Questo articolo è per: dipendenti, approvatori e team finanza.
Hai pagato in un'altra valuta? Inserisci lo scontrino così com'è e Factorial lo converte per te al cambio della data dello scontrino. La tua banca usa il suo cambio e le sue commissioni, quindi i due importi raramente coincidono al centesimo: puoi regolare l'importo che ti viene rimborsato fino al 5% sopra l'importo convertito, così recuperi ciò che hai davvero speso.
Come Factorial converte una spesa
Panoramica
Ogni spesa ha due importi:
- Importo dello scontrino (app mobile: Importo del documento) e Valuta del documento: ciò che dice lo scontrino, ad esempio US$180.00. Si accetta qualsiasi valuta. Il campo valuta può apparire come Valuta dello scontrino o Valuta della fattura.
- Importo rimborsabile e Valuta rimborsabile: ciò che ti viene rimborsato, di solito nella valuta della tua entità legale, ad esempio €161.75 per uno scontrino di US$180.00 (come nell'avviso qui sotto).
Quando le due valute sono diverse, Factorial compila l'importo rimborsabile al cambio della data dello scontrino. Se per quel giorno non c'è un cambio, usa l'ultimo precedente. Sotto l'importo, il modulo mostra il totale convertito, il cambio, la sua data e la sua fonte, ad esempio "Totale: €161.75. US$180.00 convertiti a 1 USD = 0.8986 EUR il 27 ott 2026. Fonte: Open Exchange Rates".
Inserisci sempre lo scontrino nella sua valuta originale e controlla che la Valuta del documento corrisponda allo scontrino. Non convertirlo tu.
Regola l'importo a quanto ha addebitato la tua banca
Panoramica
Puoi cambiare l'Importo rimborsabile per farlo coincidere con il tuo estratto conto, fino al 5% sopra l'importo convertito. Questo copre la normale differenza tra il cambio giornaliero di Factorial e il cambio e le commissioni della tua banca. Oltre questo limite, la spesa non può essere inviata: la spesa mostra "Controlla i dettagli della spesa · L'importo rimborsabile non può superare l'importo dello scontrino", e Invia per approvazione ti riporta all'importo. Quel messaggio è lo stesso per entrambi i limiti.
Nella stessa valuta (ad esempio, uno scontrino in sterline rimborsato in sterline), l'importo rimborsabile non può mai essere superiore allo scontrino.
Come si usa
- Apri la spesa, fai clic su Modifica e cambia l'Importo rimborsabile con l'importo del tuo estratto conto. L'avviso sotto cambia in "Impostato manualmente", mostrando comunque il cambio di Factorial.
- Allega uno screenshot dell'addebito bancario accanto allo scontrino, così il tuo approvatore capisce la differenza.
- Invia la spesa.
La banca ha addebitato più del 5% sopra l'importo convertito (ad esempio, commissioni elevate della carta all'estero)? Invia la spesa con l'importo convertito, o fino al 5% sopra, e chiedi al tuo team finanza come vogliono che vengano richieste le commissioni bancarie. Molte aziende chiedono una seconda spesa per le commissioni:
- Crea una seconda spesa per le commissioni della banca, con il tuo estratto conto allegato come giustificativo.
- Indica nella descrizione a quale spesa appartiene.
- Il tuo approvatore approva entrambe come al solito.
Consigli e buone pratiche
- Inserisci sempre lo scontrino nella sua valuta originale. Così la registrazione è verificabile e la conversione coerente.
- Usa una carta aziendale all'estero quando puoi. I pagamenti con carta arrivano in Factorial da soli, quindi non c'è nulla da convertire o anticipare. Vedi Cosa sono le carte Factorial e perché usarle per le spese aziendali?.
- Finanza: decidete un unico modo di registrare le differenze. O registrate l'importo della banca e contabilizzate la piccola differenza come utile o perdita su cambi, oppure registrate l'importo convertito di Factorial. Verifica con il tuo commercialista quale è giusto per voi. Usa le colonne Tasso di cambio, Importo del documento e Importo rimborsabile dell'esportazione avanzata per riconciliare. Vedi Come esporto le spese?.
- Controlla come lo rimborserai. I rimborsi tramite busta paga richiedono che la valuta rimborsabile coincida con la valuta dello stipendio del dipendente, e i pagamenti SEPA devono essere in euro.
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Risoluzione dei problemi e domande frequenti
Risoluzione dei problemi
"L'importo rimborsabile non può superare l'importo dello scontrino".
L'importo rimborsabile è oltre il 5% superiore allo scontrino convertito (o superiore allo scontrino, se è la stessa valuta). Abbassalo e chiedi al tuo team finanza come richiedere le commissioni extra della banca. Se hai inserito lo scontrino nella valuta sbagliata, correggi prima la Valuta del documento.
"Impossibile calcolare l'importo rimborsabile" ("Non siamo riusciti a ottenere un cambio per convertire in …").
Factorial non ha un cambio per quella valuta e quella data. Inserisci tu l'Importo rimborsabile dal tuo estratto conto prima di salvare.
L'importo rimborsabile sembra sbagliato per molte spese con la stessa data.
Contatta il nostro team di assistenza con un esempio: il link della spesa, la valuta e l'importo dello scontrino, e l'importo convertito.
La pagina Report non include alcune spese.
Il report mostra una valuta alla volta. Cambia il filtro valuta in alto per vedere le altre.
"Puoi rimborsare solo spese nella stessa valuta dello stipendio del dipendente."
La valuta rimborsabile della spesa è diversa dalla valuta dello stipendio del dipendente, quindi non si può rimborsare tramite busta paga. Rimborsala in un altro modo, poi usa Segna come pagata sulla spesa.
Domande frequenti
1. Quale cambio usa Factorial?
Quello della data dello scontrino, dalla fonte mostrata sotto il totale convertito. Se per quel giorno non c'è un cambio, Factorial usa l'ultimo precedente.
2. Perché Factorial non usa il cambio della mia banca?
Ogni banca usa il proprio cambio e le proprie commissioni al momento del pagamento, cosa che Factorial non può sapere. Per questo puoi regolare l'importo rimborsabile fino al 5% sopra l'importo convertito.
3. Un approvatore può cambiare l'importo rimborsabile?
Sì. Le persone con permesso di modificare la spesa possono cambiarlo, ad esempio un approvatore che può modificare le spese in sospeso, mentre la spesa è in sospeso. Valgono gli stessi limiti: fino al 5% sopra l'importo convertito, e mai sopra lo scontrino nella stessa valuta.
4. In quale valuta viene rimborsata una spesa?
Per impostazione predefinita, nella valuta dell'entità legale del dipendente, che gli amministratori impostano per entità legale (vedi Valute e imposte nelle Spese). Le spese in un gruppo di spese usano la valuta del gruppo. Le spese di chilometraggio e diarie usano la valuta della loro tariffa.
5. Un dipendente può scegliere la valuta in cui viene rimborsato, ad esempio pagare in pesos ed essere rimborsato in dollari?
Sì, se il campo Valuta rimborsabile è mostrato nel modulo spese della tua azienda, tranne per le spese in un gruppo, il chilometraggio e le diarie.
6. Gli stessi limiti valgono per chilometraggio e diarie?
No. Chilometraggio e diarie sono pagati nella valuta della loro tariffa.
7. Le spese con carta in un'altra valuta vengono convertite?
No. Le spese con carta usano l'importo effettivamente addebitato sulla carta, e non viene applicata nessuna conversione aggiuntiva.
8. Come rimborso una spesa in un'altra valuta?
Tramite busta paga, solo se la valuta rimborsabile è la stessa dello stipendio del dipendente. Con SEPA, solo se è in euro. Segna come pagata funziona in qualsiasi valuta, dopo che hai pagato il dipendente in un altro modo. Vedi Come rimborso le spese tramite la busta paga?, Come rimborso le spese con un file SEPA? e Come segno una spesa come pagata o annullo l'operazione?.
9. Perché i totali in valute diverse non vengono sommati?
Factorial mostra i totali delle spese in valute diverse per valuta, mai sommati. La pagina Report mostra una valuta alla volta.