode mais ser movida de volta para rascunho".
Seu status mudou nesse meio tempo, por exemplo, foi apenas aprovada ou rejeitada.
"Esta despesa pertence a um grupo e deve ser enviada através do grupo".
Um rascunho em um grupo de despesas é enviado junto com o grupo, não sozinho. Abra o grupo e envie de lá.
FAQ
1. Como reenvio uma despesa rejeitada?
Você não pode enviar a mesma despesa novamente. Crie uma nova com as correções (você pode reutilizar o recibo). Se a rejeição foi um erro, peça ao/a seu/sua administrador/a ou equipe de finanças para redefinir seu fluxo de aprovação. Veja Como consertar uma despesa que foi devolvida ou rejeitada?.
2. Posso retirar uma despesa que já foi aprovada?
Não. Peça ao/a seu/sua administrador/a ou equipe de finanças: eles podem usar Redefinir fluxo de aprovação.
3. Posso mudar a quem a despesa pertence?
Normalmente não: o proprietário/a é definido/a quando a despesa é criada. Veja Como adiciono uma despesa para outra pessoa?.
4. Meu/sua aprovador/a verá que eu a retirei?
Ela sai da lista de pendências dele/dela, e volta para ele/ela quando você a enviar novamente, se ele/ela ainda estiver no fluxo de aprovação.
5. O que diz a janela Redefinir para rascunho?
"Esta ação redefine o fluxo de aprovação. Você pode editar sua despesa e enviá-la para aprovação novamente." Clique em Redefinir para confirmar; a despesa volta para Rascunho.
6. O que acontece se eu retirar uma despesa que faz parte de um grupo de despesas?
Ela é retirada do grupo quando você usa Redefinir para rascunho. O resto do grupo continua.
7. Posso retirar várias despesas pendentes de uma vez?
Sim. Em Meus gastos > Minhas despesas, você pode redefinir uma ou várias despesas pendentes para rascunho a partir da lista.
8. Após Redefinir para rascunho, posso excluir a despesa em vez de enviá-la novamente?
Sim. Uma vez que é um Rascunho, você pode editá-la, enviá-la novamente ou excluí-la.
9. O que acontece se eu sair do formulário de edição sem salvar?
Factorial pergunta primeiro: "Alterações não salvas. Suas alterações serão perdidas se você sair desta página." Clique em Continuar editando para voltar, ou Descartar para sair sem salvar.
10. Um/a aprovador/a ou finanças pode editar uma despesa pendente?
Sim, com a permissão Pode editar despesas com status pendente: abra a despesa pendente e edite-a. Ela permanece Pendente e sua aprovação não reinicia.
11. Como os/as administradores/as enviam uma despesa para aprovação novamente?
Com a permissão Redefinir o fluxo de aprovação da despesa, abra uma despesa pendente, aprovada ou rejeitada e use Redefinir fluxo de aprovação. Ela volta para Pendente no primeiro passo do fluxo de aprovação. Isso não permite que o/a funcionário/a a edite.
12. Como peço ao/a One para retirar uma despesa?
Peça ao/a One, por exemplo, "Enviei a despesa do táxi com a descrição errada, você pode retirá-la?". One a redefine para rascunho se ainda estiver pendente, e pode então ajudá-lo/a a corrigir.
13. Onde posso retirar uma despesa pendente?
Na web, no aplicativo móvel, ou pedindo ao/a One. Em todos os três, a despesa volta para Rascunho.
14. Quais orçamentos, projetos e centros de custo o/a One pode definir na minha despesa?
Apenas orçamentos e projetos aos quais o/a proprietário/a da despesa está atribuído/a e que são válidos na Data do documento da despesa. O/a One define um centro de custo por despesa: não pode dividir uma despesa entre vários centros de custo.
15. O que posso pedir ao/a One para fazer quando um rascunho não pode ser enviado?
Se um rascunho não pode ser enviado porque algo está faltando, diga ao/a One como corrigir, por exemplo "Coloque no projeto do escritório de Leeds", "Carregue no orçamento de Marketing" ou "Adicione o centro de custo Vendas". O/a One também preenche um campo obrigatório que você fornecer. O/a One só define orçamentos e projetos aos quais o/a proprietário/a da despesa está atribuído/a, e um centro de custo por despesa.
16. Posso editar ou excluir uma despesa do cartão Factorial?
Você não pode excluí-la, e seu valor, nome do fornecedor e moeda não podem ser alterados em nenhum status. Você pode editar os outros campos, como categoria, descrição ou projeto, enquanto for um Rascunho.
17. Finanças pode remover uma despesa da folha de pagamento?
Sim. Em uma despesa que está Em folha de pagamento, finanças usa Excluir da folha de pagamento e a despesa volta para Aprovada. Necessita da mesma permissão que adicionar a despesa à folha de pagamento, e um período de folha de pagamento fechado pode recusá-la.