O que é o Coffre-fort Numérique?
De acordo com a legislação francesa, certos documentos relacionados com colaborador·es devem ser armazenados de forma segura por longos períodos — até 50 anos em alguns casos. Para cumprir estes requisitos legais, as empresas devem utilizar um cofre digital certificado que garanta tanto a integridade como a acessibilidade dos documentos ao longo do tempo.
A Factorial disponibiliza esta funcionalidade através de uma integração com a Primobox, um fornecedor de cofres digitais reconhecido em França.
O que é a Primobox?
Primobox é uma empresa francesa especializada em armazenamento seguro de documentos e soluções de cofres digitais. Oferece uma solução legalmente certificada chamada DeskRH, desenvolvida especificamente para gerir e armazenar documentos relacionados com colaborador·es em total conformidade com os padrões legais franceses.
Graças à integração da Factorial com a Primobox, as empresas podem armazenar automaticamente documentos importantes de RH num ambiente digital seguro e certificado.
Como ativar o Coffre-fort Numérique?
A ativação da funcionalidade CFN deve ser feita manualmente pelo seu Account Manager da Factorial. Entre em contacto para obter apoio no processo de ativação.
Uma vez ativada, surgirá a opção “Cofre Digital” nas definições do módulo de Compensação.
Criação dos cofres
A Primobox cria automaticamente espaços de armazenamento seguros para as entidades legais durante o processo de registo.
Para colaborador·es, o espaço de armazenamento individual é gerado aquando do envio do primeiro recibo de vencimento. Nessa altura, recebem um e-mail com instruções para criar uma nova conta ou associá-la a uma já existente.
Se for necessário criar novos cofres para futuras entidades legais, entre em contacto com o seu Account Manager, que lhe dará apoio no processo.
Transferência dos recibos de vencimento
Todas as manhãs, a Factorial verifica se existem novos documentos na pasta “Salários” e nas suas subpastas, para tod·os colaborador·es associad·os a entidades legais francesas registadas na Primobox. Os documentos pertencentes a colaborador·es com identificador válido e e-mail pessoal serão então enviados para a Primobox.
Se houver erros, a Factorial enviará automaticamente o e-mail novamente no dia seguinte.
Como os nomes de ficheiro são definidos no Primobox?
Quando os recibos de vencimento são enviados do Factorial para o Primobox, o nome do ficheiro inclui uma data. Por padrão, essa data baseia-se na data de upload no Factorial.
Exemplo: se os recibos de agosto forem carregados em 1 de setembro, eles aparecerão no Primobox com “09-2025” no nome do ficheiro.
Para garantir que o nome do ficheiro reflita o período correto do recibo, pode usar o campo personalizado Data do recibo exibido ao importar o documento.
Este campo está disponível para documentos armazenados na pasta de recibos do colaborador.
- Pode introduzir qualquer data dentro do mês correto (ex.: qualquer dia de agosto para os recibos de agosto).
- Se preenchido, este valor será usado em vez da data de upload ao gerar o nome do ficheiro no Primobox.
Pontos a considerar:
- Os recibos são enviados ao Primobox no dia seguinte ao upload no Factorial.
- Para evitar inconsistências, preencha o campo Data do recibo no mesmo dia em que carregar os documentos.
- Este campo deve ser preenchido manualmente para cada recibo (não existe, por enquanto, opção de atribuição em massa).
Sobre as notificações
Após a instalação, e todas as manhãs, se tiver havido alguma atualização nas últimas 24 horas, a Factorial enviará um e-mail a tod·os os/as administradores/as da empresa para informar das alterações.
Como desativar o Coffre-fort Numérique?
Pode desativar a integração com o CFN em qualquer momento. Para isso:
- Aceder a Definições → Compensação na sua plataforma
- Localizar a secção Integração CFN
- Clicar no botão para desativar a integração com o CFN
Tenha em conta:
- Pode reativar a integração mais tarde, se necessário.
- Uma vez reativada, apenas os documentos enviados após a última ativação serão sincronizados. Os documentos enviados enquanto a integração estava desativada não serão processados automaticamente.
- Será possível aceder aos recibos de vencimento na Primobox mesmo após a desativação de uma entidade legal ou após deixar de usar a Factorial. Se quiser continuar a sincronizar os seus documentos com a solução de cofre da Primobox sem usar a Factorial, deve entrar em contacto diretamente com a Primobox.