1. Quais são os tipos de modelos de documentos disponíveis no sistema?
O sistema oferece dois tipos de modelos de documentos:
- DOCX com variáveis: este tipo de modelo está em formato DOCX e inclui variáveis, que podem ser preenchidas dinamicamente com informação específica de cada colaborador, permitindo a geração de documentos personalizados.
- PDFs preenchíveis: o segundo tipo de template é em formato PDF preenchível. Estes modelos permitem aos utilizadores introduzir dados diretamente nos campos do PDF, criando documentos personalizados e editáveis.
2. Onde posso encontrar a lista de variáveis disponíveis para os modelos de documento e como estão organizadas?
Pode encontrar a lista de variáveis disponíveis na página principal da funcionalidade Modelos de documentos. A lista inclui a secção na Factorial e a Entidade Legal, se aplicável, para cada variável. Pode pesquisar e ordenar essa lista para encontrar facilmente a variável necessária.
3. O que é um PDF preenchível?
Um PDF preenchível é um tipo de documento PDF que inclui campos de texto, caixas de verificação ou botões de opção que podem ser preenchidos pelos utilizadores utilizando um visualizador de PDF.
Estes campos podem ser utilizados para recolher informações dos utilizadores, tal como acontece com um formulário.
Exemplos de PDFs preenchíveis são o Modelo 145 em Espanha ou o Formulário W-4 nos EUA, que são modelos de documentos fornecidos pelo Governo que as empresas têm de partilhar com os colaboradores para recolher informações pessoais para cumprir as obrigações fiscais.
4. Como os PDFs preenchíveis são distribuídos na Factorial?
Atualmente, a única forma de distribuir PDFs preenchíveis é utilizando Modelos de documentos e Documentos em massa.
❗ Se um PDF Preenchível for carregado diretamente para uma pasta de colaborador ou enviado em massa como um ficheiro pdf normal e não como um modelo, o documento não poderá ser preenchido pelo colaborador.
5. Os DOCX com variáveis podem ter características de preenchimento ou os PDFs preenchíveis podem utilizar variáveis?
De momento, estes dois tipos de modelos têm características incompatíveis: os PDF preenchíveis não podem utilizar variáveis e os DOCX com variáveis não podem utilizar características de preenchimento que os PDF possuem.
6. Os utilizadores podem preencher documentos a partir da aplicação?
Não. De momento, esta funcionalidade só está disponível para a plataforma Web.
7. O que são Modelos de Documentos Oficiais?
Um Modelo de Documento Oficial (ODT) é um modelo de documento fornecido pela Factorial que os utilizadores não podem apagar. Os ODTs destinam-se a modelos de documentos oficiais, como o Modelo 145 (Espanha) ou o Formulário W-4 (EUA).