Este artigo é para: funcionários/as, aprovadores/as e equipes de finanças.
Pago em outra moeda? Insira o recibo como ele é, e Factorial converte para você na taxa de câmbio da data do recibo. Seu banco usa sua própria taxa e taxas, então os dois valores raramente coincidem até o centavo: você pode ajustar o valor que recebe de volta em até 5% acima do valor convertido, para que receba de volta o que realmente gastou.
Como Factorial converte uma despesa
Visão geral
Cada despesa tem dois valores:
- Valor do recibo (aplicativo móvel: Valor do documento) e Moeda do documento: o que o recibo diz, por exemplo US$180,00. Qualquer moeda é aceita. O campo de moeda pode aparecer como Moeda do recibo ou Moeda da fatura.
- Valor reembolsável e Moeda reembolsável: o que você recebe de volta, geralmente na moeda da sua entidade legal, por exemplo €161,75 para um recibo de US$180,00 (como no aviso abaixo).
Quando as duas moedas diferem, Factorial preenche o valor reembolsável na taxa de câmbio da data do recibo. Se não houver taxa para aquele dia, usa a mais recente anterior. Abaixo do valor, o formulário mostra o total convertido, a taxa, sua data e sua fonte, por exemplo "Total: €161,75. US$180,00 convertido a 1 USD = 0,8986 EUR em 27 de out de 2026. Fonte: Open Exchange Rates".
Insira sempre o recibo na sua moeda original e verifique se a Moeda do documento corresponde ao recibo. Não o converta você mesmo.
Ajuste o valor ao que seu banco cobrou
Visão geral
Você pode alterar o Valor reembolsável para corresponder ao seu extrato bancário, até 5% acima do valor convertido. Isso cobre a diferença usual entre a taxa diária do Factorial e a taxa e taxas do seu banco. Acima disso, a despesa não pode ser enviada: a despesa mostra "Revise os detalhes da sua despesa · O valor reembolsável não pode exceder o valor do recibo", e Enviar para aprovação leva você de volta ao valor. Essa mensagem é a mesma para ambos os limites.
Na mesma moeda (por exemplo, um recibo em libras reembolsado em libras), o valor reembolsável nunca pode ser maior que o recibo.
Como usar
- Abra a despesa, clique em Editar e altere o Valor reembolsável para o valor do seu extrato bancário. O aviso abaixo muda para "Definir manualmente", ainda mostrando a taxa do Factorial.
- Anexe uma captura de tela da cobrança do banco ao lado do recibo, para que seu/a aprovador/a entenda a diferença.
- Envie a despesa.
O banco cobrou mais de 5% acima do valor convertido (por exemplo, altas taxas de cartão no exterior)? Envie a despesa com o valor convertido, ou até 5% acima dele, e pergunte à sua equipe de finanças como querem que as taxas bancárias sejam reclamadas. Muitas empresas pedem uma segunda despesa para as taxas:
- Crie uma segunda despesa para as taxas do banco, com seu extrato bancário anexado como prova.
- Diga na descrição a qual despesa pertence.
- Seu/sua aprovador/a aprova ambas como de costume.
Dicas e Melhores Práticas
- Insira sempre o recibo na sua moeda original. Isso mantém o registro auditável e a conversão consistente.
- Use um cartão da empresa no exterior quando puder. Pagamentos com cartão chegam ao Factorial sozinhos, então não há nada a converter ou adiantar. Veja O que são os cartões Factorial, e por que usá-los para gastos da empresa?.
- Finanças: decida uma forma de registrar as diferenças. Ou registre o valor do banco e poste a pequena diferença como um ganho ou perda cambial, ou registre o valor convertido do Factorial. Verifique com seu contador/a qual é a melhor opção para você. Use as colunas de Taxa de câmbio, Valor do documento e Valor reembolsável da exportação avançada para conciliar. Veja Como exporto despesas?.
- Verifique como você irá reembolsar. Reembolsos de folha de pagamento precisam que a moeda reembolsável corresponda à moeda do salário do/a funcionário/a, e pagamentos SEPA devem ser em euros.
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Solução de Problemas e FAQ
Solução de Problemas
"O valor reembolsável não pode exceder o valor do recibo".
O valor reembolsável está mais de 5% acima do recibo convertido (ou acima do recibo, se for a mesma moeda). Reduza-o e pergunte à sua equipe de finanças como reclamar as taxas extras do banco. Se você inseriu o recibo na moeda errada, corrija primeiro a Moeda do documento.
"Não foi possível calcular o valor reembolsável" ("Não conseguimos obter uma taxa de câmbio para converter para ...").
Factorial não tem taxa de câmbio para aquela moeda e data. Insira o Valor reembolsável você mesmo/a a partir do seu extrato bancário antes de salvar.
O valor reembolsável parece errado para muitas despesas na mesma data.
Entre em contato com nossa equipe de suporte com um exemplo: o link da despesa, a moeda e o valor do recibo, e o valor convertido.
A página de Relatório não inclui algumas despesas.
O relatório mostra uma moeda por vez. Altere o filtro de moeda na parte superior para ver as outras.
"Você só pode reembolsar despesas na mesma moeda que o salário do/a funcionário/a."
A moeda reembolsável da despesa é diferente da moeda do salário do/a funcionário/a, então não pode ser paga através da folha de pagamento. Reembolse de outra forma, depois use Definir como pago na despesa.
FAQ
1. Qual taxa de câmbio o Factorial usa?
A taxa da data do recibo, da fonte mostrada abaixo do total convertido. Se não houver taxa para aquele dia, Factorial usa a mais recente anterior.
2. Por que o Factorial não usa a taxa do meu banco?
Cada banco usa sua própria taxa e taxas no momento do pagamento, que o Factorial não pode saber. É por isso que você pode ajustar o valor reembolsável em até 5% acima do valor convertido.
3. Um/a aprovador/a pode alterar o valor reembolsável?
Sim. Pessoas com permissão para editar a despesa podem alterá-la, por exemplo, um/a aprovador/a que pode editar despesas pendentes, enquanto a despesa está pendente. Os mesmos limites se aplicam: até 5% acima do valor convertido, e nunca acima do recibo na mesma moeda.
4. Em qual moeda uma despesa é reembolsada?
Por padrão, a moeda da entidade legal do/a funcionário/a, que os/as administradores/as definem por entidade legal (veja Moedas e impostos em Despesas). Despesas em um grupo de despesas usam a moeda do grupo. Despesas de quilometragem e diárias usam a moeda de sua tarifa.
5. Um/a funcionário/a pode escolher a moeda em que será reembolsado/a, por exemplo, pagar em pesos e ser reembolsado/a em dólares?
Sim, se o campo Moeda reembolsável estiver mostrado no formulário de despesas da sua empresa, exceto para despesas em um grupo, quilometragem e diárias.
6. Os mesmos limites se aplicam a quilometragem e diárias?
Não. Quilometragem e diárias são pagas na moeda de sua tarifa.
7. Despesas de cartão em outra moeda são convertidas?
Não. Despesas de cartão usam o valor que o cartão foi realmente cobrado, e nenhuma conversão extra é aplicada.
8. Como posso reembolsar uma despesa em outra moeda?
Através da folha de pagamento, apenas se a moeda reembolsável for a mesma que a moeda do salário do/a funcionário/a. Por SEPA, apenas se for em euros. Definir como pago funciona em qualquer moeda, uma vez que você tenha pago o/a funcionário/a de outra forma. Veja Como reembolsar despesas através da folha de pagamento?, Como reembolsar despesas com um arquivo SEPA? e Como marcar uma despesa como paga, ou desfazê-la?.
9. Por que os totais em diferentes moedas não são somados?
Factorial mostra totais de despesas em diferentes moedas por moeda, nunca somados. A página de Relatório mostra uma moeda por vez.